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Otras posibilidades

2009-04-12T20:16:00.000-07:00

Ya serían motivo de otro Tutorial, pero al menos enumeraré otras opciones posibles que se me ocurren para nuestro Libro de Calificaciones:

a.Bloquear las columnas que contienen las fórmulas para que no las borremos sin querer en un descuido.
b.Proteger con contraseña nuestro libro de Calificaciones para que nadie más que nosotros pueda modificarlo.
c.Colocar cabecera y pie de página con Títulos, subtítulos, datos de la clase y del profesor, número de página, etc.
d.Crear una hoja de resumen del año a partir de las hojas trimestrales con sus correspondientes gráficos.
e.Crear un gráfico comparativo de todos nuestros grupos de clase para poder comparar los resultados de nuestra asignatura en todos los grupos que tenemos.

Espero os animéis a probar de hacerlo. Si tenéis alguna sugerencia o duda, no dudéis en escribirme a: xiskya[arroba]gmail.com Con gusto os responderé lo más pronto que pueda.

Dando formato condicional a las notas

2009-04-11T20:15:00.000-07:00

Para que nos salgan automáticamente en rojo los Insuficientes, vamos a hacerlo por separado los números y los textos.

a. Para presentar en rojo los números menores de 5:

Seleccionamos las celdas que contienen notas numéricas, hacemos clic en "Formato Condicional" que está en la ficha "Estilos" de la hoja "Inicio". Ahí en "Resaltar reglas de celdas" seleccionamos la opción "Menor que" tal como se ve en la siguiente Ilustración. Y luego nos aparecerá una ventana para meter los datos.

Ilustración 39

En la ventana que nos aparecerá ponemos "menor que" 5 y personalizamos el formato de la celda:

Ilustración 40

Cuando hacemos clic en "Formato personalizado" se nos abre una ventana donde especificaremos que aparezca en rojo y negrita las notas inferiores a 5. Luego sólo habrá que hacer clic en Aceptar en las dos ventanas abiertas.

Ilustración 41

Vamos a hacer lo mismo con las notas en texto. Sólo que como no se trata de números, en "Resaltar reglas de celda", elegiremos "Texto que contiene".

Lo primero será seleccionar las notas en texto (Insuficiente, Notable, etc.) y luego hacemos clic en "Formato Condicional" que está en la ficha "Estilos" de la hoja "Inicio". Ahí en "Resaltar reglas de celdas" seleccionamos la opción "Texto que contiene". Se nos abrirá una ventana igual que antes, ahí pondremos "Insuficiente" y esta vez, para variar, podemos dejar el formato que sale predeterminado "Relleno rojo claro con texto rojo oscuro".

Ilustración 42

Tal como podemos ver en la siguiente Ilustración:

Ilustración 43

Duplicando una hoja de cálculo

2009-04-10T20:14:00.000-07:00

Si tenemos varios grupos en que las ponderaciones de las notas son iguales y las fórmulas no tienen por qué cambiar sustancialmente, no hace falta hacer de nuevo todo para crear otra hoja igual. Puedo copiar la hoja de cálculos y simplemente cambiar el nombre de los alumnos y si varía el número de alumnos, hacer los pequeños cambios pertinentes en las fórmulas.

Para copiar una hoja de cálculo, sólo hacer clic sobre el nombre de la hoja que deseo copiar con el botón derecho del ratón y luego clic donde dice "Mover o copiar". Selecciono ahí la hoja que deseo copiar y marco la casilla de Crear una copia. Luego Aceptar.

Ilustración 38

Después sólo será necesario cambiar el nombre a la nueva hoja que aparecerá.

Dando formato a la hoja de cálculo

2009-04-09T20:13:00.000-07:00

Sólo queda lo más fácil. Darle formato bonito a nuestra hoja de cálculo.

a. Orientación de la página

Lo primero es seleccionar la orientación del papel. En nuestro caso lo pondremos Horizontal.

Ilustración 28

b. Márgenes de la página

A continuación, seleccionamos los márgenes. En nuestro caso, lo personalizaremos así:

Ilustración 29

c. Formato del texto y de las celdas

Y ahora meteremos colores a las filas de los datos. No es aconsejable, aunque quede rápidamente muy bonito, convertirlo a Tabla. Sino hacerlo manualmente para que las fórmulas no varíen nada.

Los pasos a seguir serán:
- Seleccionar las celdas a colorear
- Rellenarlas de color
- Dar color al texto y ponerle negrita si hace falta
- Marcar los bordes con el color que deseemos.

Ilustración 30

1. Botones para el Texto: negrita, cursiva, subrayado. Y en la línea superior el tipo de fuente (Calibri) y el tamaño (12 pt). La A grande agranda el texto y la pequeña lo hace más pequeño.

2. Botón para rellenar de color las celdas seleccionadas.

3. Botón para dar color al texto

4. Botón para colocar el texto respecto a la altura de la celda.

5. Botón para colocar el texto respecto al ancho de la celda.

6. Botón para ajustar el texto respecto a la celda. Hace que quepa el texto en una celda aunque para ello tenga que mostrarlo en varias líneas.

7. Botón para unir varias celdas (primero se seleccionan las celdas a unir y luego se hace clic en el botón).

8. Botón para marcar los bordes de las celdas.

Para usar cualquiera de esos botones, antes hemos de seleccionar las celdas a las que queremos que afecte la acción que producen.

También podemos copiar el formato de dos filas de una vez al resto de las filas. Por ejemplo: damos el color a dos filas (en el ejemplo hemos desenfocado los nombres por protección de datos), y luego seleccionamos esas dos filas y damos al botón copiar o Ctrl+V.

Ilustración 31

A continuación seleccionamos el resto de las filas y desplegamos el menú del botón Pegar, seleccionamos "Pegado especial" y dentro seleccionamos "Formato" para que sólo nos pegue el formato. Entonces veremos que el formato (color, tipo de texto, etc.) de esas dos filas se copia al resto de las filas de la tabla.

Ilustración 32

Ilustración 33

d. Ajustar el ancho de las columnas

Ahora vamos a ajustar el ancho de las columnas a nuestro gusto. Podemos hacerlo automáticamente o manualmente. Lo más rápido es ajustándolo automáticamente según el contenido del texto de las celdas. Esto se hace en el botón "Formato" situado en la ficha "Celdas" de la hija "Inicio", en la opción "Autoajustar ancho de columna". Lo podemos ver en la Ilustración 34.

Si lo hacemos manualmente, hemos de arrastrar cada columna hasta que nos guste y una vez que ajustamos el ancho de una columna, podemos copiarlo al resto de columnas igual que hicimos con el formato. Primero seleccionamos la columna cuyo ancho nos interesa copiar en otras y luego, en "Pegado especial" tendremos que seleccionar "Ancho de las columnas".

Ilustración 34

e. Ajustar el alto de las filas

El siguiente paso será ajustar el alto de las columnas. Lo primero será seleccionar todas las filas cuyo alto queremos modificar y a continuación vamos a hacerlo igual que con el ancho de columnas.

Automáticamente, se haría así: En el botón "Formato" situado en la ficha "Celdas" de la hija "Inicio", en la opción "Autoajustar alto de filas".

Manualmente, no podemos hacerlo como las columnas. Sino que lo haremos seleccionando las filas y luego en el botón "Formato" hacer clic en "Alto de fila" (Ilustración 35) donde nos saldrá una ventana como la Ilustración 36 en la que tendremos que introducir el valor del alto.

Ilustración 35

Al hacer clic en "Alto de fila" nos saldrá una ventana como la de la Ilustración 36 en la que hemos de introducir el número del alto. En nuestro caso hemos puesto 15, no es aconsejable un número menor de 15.

Ilustración 36

f. Bordes de las celdas

Para seleccionar el tipo de borde y el color de la línea de los bordes, vamos a "Formato" y el último del Menú que se despliega dice: "Formato de celdas". Hacemos clic ahí y nos vamos a la pestaña "Bordes". Ahí seleccionaremos todo lo referente a bordes según nuestro gusto o necesidades. Podemos verlo en la Ilustración siguiente.

Ilustración 37

1. Deberíamos hacer clic en el botón 1 y 2 para que nos muestre los bordes externos e internos de las celdas seleccionadas.
2. Botón para mostrar bordes externos.
3. Botón para mostrar bordes internos.
4. Desplegable para seleccionar el color de la línea de los bordes.
5. Estilo de la línea del borde de las celdas.
6. Al finalizar, hacer clic en Aceptar.

Creando los gráficos estadísticos

2009-04-08T20:13:00.000-07:00

Antes de pasar a darle formato, sólo nos queda crear los gráficos estadísticos. Será fácil porque Excell lo hace automáticamente una vez que tenemos los valores que contendrá el gráfico.

