domingo, 12 de abril de 2009

Otras posibilidades

Ya serían motivo de otro Tutorial, pero al menos enumeraré otras opciones posibles que se me ocurren para nuestro Libro de Calificaciones:

a.Bloquear las columnas que contienen las fórmulas para que no las borremos sin querer en un descuido.
b.Proteger con contraseña nuestro libro de Calificaciones para que nadie más que nosotros pueda modificarlo.
c.Colocar cabecera y pie de página con Títulos, subtítulos, datos de la clase y del profesor, número de página, etc.
d.Crear una hoja de resumen del año a partir de las hojas trimestrales con sus correspondientes gráficos.
e.Crear un gráfico comparativo de todos nuestros grupos de clase para poder comparar los resultados de nuestra asignatura en todos los grupos que tenemos.

Espero os animéis a probar de hacerlo. Si tenéis alguna sugerencia o duda, no dudéis en escribirme a: xiskya[arroba]gmail.com Con gusto os responderé lo más pronto que pueda.

sábado, 11 de abril de 2009

Dando formato condicional a las notas

Para que nos salgan automáticamente en rojo los Insuficientes, vamos a hacerlo por separado los números y los textos.

a. Para presentar en rojo los números menores de 5:

Seleccionamos las celdas que contienen notas numéricas, hacemos clic en "Formato Condicional" que está en la ficha "Estilos" de la hoja "Inicio". Ahí en "Resaltar reglas de celdas" seleccionamos la opción "Menor que" tal como se ve en la siguiente Ilustración. Y luego nos aparecerá una ventana para meter los datos.

Ilustración 39

En la ventana que nos aparecerá ponemos "menor que" 5 y personalizamos el formato de la celda:

Ilustración 40

Cuando hacemos clic en "Formato personalizado" se nos abre una ventana donde especificaremos que aparezca en rojo y negrita las notas inferiores a 5. Luego sólo habrá que hacer clic en Aceptar en las dos ventanas abiertas.

Ilustración 41

Vamos a hacer lo mismo con las notas en texto. Sólo que como no se trata de números, en "Resaltar reglas de celda", elegiremos "Texto que contiene".

Lo primero será seleccionar las notas en texto (Insuficiente, Notable, etc.) y luego hacemos clic en "Formato Condicional" que está en la ficha "Estilos" de la hoja "Inicio". Ahí en "Resaltar reglas de celdas" seleccionamos la opción "Texto que contiene". Se nos abrirá una ventana igual que antes, ahí pondremos "Insuficiente" y esta vez, para variar, podemos dejar el formato que sale predeterminado "Relleno rojo claro con texto rojo oscuro".

Ilustración 42

Tal como podemos ver en la siguiente Ilustración:

Ilustración 43

viernes, 10 de abril de 2009

Duplicando una hoja de cálculo

Si tenemos varios grupos en que las ponderaciones de las notas son iguales y las fórmulas no tienen por qué cambiar sustancialmente, no hace falta hacer de nuevo todo para crear otra hoja igual. Puedo copiar la hoja de cálculos y simplemente cambiar el nombre de los alumnos y si varía el número de alumnos, hacer los pequeños cambios pertinentes en las fórmulas.

Para copiar una hoja de cálculo, sólo hacer clic sobre el nombre de la hoja que deseo copiar con el botón derecho del ratón y luego clic donde dice "Mover o copiar". Selecciono ahí la hoja que deseo copiar y marco la casilla de Crear una copia. Luego Aceptar.

Ilustración 38

Después sólo será necesario cambiar el nombre a la nueva hoja que aparecerá.

jueves, 9 de abril de 2009

Dando formato a la hoja de cálculo

Sólo queda lo más fácil. Darle formato bonito a nuestra hoja de cálculo.

a. Orientación de la página

Lo primero es seleccionar la orientación del papel. En nuestro caso lo pondremos Horizontal.

Ilustración 28

b. Márgenes de la página

A continuación, seleccionamos los márgenes. En nuestro caso, lo personalizaremos así:

Ilustración 29

c. Formato del texto y de las celdas

Y ahora meteremos colores a las filas de los datos. No es aconsejable, aunque quede rápidamente muy bonito, convertirlo a Tabla. Sino hacerlo manualmente para que las fórmulas no varíen nada.

Los pasos a seguir serán:
- Seleccionar las celdas a colorear
- Rellenarlas de color
- Dar color al texto y ponerle negrita si hace falta
- Marcar los bordes con el color que deseemos.

Ilustración 30

1. Botones para el Texto: negrita, cursiva, subrayado. Y en la línea superior el tipo de fuente (Calibri) y el tamaño (12 pt). La A grande agranda el texto y la pequeña lo hace más pequeño.

2. Botón para rellenar de color las celdas seleccionadas.

3. Botón para dar color al texto

4. Botón para colocar el texto respecto a la altura de la celda.

5. Botón para colocar el texto respecto al ancho de la celda.

6. Botón para ajustar el texto respecto a la celda. Hace que quepa el texto en una celda aunque para ello tenga que mostrarlo en varias líneas.