Para ello, primero seleccionamos las celdas que contienen los porcentajes de las notas:

Ilustración 23

Y una vez seleccionadas vamos a la hoja "Insertar" y ahí en la ficha "Gráficos" hacemos clic en el tipo de gráfico que nos vaya mejor para presentar nuestros datos:

Ilustración 24

Para nuestro caso seleccionaremos el que dice "Columna" y dentro elegimos el primero de los "cilíndricos". Esta selección la podemos cambiar después si no nos gusta.

Ilustración 25

De esta manera el gráfico se crea automáticamente. Para cambiarlo de lugar, lo arrastramos. Y para editarlo, es decir, para cambiarle el título a la serie y ponerle título al gráfico,

También podemos seleccionar algún Estilo de diseño que nos guste más, etc. Podemos modificarlo según las selecciones que hagamos en "Diseño de gráfico", etc.

Ilustración 26

En el siguiente gráfico elegimos el Diseño de gráfico 9 y el Estilo de diseño que se ve seleccionado en la Ilustración 25.

Ilustración 27

Para cambiar los títulos, se hace doble clic dentro de cada uno y se escribe dentro del cuadro tal como se ve en el recuadro "Notas".

Para otros diseños del gráfico, se selecciona y botón derecho del ratón y encontraremos otras opciones.

Introduciendo las fórmulas

2009-04-07T20:12:00.000-07:00

Antes de pasar a dar formato a nuestra hoja, vamos a introducir las fórmulas. Para ello lo primero es que en las columnas de notas introduzcamos algunas notas inventadas que nos sirvan sólo como ayuda para ver los resultados de nuestras fórmulas.

a. Haciendo la media de las notas según ponderación

Vamos a hacer primero la media de las notas dándole a cada una la ponderación que queramos. Para ello:
- nos colocamos en la celda de la media
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula

Ilustración 5

La explicación de la fórmula es completamente matemática:

Ilustración 6

=SUMA((C2*0,2);(D2*0,2);(E2*0,5))

Lo que aparecerá en esa celda F2 será igual a la SUMA de el valor de la celda C2 multiplicado (la multiplicación la expresa el asterisco) por 0,25 (es decir el 20% del total) más (los valores sumados están separados por punto y coma) el valor de la celda D2 multiplicado por 0,25 (es decir el 25% del total) más el valor de la celda E2 multiplicado por 0,5 (es decir el 50% del total).

Cuando acabo de escribir la fórmula he de llegar al final de la línea y apretar Intro o Enter. Entonces veré el resultado de la operación en la celda. Los colores ayudan a entender la operación de la fórmula.

De esta manera tenemos la media. Si ponemos el cursor encima de la celda que contiene la fórmula y hacemos clic en la esquina inferior derecha cuando aparece una pequeña cruz negrita y arrastramos hacia abajo, se copia toda la fórmula para el resto de filas de esa columna.

b. Haciendo los cálculos del redondeo

Lo que haremos ahora será redondear el resultado de la media, es decir el valor de la celda F2. Seguiremos los mismos pasos que en la fórmula anterior:

- nos colocamos en la celda del redondeo
- hacemos clic en la barra de fórmula
- escribimos la fórmula

La fórmula nos permite redondear con el número de decimales que queramos, nosotros le diremos que redondee el valor de F2 a cero decimales para obtener un número entero.

Ilustración 7

De esta manera obtenemos:

Ilustración 8

En este caso no se nota porque el valor de F2 no contenía decimales, pero se notará cuando F2 sí los tenga.

Para que se aplique la misma fórmula a cada uno de los alumnos, recordemos que ponemos el cursor encima de la celda que contiene la fórmula y hacemos clic en la esquina inferior derecha cuando aparece una pequeña cruz negrita (donde marca la flecha roja de la Ilustración 9) y arrastramos hacia abajo, se copia toda la fórmula para el resto de filas de esa columna.

Ilustración 9

c. Convirtiendo la nota a texto automáticamente

Ahora vamos a convertir el valor del redondeo, es decir de la celda G2, al texto que será el que aparezca en el Boletín de notas del alumno.

- nos colocamos en la celda del Boletín
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula

Esta vez la fórmula es un poco más complicada porque se trata de condiciones anidadas, pero entendiendo su lógica no resultará difícil.

Esta sería la forma en su modo más simple:

Ilustración 10

Quiere decir:

SI el valor de G2 es menor que (<) 5 entonces (expresado mediante el punto y coma) deberá aparecer el texto "Insuficiente" (las cadenas de texto deben ir entre comillas), de lo contrario (expresado con el punto y coma) debe aparecer "Aprobado".

Pero necesitamos que diga más cosas, no basta que sólo nos clasifique en "Insuficientes" y "Aprobados". Queremos que cumpla con estas condiciones:

Si es igual a 5: Suficiente; si es igual a 6: Bien; si es igual a 7:Notable; si es igual a 8: Notable; si es igual a 9:Sobresaliente; si es igual a 10: Sobresaliente.

Para esto aplicaremos la condición anidada, una condición dentro de otra, de este modo:

Ilustración 11

La fórmula es:

=SI(G2<5;"insuficiente";si(g2=5;"suficiente";si(g2=6;"bien";si(g2=7;"notable";si(g2=8;"notable";si(g2=9;"sobresaliente";si(g2=10;"sobresaliente")))))))

De esta manera, saldrán los valores convertidos en textos según las condiciones que le hemos dado.

d. Contando cuántos alumnos tienen una nota determinada

De una lista de notas, queremos saber cuántos alumnos tienen, por ejemplo, un 7, es decir, un Notable. Lo haremos de la siguiente manera:

Como siempre, los pasos van a ser:
- nos colocamos en la celda donde queremos que aparezca el resultado
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula

Escribimos debajo de la lista, en una columna, por ejemplo, así:
Nº de Insuficientes
Nº de Suficientes
Nº de Bien:
Nº de Notables:
Nº de Sobresalientes:

Ahora en la columna de al lado, pondremos la fórmula para que el programa cuente lo que queremos contar.

Ilustración 12

La fórmula es: =CONTAR.SI(H2:H6; "Insuficiente")

Significa que en la celda C36 vamos a CONTAR.SI en el rango H2:H6 (rango es el conjunto de celdas dentro de las que vamos a contar, es decir, desde la celda H2 hasta la celda H6) cuántas veces aparece el texto "Insuficiente".

Esto mismo hacemos para todos los demás valores, cambiando únicamente el "Insuficiente".

De manera que quedaría algo así:

Ilustración 13

Esto es mejor ponerlo debajo de todo el listado de notas, no al lado porque si quieres seguir añadiendo al lado notas de otro trimestre, así puedes hacerlo.

e. Contar el total de alumnos

Ahora haremos una operación para que nos cuente el total de alumnos existentes dentro de un margen de celda que nosotros le demos, aunque en ese rango haya celdas vacías, es decir, alumnos no existentes. Lo que haremos será utilizar una fórmula para que sólo cuente las celdas que no estén vacías y de manera que si tenemos que añadir un alumno a mitad de año, no tengamos que retocar esta operación.

Imaginemos que tenemos 27 alumnos cuyos nombres están colocados en la columna B, mientras que en la columna A tenemos el número correspondiente de cada alumno. Imaginemos también que no vamos a poder tener más de 35 alumnos. Lo que haremos será que nos cuente las celdas que contienen un número (el que sea, da lo mismo) en el rango que va de la celda A2 hasta la celda A36. De esta manera las celdas vacías, no las contará.

Seguiremos los pasos de siempre:
- nos colocamos en la celda donde queremos que aparezca el resultado
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula

Y la fórmula será muy simple:

=CONTAR(A2:A36)

Ilustración 14

A esta fórmula podríamos ponerle la condición de que contara sólo los números 5 por ejemplo, pero como eso no nos interesa, la dejamos así.

La operación podemos colocarla donde queramos, pero sugiero que se ponga debajo del todo, es decir, debajo de la lista de Nº de "Insuficientes", etc. Así no nos molestará si necesitamos añadir nuevos alumnos en algún momento.

Podríamos haber sumado el total de "Insuficientes"+ Total de "Suficientes"+Total de "Bien", etc. Pero no sería fiable porque podría faltarnos la nota de algún alumno que no ha asistido a los exámenes, por ejemplo.

Ilustración 15

f. Porcentaje de las notas de clase

Ya tenemos todos los datos necesarios para sacar el porcentaje de los resultados de notas de la clase. Lo que haremos ahora es aplicar una simple regla de tres. Seguiremos los pasos de siempre:

- nos colocamos en la celda donde queremos que aparezca el resultado
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula

La fórmula será una regla de tres. Podemos hacerlo de dos maneras:
- Contando dentro de la fórmula el total de alumnos
- Poniendo el valor de la celda que nos hacía la operación de contar el total de alumnos

Para el primer caso:

Ilustración 16

=(C38*100)/(CONTAR(A2:A36))

Para el segundo caso:

Ilustración 17

=(C38*100)/C62

En el primer casoC38 es la celda que contiene el número de "Insuficientes" multiplicado por 100 (por el 100%) y el valor de la multiplicación dividido por el resultado de contar el total de alumnos.

En el segundo caso, se divide directamente por el valor de la celda C62 que contiene ya el resultado de contar el número de alumnos. Esta operación la habíamos hecho en uno de los pasos anteriores.

De manera que nos queda así:

Ilustración 18

También se puede sacar el porcentaje de las notas numéricas. Para ello, primero hemos de contar cuántos alumnos tienen un 1, cuántos un 2, cuántos un 3, etc. Y luego sacar el porcentaje. Los pasos serían igual a los anteriores.

Como ya lo hemos hecho, sólo pondré un resumen sin tantas especificaciones.

La siguiente fórmula cuenta cuántos alumnos tienen un 1 de nota:

=CONTAR.SI(G2:G35; 1)

Ilustración 19

Para contar los demás, sólo iremos variando ese 1, especificando qué nota debe contar.
Una vez que tengo el resultado de contar todas las notas numéricas, paso a convertirlos a porcentajes:

Ilustración 20

Y ahora sólo lo paso a porcentaje igual que hicimos anteriormente, mediante la regla de tres:

=(C47*100)/(CONTAR(A2:A36))

Ilustración 21

Esto mismo para todos los demás. De manera que queda así:

Ilustración 22

Los totales los sacamos aplicando una simple suma de los rangos que queremos sumar.

Preparando la estructura de cada hoja del libro

2009-04-06T20:11:00.000-07:00

Preparamos las hojas de cálculo que va a contener nuestro libro de calificaciones. Para ello ponemos nombre a cada hoja (situado en la parte inferior izquierda) haciendo doble clic encima del nombre que aparece por defecto que suele ser "Hoja1, Hoja2, Hoja3".

Ilustración 1

Si necesitamos crear más hojas porque tenemos más de tres grupos de clase, hacemos clic encima del icono señalado con la flecha roja en la ilustración 1. De manera que creamos tantas hojas como grupos de clase tengamos.

Ilustración 2

Si todas las hojas van a necesitar los mismos cálculos, basta que construya una y luego esa la copie las veces que quiera y sólo le cambio los nombres o notas.

Si cada hoja lleva cálculos distintos, por ejemplos: si las notas de secundaria tienen una ponderación distinta a las de bachillerato, entonces no copio las hojas, sino que las creo, o copio sólo el formato pero no las fórmulas.

Tengo que tener claro en un papel cuál va a ser la estructura de cada hoja porque esto será lo primero que hagamos.

De manera que queda estructurado así (como en la Ilustración 3):

Columna A: para el número de alumnos

Columna B: para el nombre de los alumnos

Columna C: para la nota de clase

Columna D: para la nota de un examen

Columna E: para la nota de un segundo examen

Hasta aquí en estas columnas es donde introduciremos datos, en las próximas que enumeraré sacaremos automáticamente las medias, el redondeo y la nota que aparecerá en el Boletín de notas.

Columna F: para presentar la media según la ponderación que demos

Columna G: para presentar el redondeo de esa media

Columna H: para presentar la nota del Boletín en letras de manera automática.

Ilustración 3

Una vez teniendo la estructura podemos ajustar el ancho de la columna con el texto automáticamente. Primero seleccionamos las columnas y luego hacemos clic en "Autoajustar ancho de columna".

Hoja de calificaciones con Excel 2007

2009-04-05T19:47:00.000-07:00

Excel pertenece al paquete de ofimática Office de Microsoft, este programa es uno de los más utilizado tanto por empresas, instituciones y público en general. Este curso está dirigido a profesores interesados en crear su propia hoja de cálculo de calificaciones, con medias y estadísticas automáticas.

A lo largo de los capítulos de este curso podrás saber introducir fórmulas, crear gráficos estadísticos, dar formato a tus hojas de cálculo, dar formato condicional a las hojas y otras funciones que te serán de gran ayuda para organizar y crear hojas de calificaciones en Excel 2007.

Hojas de cáculo. Caso práctico 1 (segunda parte)

2009-03-05T17:45:00.000-08:00

Otra forma de ejecutar un macro, que permite comprobar el resultado de la ejecución de cada una de las instrucciones que la componen, es la denominada ejecución paso a paso. Todos los lenguajes de programación modernos ofrecen al programador un conjunto de utilidades que le ayudan en la identificación y resolución de errores en el código. Una de ellas es la posibilidad de ejecutarlo instrucción a instrucción, que es la que veremos a continuación. Para ello nos situamos en la barra de herramientas Visual Basic y hacemos clic en el icono Ejecutar macro .

En el cuadro de diálogo Macro, seleccionamos la macro COMBINAR y a continuación apretamos el botón Paso a paso. Automáticamente se abre el editor de VBA y la primera instrucción de la macro se muestra sombreada de amarillo y con una flecha del mismo color que la apunta .

Esta flecha señala el punto de ejecución del código, o dicho de otro modo, apunta a la instrucción que va a ser ejecutada cuando demos la orden. Dicha orden vendrá definida por una acción del usuario que indicará si desea continuar ejecutando paso a paso o de golpe, o si quiere finalizar aquí mismo la ejecución.

Las diferentes opciones de ejecución que disponemos las podemos observar en la Figura 8.68, que muestra el contenido del menú Depuración del editor de VBA.

Hojas de cálculo: Caso práctico 1 (primera parte)

2009-02-28T19:30:00.000-08:00

Caso práctico 1

Nos vemos en la necesidad de solicitar a una entidad bancaria un préstamo de 60.000 euros para realizar unas reformas en nuestra vivienda. El banco nos proporciona el dinero a un interés anual fijo del 3%.

Se pide: Calcular la cantidad mensual que deberemos pagar al banco si deseamos devolver el préstamo más los intereses, para los siguientes periodos de tiempo:

- 1 año.
- 3 años.
- 5 años.

Solución: La hoja de cálculo con los datos de nuestro problema podría ser la que mostramos en la Figura 8.2. En ella podemos observar la cantidad solicitada para el préstamo en la celda C2, el interés fijo anual que nos cobra el banco en la C3, y los tres periodos de tiempo en las celdas B9, B10 y B11, respectivamente.

Las soluciones, que obtendremos utilizando la función PAGO(...), estarán situadas en las celdas D9, D10 y D11. Antes de usar la función estudiemos detenidamente su sintaxis y el significado de sus argumentos.

Sintaxis

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

En todas las funciones, los argumentos en negrita indican que son obligatorios y los otros que son opcionales.

Fig. 8.2. Hoja de cálculo de ejemplo.

Funciones financieras, matemáticas y trigonométricas

2009-02-28T19:29:00.000-08:00

Funciones financieras

Existen un total de 55 funciones financieras predeterminadas, que realizan toda clase de cálculos relacionados con valores bursátiles, amortizaciones, préstamos, inversiones, letras del tesoro, etcétera.

Aunque el mundo de las finanzas pueda parecer un poco alejado de nuestra vida cotidiana, es posible que en el futuro nos veamos en la necesidad de realizar alguno de estos cálculos, bien sea para conocer la cuota de una hipoteca, los intereses a pagar por un préstamo, etcétera.

Comenzaremos viendo un sencillo ejemplo de utilización de la función PAGO(...), que calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.

Lo haremos mediante el primer caso práctico de la unidad.

Funciones matemáticas y trigonométricas

El grupo de las funciones matemáticas y trigonométricas está compuesto por un total de 60 funciones predeterminadas.

Las que no se pueden considerar trigonométricas realizan operaciones como logaritmo, potencia, redondeo, valor absoluto, máximo común divisor y mínimo común múltiplo, división entera, operaciones con matrices (producto, determinante, inversa, etc.), raíz cuadrada, números aleatorios, y un largo etcétera que seguro nos puede ayudar a la hora de realizar cálculos con las celdas.

De entre las segundas, las trigonométricas, disponemos de un gran número de funciones que calculan las típicas operaciones con ángulos, como por ejemplo el seno, coseno, tangente, etc., valor del número Pi, y funciones de conversión de grados a radianes y viceversa.

Aprenderemos a utilizar algunas de estas funciones en el Caso práctico 2.