7. Botón para unir varias celdas (primero se seleccionan las celdas a unir y luego se hace clic en el botón).

8. Botón para marcar los bordes de las celdas.

Para usar cualquiera de esos botones, antes hemos de seleccionar las celdas a las que queremos que afecte la acción que producen.

También podemos copiar el formato de dos filas de una vez al resto de las filas. Por ejemplo: damos el color a dos filas (en el ejemplo hemos desenfocado los nombres por protección de datos), y luego seleccionamos esas dos filas y damos al botón copiar o Ctrl+V.

Ilustración 31

A continuación seleccionamos el resto de las filas y desplegamos el menú del botón Pegar, seleccionamos "Pegado especial" y dentro seleccionamos "Formato" para que sólo nos pegue el formato. Entonces veremos que el formato (color, tipo de texto, etc.) de esas dos filas se copia al resto de las filas de la tabla.

Ilustración 32

Ilustración 33

d. Ajustar el ancho de las columnas

Ahora vamos a ajustar el ancho de las columnas a nuestro gusto. Podemos hacerlo automáticamente o manualmente. Lo más rápido es ajustándolo automáticamente según el contenido del texto de las celdas. Esto se hace en el botón "Formato" situado en la ficha "Celdas" de la hija "Inicio", en la opción "Autoajustar ancho de columna". Lo podemos ver en la Ilustración 34.

Si lo hacemos manualmente, hemos de arrastrar cada columna hasta que nos guste y una vez que ajustamos el ancho de una columna, podemos copiarlo al resto de columnas igual que hicimos con el formato. Primero seleccionamos la columna cuyo ancho nos interesa copiar en otras y luego, en "Pegado especial" tendremos que seleccionar "Ancho de las columnas".

Ilustración 34

e. Ajustar el alto de las filas

El siguiente paso será ajustar el alto de las columnas. Lo primero será seleccionar todas las filas cuyo alto queremos modificar y a continuación vamos a hacerlo igual que con el ancho de columnas.

Automáticamente, se haría así: En el botón "Formato" situado en la ficha "Celdas" de la hija "Inicio", en la opción "Autoajustar alto de filas".

Manualmente, no podemos hacerlo como las columnas. Sino que lo haremos seleccionando las filas y luego en el botón "Formato" hacer clic en "Alto de fila" (Ilustración 35) donde nos saldrá una ventana como la Ilustración 36 en la que tendremos que introducir el valor del alto.

Ilustración 35

Al hacer clic en "Alto de fila" nos saldrá una ventana como la de la Ilustración 36 en la que hemos de introducir el número del alto. En nuestro caso hemos puesto 15, no es aconsejable un número menor de 15.

Ilustración 36

f. Bordes de las celdas

Para seleccionar el tipo de borde y el color de la línea de los bordes, vamos a "Formato" y el último del Menú que se despliega dice: "Formato de celdas". Hacemos clic ahí y nos vamos a la pestaña "Bordes". Ahí seleccionaremos todo lo referente a bordes según nuestro gusto o necesidades. Podemos verlo en la Ilustración siguiente.

Ilustración 37

1. Deberíamos hacer clic en el botón 1 y 2 para que nos muestre los bordes externos e internos de las celdas seleccionadas.
2. Botón para mostrar bordes externos.
3. Botón para mostrar bordes internos.
4. Desplegable para seleccionar el color de la línea de los bordes.
5. Estilo de la línea del borde de las celdas.
6. Al finalizar, hacer clic en Aceptar.

miércoles, 8 de abril de 2009

Creando los gráficos estadísticos

Antes de pasar a darle formato, sólo nos queda crear los gráficos estadísticos. Será fácil porque Excell lo hace automáticamente una vez que tenemos los valores que contendrá el gráfico.

Para ello, primero seleccionamos las celdas que contienen los porcentajes de las notas:

Ilustración 23

Y una vez seleccionadas vamos a la hoja "Insertar" y ahí en la ficha "Gráficos" hacemos clic en el tipo de gráfico que nos vaya mejor para presentar nuestros datos:

Ilustración 24

Para nuestro caso seleccionaremos el que dice "Columna" y dentro elegimos el primero de los "cilíndricos". Esta selección la podemos cambiar después si no nos gusta.

Ilustración 25

De esta manera el gráfico se crea automáticamente. Para cambiarlo de lugar, lo arrastramos. Y para editarlo, es decir, para cambiarle el título a la serie y ponerle título al gráfico,

También podemos seleccionar algún Estilo de diseño que nos guste más, etc. Podemos modificarlo según las selecciones que hagamos en "Diseño de gráfico", etc.

Ilustración 26

En el siguiente gráfico elegimos el Diseño de gráfico 9 y el Estilo de diseño que se ve seleccionado en la Ilustración 25.

Ilustración 27

Para cambiar los títulos, se hace doble clic dentro de cada uno y se escribe dentro del cuadro tal como se ve en el recuadro "Notas".

Para otros diseños del gráfico, se selecciona y botón derecho del ratón y encontraremos otras opciones.