Uso de fórmulas complejas

2009-02-28T19:17:00.000-08:00

Uso de fórmulas complejas, funciones, expresiones y formato condicional

En la anterior unidad didáctica aprendimos qué son las fórmulas, para qué se pueden utilizar, de qué elementos pueden estar compuestas, cómo se introducen, etc., y también comentamos que Excel dispone de un gran número de funciones estándar que permiten realizar toda clase de cálculos. Es en esta unidad, dedicada al uso avanzado de Excel, donde aprenderemos a usar algunas de estas funciones, así como autilizar el formato condicional que permite aplicar diferentes formatos a las celdas en función del valor que contienen. Y si no tenemos suficiente con el gran conjunto de funciones estándar de Excel, los usuarios aventajados pueden crear sus propias funciones personalizadas, programándolas con el lenguaje Visual Basic para Aplicaciones, integrado en el propio Excel. Trataremos este tema en el punto 8.5 de la unidad, dedicado a las macros y la programación básica.

A. Funciones y expresiones

Excel ofrece al usuario un total de 329 funciones de hoja de cálculo predeterminadas, agrupadas en las siguientes categorías: financieras, matemáticas y trigonométricas, fecha y hora, estadísticas, búsqueda y referencia, base de datos, texto y datos, lógicas, información e ingeniería. Por suerte para nosotros, podemos simplificar su utilización mediante el Asistente de inserción de funciones, que podemos activar haciendo clic en el botón Insertar función de la barra de fórmulas, seleccionando la opción de menú Insertar - Fórmula, o tecleando a la vez Mayús+F3, estando situados en la celda deseada.

Según la definición que ofrece la ayuda de Excel, las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por puntos y coma, y un paréntesis de cierre. Los argumentos de una función pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

Los argumentos de una función pueden ser a la vez funciones. Cuando sucede esto hablamos de funciones anidadas. Excel soporta un máximo de siete niveles de anidamiento.

Cuando creemos una fórmula que contenga una función, el asistente de inserción de funciones nos ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el asistente irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. También tenemos la posibilidad de insertar las funciones directamente mediante el teclado. En este caso, tras teclear el paréntesis de apertura, aparece una ayuda contextual que nos muestra los diferentes argumentos de la función y en negrita el que hemos de introducir en cada instante (véase la Figura 8.1).

Las fórmulas permiten utilizar funciones para realizar sus cálculos, pero además ofrecen la posibilidad de combinarlas con otros operandos y operadores formando lo que se conoce con el nombre de expresión. Ya estudiamos en la Unidad 7 un ejemplo de expresión que combinaba funciones, referencias a celdas y valores constantes. Además, mostramos en sendas tablas los principales operadores aritméticos y de comparación que permiten la construcción de expresiones, así como la prioridad de cada uno de ellos. También comentamos que, cuando las operaciones efectuadas en las expresiones no están delimitadas mediante paréntesis, el orden de evaluación de las mismas es de izquierda a derecha. A continuación efectuaremos un repaso de cada una de las categorías de funciones, mostrando el uso de alguna de ellas mediante casos prácticos.

Fig. 8.1. Ayuda contextual de la función financiera NPER.

Un ejercicio práctico

2009-02-27T18:36:00.000-08:00

Veamos a continuación un ejercicios práctico para potenciar lo aprendido en las dos lecciones anteriores.

1.Escribe la siguiente lista de datos:

Observa que el contenido de las celdas A2 y A6 sobrepasan el ancho de la columna. No te preocupes por ello. En estas primeras prácticas seguramente verás alguna opción algo avanzada y que no entenderás demasiado. No te preocupes por ello, pues ahora sólo se trata de familiarizarse con el modo de trabajo de Excel.

Operaciones con hojas de Excel.- Un libro de trabajo consta de varias hojas. Inicialmente, Excel XP nos permite trabajar con tres hojas cuyas etiquetas podemos observar en la parte inferior de la hoja en la que estamos trabajando. No obstante, podemos insertar hojas, copiarlas, moverlas, borrarlas, seleccionarlas...

Cambiar el nombre a una hoja.-

1.Pulsa dobre click sobre la etiqueta de la Hoja1 y cuando esté seleccionada, escribe directamente: Listado (Intro para finalizar).

Otro sistema para cambiar el nombre será desde Formato - Hoja - Cambiar nombre, o bien desde el menú contextual (botón derecho del ratón).

Copiar una hoja.-

2.Manteniendo la tecla de CONTROL pulsada, arrastra la pestaña de la hoja Listado una posición hacia su derecha. La hoja mostrará un 2 entre paréntesis:

Otro sistema sería desde Edición - Mover o copiar hoja donde veríamos un cuadro de diálogo en el que se selecciona el libro de trabajo y el lugar donde queremos colocar la hoja.

Mover una hoja.-

3.Arrastra directamente (sin mantener la tecla de CONTROL pulsada), la hoja Listado hacia otra posición.

Insertar una hoja.-

4.Selecciona con un click la hoja Listado

5.Abre el menú Insertar y escoge la opción Hoja

La hoja nueva se inserta adaptando una numeración correlativa:

También podríamos insertarla con el botón derecho del mouse.

Eliminar una hoja.-

6.Selecciona cualquier hoja y pulsa el botón derecho del ratón . Escoge la opción Eliminar. Acepta el mensaje de Excel.

También podríamos eliminarla desde la opción Edición - Eliminar hoja.

Introducción de datos y tipos de datos.- Ya hemos visto cómo escribir datos en las celdas. Vamos a ver ahora qué tipo de datos acepta Excel:

-Valores constantes. Todo tipo de datos que escribamos directamente ya sea texto o números. Este valor no cambia a no ser que lo modifiquemos o borremos.

-Fórmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc, y que producen un resultado. Las fórmulas comienzan siempre con el signo de igual (=). Si modificamos el valor de una celda a la que la fórmula esté haciendo referencia, el resultado de la fórmula varía automáticamente.

Introducción de valores numéricos.- Excel posee para los valores numéricos el formato general, es decir, que podemos escribir un número como 200000 sin separadores de miles (el punto) y Excel lo dejará tal y como lo hemos escrito.

También podemos utilizar signos como:

-El punto (.) para separar los millares

-La coma (,) para expresar decimales

-El signo menos (-) para indicar cantidades negativas. Éstas se pueden indicar también entre paréntesis.

-El signo del porcentaje (%)

Otras consideraciones importantes a la hora de introducir valores numéricos son:

-Las fracciones debemos introducirlas de forma especial ya que, por ejemplo, 4/3 Excel lo tomará como una fecha y colocará en la celda el cuatro de marzo (4-mar). En su lugar introduciremos 1 1/3

-Si el valor no cabe en la celda, se visualizarán los signos ######. Debemos cambiar el ancho de la columna (como veremos más adelante) para poder visualizar todas las cifras.

-Si deseamos introducir un número y que Excel lo tome como un texto, debemos anteponer al número el signo del apóstrofe ('). Ejemplo: 1.996 Ventas anuales

Caso práctico 1

2008-12-21T19:16:00.000-08:00

Funciones financieras, matemáticas y trigonométricas

2008-12-21T19:11:00.000-08:00

Funciones financieras

Comenzaremos viendo un sencillo ejemplo de utilización de la función PAGO(...), que calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.

Lo haremos mediante el primer caso práctico de la unidad.

Funciones matemáticas y trigonométricas

El grupo de las funciones matemáticas y trigonométricas está compuesto por un total de 60 funciones predeterminadas.

Uso de fórmulas complejas

2008-12-21T19:03:00.001-08:00

Uso de fórmulas complejas, funciones, expresiones y formato condicional

Uso de fórmulas complejas

2008-12-21T19:03:00.000-08:00

Uso de fórmulas complejas, funciones, expresiones y formato condicional

decimal

2008-12-19T20:24:00.000-08:00

Esta función nos devuelve en una nueva celda un número o valor de una celda con un número determinado de decimales, además de la posibilidad de poderlo mostrar con separaciones de millares.

Estructura: DECIMAL(Valor;Número de decimales;No separación de miles) dónde Valor es un número o una celda la cual contiene un número, Número de decimales es el número total de decimales que se desea obtener y No separación de miles es un argumento que puede tener dos posibles valores VERDADERO o FALSO para indicar si deseamos ver o no ver el nuevo valor con el separador decimal.

Ejemplo: En la celda A1 introduciremos el valor: 2345,678 con el que trabajaremos. Si en la celda A3 quisiéramos obtener el valor 2.345,68 tendremos que introducir la siguiente función =DECIMAL(A1;2;FALSO). Hay que observar que el número original tenía tres decimales 678 y al mostrar solo 2, se redondea el tercero al alza. Si el tercer decimal es menor de 5 al reducirlo a 2 decimales este no se redondea al alza.

esnumero - estexto - esnotexto

2008-12-19T20:06:00.000-08:00

ESNUMERO

Esta función nos permite saber si el valor de una celda es un número.

Estructura: ESNUMERO(Valor), donde Valor es la celda o valor que deseamos conocer si es un número o no.

Ejemplo: La celda A1 la reservaremos para introducir el valor que deseamos conocer si es o no es un número. Por ejemplo, en la celda A1 introduciremos el valor 2345 y para saber si es un número introducimos en la celda A3 la fórmula =ESNUMERO(A1), en este caso obtendremos como resultado VERDADERO.

ESTEXTO

Con esta función podremos conocer si el valor de una celda es texto.

Estructura: ESTEXTO(Valor), donde el argumento Valor lo substituiremos por una celda o por un valor para conocer si es texto o no.

Ejemplo: En la celda A1 introduciremos, por ejemplo, el texto abcdef y en la celda A1 la fórmula =ESTEXTO(A1). El resultado de la función será VERDADERO ya que abcdef es una cadena de texto.

ESNOTEXTO

Utilizando esta función podremos saber si el valor de una celda no es un texto.

Estructura: ESNOTEXTO(Valor), donde Valor es la celda o el valor que deseamos saber si es o no es texto.

Ejemplo: La celda A1 la reservaremos para introducir el valor que deseamos conocer si es o no es texto. Por ejemplo introduce el valor 1234 y en la A3 la función =ESNOTEXTO(A1) la cual nos dará como resultado VERDADERO, ya que el contenido de la celda es un número.

ES.PAR

2008-12-16T19:48:00.000-08:00

Esta fórmula nos devolverá el valor VERDADERO si un número es par.

Estructura: ES.PAR(Número), dónde Número es el valor que se desea saber si es par.

Ejemplo: En la celda A1 introduce cualquier número, por ejemplo 1234 y en la celda A3 escribe la función =ES.PAR(A1) y obtendremos como resultado VERDADERO. Si el valor fuera impar obtendremos como resultado FALSO.

ES.IMPAR

Con esta función sabremos si un valor es impar.

Estructura: ES.IMPAR(Número), donde Número es el valor que deseamos saber si es impar.

Ejemplo: En la celda A1 introduciremos como ejemplo el número 2345 y en la celda A3 escribiremos la función =ES.IMPAR(A1) y obtendremos como resultado VERDADERO. Si en este caso el valor fuera par obtendremos como resultado FALSO.

fin.mes

2008-12-16T19:45:00.000-08:00

Al utilizar esta formula obtendremos el último día del mes a partir de la fecha inicial y contabilizando una cantidad de meses.

Estructura: FIN.MES(Fecha inicial;Número de meses)

Ejemplo: En la celda A1 escribiremos la fecha de partida "12/01/2007" y en la celda A3 introduciremos la celda =FIN.MES(A1;0) y de esta forma obtendremos el 31/01/2007. El 0 del segundo argumento indica que deseamos conocer el último día del mismo mes de la fecha inicial. Si cambiáramos el 0 por un 1 obtendríamos como fecha final el 28/2/2007.

dia.lab

2008-12-16T19:44:00.000-08:00

Esta función nos devuelve un día laborable que se calcula a partir de una fecha inicial que se obtiene al sumar un número determinados de días dados a esta fecha inicial. Por ejemplo si partimos del día 1/1/2004 y le sumamos 8 días laborables obtendremos como día laborable más cercano a esta fecha inicial el 13 de enero, ya que no se contabilizará ni sábado, ni domingo. En esta función al igual que en DIAS.LAB se podrá añadir una lista de festivos que no serán contabilizados como días laborables.

Estructura: DIA.LAB(Fecha inicial;Días laborables;Festivos), dónde días laborables es el número de días laborables a contabilizar a partir de la fecha inicial y Festivos será el rango de festivos que queremos que no se consideren como laborables.

Ejemplo: En la celda A1 escribiremos la fecha inicial, por ejemplo 01/01/2004 y en la celda A2 pondremos el número de días laborables que deseamos sumar al que aparece en la celda A1, en este caso pondremos un 8 para intentar sumar 8 días laborables a partir de 1 de enero.

En la celda B4 escribiremos esta función =DIA.LAB(A1;A2) y obtendremos como resultado el 13/01/2004, observaremos que sólo se han contabilizado días laborables.

Si deseamos añadir fechas que no sean laborables tenemos que realizar una pequeña modificación en esta función. En las celdas A7 y A8 introduciremos el día 01/01/2004 y el 06/01/2004. En la función de la celda B4 deberemos añadir un tercer argumento quedando la fórmula de la siguiente forma =DIA.LAB(A1;A2;A7:A8), ahora la fecha resultante será el día 14 de enero.

dias.lab

2008-12-16T19:31:00.000-08:00

La función realiza la diferencia de días que hay entre la fecha inicial y la fecha final contabilizando solamente los días laborables, no tiene en cuenta los sábados y domingos.

Si deseamos que la función tampoco tenga en cuenta otros festivos podremos incorporar un rango de fechas en el argumento Festivos.

Estructura: DIAS.LAB(Fecha inicial;Fecha final;Festivos) Festivos será el rango de fechas que queremos considerar como festivos y no queremos que el ordenador contabilice como laborables.

Ejemplo: En este ejemplo utilizaremos dos celdas en las que pondremos, en una la fecha inicial y en la otra la fecha final para calcular el número de días laborales que hay entre las dos. En la celada A1 escribiremos "01/01/2004" y en la B1 "12/01/2004". En la celda B2 introduciremos la siguiente función: =DIAS.LAB(A1;A2), la cual nos devolverá un 8. Si consultamos un calendario podemos ver que el día 3, 4, 10 y 11 caen en fin de semana con lo que la formula no los contabiliza.

Si quisiéramos contabilizar el número de días entre las dos fechas simplemente deberíamos introducir una simple resta de esta forma =A2;A1, la cual nos devolvería un 11 que son los días que hay entre una y otra fecha. Recuerda que al ser una resta el ordenador realiza la diferencia que hay entre los días al igual que si hiciéramos una resta entre el número 12 y el número 1.

Vamos a ampliar la función =DIAS.LAB(A1;A2) en la que incluiremos los días festivos que hay en el mes de enero, que sería el día 1 y el día 6 para que no se contabilicen como días laborables.

Para ello realizaremos una lista de días festivos (en este ejemplo sólo pondremos los días festivos de enero, si quisiéramos podríamos hacerlo con todos los días del año). En la celda A5 introduciremos el 01/01/2004 y en la A6 el 06/01/2004.

Ahora para que la función tenga en cuenta estos nuevos días festivos realizaremos una modificación en la función e introduciremos el rango de festivos en el tercer argumento de la función. La función quedará de la siguiente forma: =DIAS.LAB(A1;A2;A5:A6) con lo que el resultado de la misma será 6.

DEC.A.BIN

2008-12-14T18:59:00.000-08:00

Esta función nos convierte un número Decimal a Binario.

Recuerda que los números Binarios se representan solamente utilizando como base dos, están compuestos sólo con los dígitos 0 y 1. En esta función el número a convertir a decimal no puede tener más de 10 dígitos.

Más información de Sistema Binario en Wikipedia

Se tiene que destacar que Excel no convertirá números más grandes del 511 que en binario es el 111111111. En caso de ser valores negativos no convertirá números más pequeños del 512. Si ponemos números que no cumplan estas condiciones nos aparecerá el mensaje: #¡NUM!

Estructura: DEC.A.BIN(Número; Caracteres) En el argumento Número pondremos el valor entero y decimal que deseamos convertir. Puedes introducir un número o una celda en la que se encuentre el valor en decimal a convertir. En Caracteres deberás introducir el número de caracteres que quieras que se muestre. Excel introducirá tantos ceros a la izquierda como sea necesario como para llegar al número de caracteres que deseas ver.

Ejemplo: En la celda [A1] escribe el valor 20. En la celda [A2] escribe la función =DEC.A.BIN(A1;7). Esta función nos devolverá como resultado el número: 0010100. Observa que a la izquierda aparecen 2 ceros para llegar a los 7 caracteres que le hemos indicado deseamos obtener en el resultado.

Si esta misma función la escribiéramos así =DEC.A.BIN(A1) obtendríamos como resultado: 10100

Error: Esta celda nos devolverá #¡NUM! Si el valor que introducimos dentro de la función no es un valor Decimal.

BIN.A.OCT()

2008-12-14T18:45:00.000-08:00

Esta función nos convierte un número Binario a Octal.

El sistema de numeración Octal se basa en 8 dígitos.

Más información de Sistema Binario en Wikipedia
Más información de Sistema Octal en Wikipedia

Estructura: BIN.A.OCT(Número; Caracteres) En Número pondremos el valor en base 10 que deseemos convertir en Octal. Puedes introducir un número, o una celda en la que se encuentre un valor en formato decimal. En Caracteres deberás introducir el número de caracteres que quieras que se muestre. Excel introducirá tantos ceros a la izquierda como sea necesario como para llegar al número de caracteres que deseas ver.

Ejemplo: En la celda [A1] escribe el valor 1001. En la celda [A2] escribe la función =BIN.A.OCT(A1;5). Esta función como resultado nos devolverá el valor 00011.

Error: Esta celda nos devolverá #¡NUM! si el valor que introducimos es negativo o no es un valor Binario.

bin.a.hex

2008-12-10T16:59:00.000-08:00

Esta función nos convierte un número Binario a Hexadecimal.

El sistema de numeración Hexadecimal se basa en 16 dígitos. El sistema Decimal que utilizamos normalmente sólo consta de 10 dígitos con lo que tenemos que utilizar letras de la A a la F para así conseguir poder trabajar con 16 dígitos.

Más información de Sistema Binario en Wikipedia
Más información de Sistema Hexadecimal en Wikipedia

Estructura: BIN.A.HEX(Número; Caracteres) En Número pondremos el valor en base 10 que deseemos convertir en Hexadecimal. Puedes introducir un número, o una celda en la que se encuentre un valor en formato decimal. En Caracteres deberás introducir el número de caracteres que quieras que se muestre. Excel introducirá tantos ceros a la izquierda como sea necesario como para llegar al número de caracteres que deseas ver.

Ejemplo: En la celda [A1] escribe el valor 11111011. En la celda [A2] escribe la función =BIN.A.HEX(A1;5). Esta función como resultado nos devolverá el valor 000FB.

Error: Esta celda nos devolverá #¡NUM! si el valor que introducimos es negativo o no es un valor Binario.

bin.a.dec

2008-12-10T16:58:00.000-08:00

Esta función nos convierte un número Binario a Decimal.

Más información de Sistema Binario en Wikipedia

Estructura: BIN.A.DEC(Número) En Número pondremos el valor en base 10 que deseemos convertir en Decimal. Puedes introducir un número, o una celda en la que se encuentre un valor en formato decimal.

Ejemplo: En la celda [A1] escribe el valor 10010. En la celda [A2] escribe la función =BIN.A.DEC(A1). Esta función como resultado nos devolverá el número 18.

Error: Esta celda nos devolverá #¡NUM! Si el valor que introducimos dentro de la función no es un valor Binario.

Aleatorio.entre

2008-12-10T16:15:00.000-08:00

Utilizando esta función podremos obtener un número aleatorio entero entre dos números que especifiquemos.

Es importante hacer notar que cada vez que se calcula la hoja de cálculo se devuelve un número nuevo. El recálculo de la hoja se hace cada vez que introducimos un cambio en la hoja lo que obliga a realizar los cálculos nuevamente o cada vez que pulsamos la tecla F9.

Estructura: ALEATORIO.ENTRE(Valor inferior; Valor superior)

El valor inferior será el valor del mínimo que podrá conseguir nuestro número aleatorio y el valor superior será el máximo que podremos obtener.

Ejemplo: en la celda A1 escribiremos el valor mínimo y en la celda A2 el valor máximo para el intervalo en el que buscaremos un número aleatorio. Es importante saber que los dos números tanto el máximo como el mínimo pueden aparecer en el resultado.

En la celda A3 escribe la siguiente función =ALEATORIO.ENTRE(A1;A2) al realizar el cálculo de nuestra hoja aparecerá un número al azar entre el 1 y el 10, ambos incluidos. La función también la puedes hacer =ALEATORIO.ENTRE(1;10) pero al utilizar celdas es mucho más fácil modificar los valores para obtener resultados diferentes.

Crear botones en la barra de herramientas personalizada

2008-12-07T09:06:00.000-08:00

En la lección anterior hemos visto cómo crear una barra de herramientas personalizada para colocar nuestros botones, los cuales ejecutarán una macro.

En esta lección veremos cómo crear estos botones.

5.- Dentro de la ventana Personalizar deberemos activar la pestaña: Comandos.

6.- En la lista de Categorías deberíamos hacer un clic sobre: Macros.

En la parte derecha de esta misma ventana aparecerán dos opciones: Personalizar elemento de menú y Personalizar botón, en esta ocasión utilizaremos la segunda de las opciones.

7.- Deberemos hacer un clic sobre la opción Personalizar botón para seleccionarla.

8.- Seguidamente deberemos desplazar este botón a la nueva barra de herramientas que hemos creado. Para ello simplemente deberemos situarnos encima, pulsaremos el botón izquierdo del ratón y mientras lo tenemos pulsado nos desplazaremos hasta situarnos encima de la barra de herramientas que hemos creado anteriormente.

9.- Una vez situado el cursor dentro de la barra de herramientas soltaremos el botón.

Podremos ver como dentro de la barra: Mis macros aparece el botón que hemos arrastrado.

Ahora que ya tenemos creado el botón en nuestra barra de herramientas, vamos a personalizarlo para que cumpla con su función.

Observa como en la ventana actual está activado el botón: Modificar selección.

10.- Pulsa este botón, desplázate hasta la opción: Cambiar imagen del botón.

11.- De la lista, selecciona el icono que más te guste.

Observa cómo la imagen del botón de nuestra barra de herramientas ha cambiado.

12.- Pulsa nuevamente el botón: Modificar selección.

Ahora lo que cambiaremos es el texto que aparecerá en el momento en el que pongamos el ratón encima de este botón, así de esta forma siempre podremos recordar que función hace dicho botón.

13.- Selecciona la opción Nombre: y escribe: Repetir con informe.

En la siguiente lección asignaremos la macro a este botón.

Barra de herramientas personalizada

2008-12-07T09:05:00.000-08:00

Hasta esta lección hemos visto cómo copiar, guardar y poner en funcionamiento una macro utilizando el menú de herramientas Herramientas - Macro.

En muchas ocasiones puede ser que tengamos una macro la cual necesitemos poner en funcionamiento muchas veces con lo que el hecho de abrir el menú y buscar dicha macro nos puede ser un poco engorroso.

En esta lección vamos a ver una forma de crear una nueva barra de herramientas en la que pondremos un botón para que al pulsarlo se ponga en funcionamiento la macro.

Explicaremos los pasos necesarios para conseguir esto.

Crear una barra de herramientas nueva

1.- Abrir el menú Ver - Barras de herramientas y seleccionar la opción: Personalizar.

A continuación aparecerá una nueva ventana llamada: Personalizar.

2.- De esta ventana pulsar sobre el botón: Nueva...

Nos aparecerá una ventana llamada: Nueva barra de herramientas en la que deberemos especificar el nombre que le deseamos dar a nuestra barra para poderla diferenciar del resto.

3.- Para nuestro ejemplo podríamos poner como nombre: Mis macros.

4.- A continuación pulsar Aceptar.

Podremos observar como en la lista de barras de herramientas disponibles aparece el nombre que acabamos de poner. A la derecha del nombre aparecerá una indicación conforme esta barra está visible. Si no la ves puedes mover la ventana Personalizar.

Ahora ya tenemos nuestra nueva barra de herramientas creada. En la siguiente lección aprenderemos cómo podemos crear un botón dentro de esta barra para que al pulsarlo se ejecute una de nuestras macros.

Macro Comparación entre columnas - Explicación primeros pasos

2008-12-07T08:58:00.000-08:00

En esta lección realizaremos la explicación paso a paso de la macro que hemos escrito anteriormente para la comparación entre dos columnas.

Línea 2: con esta instrucción nos situamos en la primera celda de la columna B para empezar a buscar los datos que deseamos borrar.

Línea 3: creamos una variable llamada Posición para controlar en que fila nos encontramos de la segunda columna

Línea 4: aquí creamos un bucle que se repetirá hasta que no se terminen los elementos a buscar.

Línea 5: creamos una variable llamada valorcomparacion con la que trabajaremos para ir comparando los elementos de la primera y segunda columna. El valor de la celda en la que nos encontramos en la columna B, pasa a estar en la variable valorcomparacion.

Línea 6: cambiamos a la columna A para iniciar el proceso de comparación.

Línea 7: creamos una nueva variable llamada Salir con la que controlaremos si debemos salir del bucle o no. Solamente saldremos en el momento en el que se encuentre un elemento que está en la segunda y primera columna.

Línea 8: aquí iniciamos un bucle que se repetirá hasta que se llegue al final de la primera columna, (caso que se dará cuando no existan elementos comunes) o hasta que se encuentre un elemento común, (esto nos lo indicará la variable Salir).

Línea 9: en esta línea preguntaremos si la celda en la que nos encontramos (primera columna) es igual que el valor que tenemos dentro de la variable: valorcomparacion.

Línea 10: si se ha producido la coincidencia de elementos procedemos a preguntar si realmente deseamos borrar este elemento.

Línea 11: miramos si la respuesta del usuario ha sido afirmativa.

Seguiremos la explicación paso a paso en la siguiente lección.

Macro - Comparación entre columnas

2008-12-04T20:12:00.000-08:00

En las lecciones anteriores hemos visto como eliminar elementos repetidos existentes en una misma fila. En este ejemplo realizaremos comparaciones entre diferentes columnas, eliminando de la primera los elementos que existan en la segunda.

En la primera columna están todos los elementos que forman parte de la lista y en la segunda columna se van colocando los elementos que se desean buscar para eliminar de la primera.

A continuación escribiremos la macro completa y después explicaremos que realiza cada una de las líneas. El número que aparece al principio de cada una de las líneas nos servirá como guía en la explicación, no debes copiarlos en el Editor.

1 Sub Repetidos()

2 Range("B1").Select

3 Posicion = 1

4 While ActiveCell.Value <> ""

5 valorcomparacion = ActiveCell.Value

6 Range("a1").Select

7 Salir = "no"

8 While ActiveCell.Value <> "" And Salir = "no"

9 If ActiveCell.Value = valorcomparacion Then

10 respuesta = MsgBox("¿Deseas borrar esta entrada?", 4, "¡¡Encontrado!!")

11 If respuesta = vbYes Then

12 Selection.Delete Shift:=xlUp

13 End If

14 Salir = "si"

15 Else

16 ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

17 End If

18 Wend

19 Posicion = Posicion + 1

20 Range("b1").Select

21 ActiveCell.Offset(Posicion - 1, 0).Range("a1").Select

22 Wend

23 End Sub

Antes de realizar la explicación tenemos que dejar muy claro que la columna A, será donde tenemos todos los datos de nuestra lista y la columna B, los datos que deseamos buscar y eliminar de la primera columna.

Elementos repetidos en lista con registro

2008-12-04T20:07:00.000-08:00

En esta lección seguiremos con la creación de macros que nos servirán para eliminar elementos repetidos de una lista.

Eliminar elementos repetidos en una lista y realizar un registro: en la primera macro que hemos mostrado en esta página eliminamos todos los elementos que aparecen repetidos dentro de una lista quedando uno solo de todos los elementos repetidos. Según para qué realizásemos este proceso nos podría interesar llevar un control de la cantidad de elementos que estaban repetidos, por esto sería conveniente crear en una hoja nueva, un registro de cual es el elemento repetido y el número de veces que aparecía dentro de la lista.

La macro siguiente necesita que los elementos estén ordenados en una primera hoja y que la segunda hoja esté vacía, ya que será aquí donde se realizará el registro de los elementos repetidos.

Sub EliminarRepetidosYRegistro()

contador = 1

valor = ActiveCell.Value

ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

While ActiveCell.Value <> ""

If ActiveCell.Value = valor Then

ActiveSheet.Next.Select

If ActiveCell.Value <> valor Then

ActiveCell.Offset(1, 0).Range("a1").Select

ActiveCell.Value = valor

End If

ActiveSheet.Previous.Select

Selection.Delete Shift:=xlUp

contador = contador + 1

Else

If contador <> 1 Then

ActiveSheet.Next.Select

ActiveCell.Offset(0, 1).Range("a1").Select

ActiveCell.Value = contador

ActiveCell.Offset(0, -1).Range("a1").Select

ActiveSheet.Previous.Select

End If

contador = 1

valor = ActiveCell.Value

ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

End If

Wend

If contador <> 1 Then

ActiveSheet.Next.Select

ActiveCell.Offset(0, 1).Range("a1").Select

ActiveCell.Value = contador

ActiveCell.Offset(0, -1).Range("a1").Select

ActiveSheet.Previous.Select

End If

End Sub

Elementos repetidos

2008-12-03T21:26:00.000-08:00

En lecciones anteriores hemos visto cómo movernos por una lista y cómo eliminar algunos de ellos según nos conviniera.

Ahora vamos a ver cómo podríamos utilizar estas dos cosas vistas en lecciones anteriores para poder eliminar elementos repetidos de una lista.

Eliminar elementos repetidos en una lista: vamos a realizar una macro la cual nos vayamos desplazando por una lista, hasta encontrar un elemento vacío e ir comprobando si un elemento es igual al anterior, si esto es así lo eliminaremos y "subiremos" un lugar la lista para que así no existan lugares vacíos en la lista

El único requisito que hay que cumplir para realizar esta macro es que la lista debe estar completamente ordenada.

Sub EliminarRepetidos()

contador = 0

valor = ActiveCell.Value

ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

While ActiveCell.Value <> ""

If ActiveCell.Value = valor Then

Selection.Delete Shift:=xlUp

contador = contador + 1

Else

valor = ActiveCell.Value

ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

End If

Wend

Respuesta = MsgBox("Se han encontrado " & contador & " elementos repetidos", 1, "Número de repetidos")

End Sub

En esta macro estamos utilizando una variable llamada contador la cual nos servirá para contabilizar el número de elementos repetidos que encontramos en la lista. Este valor lo mostramos al finalizar la macro.

Movernos por un libro realizando una acción

2008-12-03T21:22:00.000-08:00

En esta lección continuaremos con las macros que nos permiten movernos por nuestro documento.

Buscar una entrada en una lista y borrar toda la fila: vamos a imaginar que tenemos una tabla de datos en la cual nos interesa buscar un elemento determinado y borrar todos los datos que hay en la misma fila. Pongamos el caso que tenemos una tabla con nombre, población y teléfono y deseamos buscar todos los datos de una población determinada y borrar el nombre y la población Para hacer la búsqueda deberemos situarnos en la fila que se encuentra la población.

Sub BorrarFilas()

While ActiveCell.Value <> ""

If ActiveCell.Value <> "Barcelona" Then

ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

Else

Selection.EntireRow.Delete

End If

Wend

End Sub

Es importante hacer notar que si ejecutamos esta Macro no se podrá deshacer el borrado de las filas que se han eliminado con la Macro.

Buscar el final de una lista con espacios en blanco dentro de ella: imaginemos que tenemos una lista de datos dentro de la que hay espacios en blanco, como mucho un espacio en blanco entre dato y dato. Si utilizásemos la primera macro que hemos creado esta interpretaría como final de la lista el primer espacio en blanco que encontrara. Realizaremos una macro que interpretará el final de la lista cuando encuentre 2 espacios en blanco seguidos.

Sub FinalListaEspecial()

Salir = "No"

While Salir = "No"

While ActiveCell.Value <> ""

ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

Wend

ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

If ActiveCell.Value <> "" Then

Salir = "No"

Else

Salir = "Si"

End If

Wend

End Sub

Movernos por un libro

2008-11-27T19:35:00.001-08:00

En esta lección veremos algunas macros que nos permitirán mover por las celdas que contiene un libro. Es recomendable trabajar con libros que contengan datos para así poder ver el efecto que la macro hace sobre la hoja.

Buscar el final de una lista: podemos utilizar esta Macro para podernos situar al final de una lista de elementos. Interpretaremos que el final de la misma está en el momento en el que encontramos una celda vacía.

Sub Final()

While ActiveCell.Value <> ""

ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

Wend

End Sub

Deberemos observar que con esta Macro siempre queda activada la primera celda que está en blanco después de toda la lista.

Buscar el final de una lista y situarnos en la última entrada: esta Macro es exactamente igual que la anterior pero con la única diferencia que la celda activada es la última entrada de la lista.

Sub FinalLista()

While ActiveCell.Value <> ""

ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

Wend

ActiveCell.Offset(-1, 0).Range("A1").Select

End Sub

En esta Macro se realiza el bucle hasta que se encuentra la celda vacía y después subimos una posición para situarnos en la última entrada de la tabla.

Macros con libros

2008-11-27T19:34:00.000-08:00

A partir de este momento vamos a ver pequeñas macros que realizan tareas muy concretas. Para poder ver cómo funcionan simplemente tienes que copiarlas en nuestro Editor de Visual Basic, según vimos en la primera lección y después ejecutarla, según vimos en la segunda.

Vamos a ver tres Macros que trabajarán directamente con libros. Con ellas podremos abrir un libro existente, activar un libro y por último crear un libro nuevo.

Abrir un libro existente: para abrir un libro utilizaremos la siguiente Macro.

Sub AbrirLibro()

Workbooks.Open ("C:\Mis documentos\Ejemplo.xls")

End Sub

Observa cómo entre paréntesis y comillas dobles hemos escrito el camino y el nombre del archivo que deseamos abrir. Este archivo debe existir, si no fuera así esta Macro nos daría error.

Activar un libro ya abierto: con esta Macro podemos cambiar el libro activo. Es muy importante que el libro ya esté abierto, si no fuera así, la Macro daría error.

Sub ACtivarLibro()

Workbooks("Ejemplo.xls").Activate

End Sub

Observa como en esta Macro no indicamos el camino donde se encuentra el archivo, no hace falta ya que este debe estar abierto.

Crear un libro nuevo: con la siguiente Macro podremos crear un libro nuevo. Esta Macro es exactamente igual que si activásemos la opción Archivo - Nuevo.

Sub NuevoLibro()

Workbooks.Add

End Sub

Si modificásemos este libro después Excel nos preguntaría si deseamos guardar los cambios.

Los nombres de las Macros no tienen porqué ser necesariamente los mismos que hemos puesto nosotros.

Cómo escribir una macro utilizando el Editor de Visual Basic

2008-11-27T19:19:00.000-08:00

Las macros que vamos a ver a lo largo de este curso las vamos a ir programando directamente con el Editor de Visual Basic que viene incorporado con el mismo Excel.

Para ponerlo en funcionamiento deberemos realizar los siguientes pasos:

1.- Dentro del menú Herramientas - Macro deberemos escoger la opción: Editor de Visual Basic.

Una vez seleccionada se abrirá una nueva ventana con dos ventanas acopladas a la izquierda. La superior es la ventana que llamamos: de Proyecto y la inferior la de Propiedades. En la primera aparecerán los elementos que forman parte de cada Proyecto (grupo de macros y hojas de Excel) y la segunda son las propiedades de los objetos que se pueden incorporar a nuestras macros. Más adelante veremos como se utilizan estas dos ventanas y todas sus características.

Vamos a prepararnos para poder escribir nuestra primera macro

2.- Escoge la opción Módulo del menú Insertar.

Observa como en la ventana superior aparece nos aparece una nueva carpeta llamada Módulos y en su interior un nuevo elemento llamado Módulo1. Dentro de este módulo será donde guardemos las macros que creemos.

También podrás ver como la parte derecha de la ventana ahora es completamente blanca. Aquí es donde podemos escribir las instrucciones que formarán parte de nuestra Macro.

Vamos a crear una Macro y esta nos servirá de ejemplo para ver como se deben escribir.

Crearemos una Macro muy sencilla la cual nos servirá para que la página activa pase a ser la segunda.

3.- En la página en blanco de la derecha escribe lo siguiente:

Sub Cambiardehoja()

Worksheets(2).Activate

End Sub

El comando Sub indica el principio de la Macro, mientras que End Sub marca el final de esta. A continuación del comando Sub hemos puesto el nombre que deseamos dar a nuestra Macro. Observa como después del nombre aparece un paréntesis que se cierra y otro que se abre.

Entre el principio y el final de la Macro escribimos las instrucciones que deseamos se realicen en esta Macro.

Si deseamos guardar la Macro simplemente deberemos guardar el libro activo con el nombre que deseamos. Ambos elementos se guardarán juntos.

En la siguiente lección veremos como podemos poner en funcionamiento una Macro creada por nosotros.

Calendario de Pagos

2008-11-26T12:16:00.001-08:00

En este capitulo haremos un "Calendario de Pagos", por el Sistema Francés, el caso es el siguiente:

Juan Quiroga, solicito un préstamo por la suma de $5000, con un interés del 30% anual en 10 cuotas. Juan quiere un calendario de pagos para llevar un control de sus amortizaciones.

	A	B	C	D	E
1	Datos
2	Préstamo (Va)	5000
3	Interés (Tasa)	30%
4	Plazo (Nper)	10
5	Cuota	=PAGO(B3/12;B4;B2)
6	Nº de Cuota	Interés	Amortización	Cuota	Saldo
7	=SI(B4>=1;1;"")	=PAGOINT($B$3/12;A7;$B$4;$B$2)	=PAGOPRIN($B$3/12;A7;$B$4;$B$2)	=SUMA(B7:C7)	=B2+C7
8	=SI(A7<$B$4;A7+1;"")	-114	-457	-571	=E7+C8
9	3	-102	-469	-571	3627
10	4	-91	-481	-571	3147
11	5	-79	-493	-571	2654
12	6	-66	-505	-571	2149
13	7	-54	-518	-571	1632
11	8	-41	-531	-571	1101
14	9	-28	-544	-571	557
15	10	-14	-557	-571	-0

Como pueden observar aquí usamos la función lógica "SI" y todas las funciones que ya hemos visto a lo largo del curso.

También tenemos los sujetadores (Ej. $A$7) que sirven para "sujetar" los datos constantes, ya que al copiar algunas formulas los datos se mueven y crean errores, hay radica la importancia de los sujetadores.

Amortización por el Sistema Americano

2008-11-26T10:53:00.000-08:00

En la Amortización por el Sistema Americano los intereses son constantes y pago del capital único (en la ultima cuota), por lo que, las cuotas varia solo en la ultima

Ej.

Cuota Nº	Interés	Amortización	Cuota
1	50		50
2	50		50
3	50		50
4	50		50
5	50	1000	1050

Caso Práctico

Ana López solicita un préstamo del Banco de la República de Luque, el monto es de $1000, le informan que el interés será de 36% anual y en 4 cuotas iguales (Sistema Alemán), cual es el monto de la cuota?

	A	B	C	D	E
1	Préstamo (Va)	1000
2	Interés (Tasa)	36%
3	Plazo (Nper)	4
4
5	Cuota Nº	Interés	Amortización	Cuota	Saldo
6	1	=B1*(B2/12)	0	30	1000
7	2	30	0	30	1000
8	3	30	0	30	1000
9	4	30	1000	1030	0

Como veras el interés es anual, por lo tanto dividimos entre 12, este Sistema no termina aquí.

Por convenio entre las partes (Banco-Cliente) el cliente puede depositar en una cuenta de ahorro algún monto para que al momento de la cancelación de la deuda no sea tan forzosa la cuota final, por ese ahorro el cliente recibe también un interés, que por razón obvias, nunca va a ser igual que al que él paga por el dinero prestado.

O sea que, al momento de cancelar la deuda, el cliente amortiza su préstamo con el ahorro que realizo en el banco, más los intereses que este genero y si este ahorro no es suficiente tendrá completar el faltante.

Amortización por el Sistema Alemán

2008-11-25T22:03:00.000-08:00

En la Amortización por el Sistema Alemán los intereses son decrecientes sobre saldo y pago del capital constante (igual desde la primera hasta la ultima cuota), por lo que, las cuotas varían en forma decreciente

Ej.

Cuota Nº	Interés	Amortización	Cuota
1	50	50	100
2	40	50	90
3	30	50	80
4	20	50	70
5	10	50	60

Caso Práctico

Pedro Rios solicita un préstamo del Banco de la República de Luque, el monto es de $1000, le informan que el interés será de 36% anual y en 4 cuotas iguales (Sistema Alemán), cual es el monto de la cuota?

	A	B
1	Préstamo (Va)	1000
2	Interés (Tasa)	36%
3	Plazo (Nper)	4
4	Interés	=B1*(B2/12)
5	Capital	=1000/B3
6	Cuota	=B4+B5

Si procediste correctamente:

El interés es 30

El Capital es 250

El Monto de la Cuota es 280

Como veras la tasa de interés la volvimos a dividir entre 12, por lo que el anual.

Para el calculo de la segunda cuota debemos restas la amortización de 250 de la primera y así obtendremos el interés que seguro va a ser mas bajo que el primero

	A	B
1	Préstamo (Va)	=1000-250
2	Interés (Tasa)	36%
3	Plazo (Nper)	4
4	Interés	=B1*(B2/12)
5	Capital	=1000/B3
6	Cuota	=B4+B5

Si procediste correctamente:

El interés es 22,50

El Capital es 250

El Monto de la Cuota es 272,50

Y así sucesivamente hasta cancelar el préstamo.

Amortizaciones por el Sistema Francés

2008-11-25T21:55:00.000-08:00

En la Amortización por el Sistema Francés los intereses son decrecientes y pago del capital es creciente, pero manteniendo las cuotas constante.

Ej.

Cuota Nº	Interés	Amortización	Cuota
1	80	20	100
2	70	30	100
3	60	40	100
4	50	50	100
5	40	60	100

Caso Práctico

Juan González solicita un préstamo del Banco Real de Luque, el monto es de $1000, le informan que el interés será de 36% anual y en 4 cuotas iguales (Sistema Francés), cual es el monto de la cuota?

	A	B
1	Préstamo (Va)	1000
2	Interés (Tasa)	36%
3	Plazo (Nper)	4
4	Cuota	=PAGO(B2/12;B3;B1)

Si procediste correctamente el resultado es -269,03.

Es negativo por que el monto del préstamo es positivo y por lo tanto al ir pagado hay que restar del mismo. Y B2 que es el interés porque se divide entre 12, es por que el interés es anual, si es semestral hay que dividirlo entre 2, cuatrimestral entre 3 y bimestral entre 6.

Pero como saber cuanto de interés y cuanto de capital estamos pagando?

Para realizar este calculo primero tienes que hacer Click en Herramientas, Click en Complementos, marcas la opción Herramientas para Análisis y Click en Aceptar.

Ahora podemos calcular cuanto es interés de la cuota.

	A	B
1	Préstamo (Va)	1000
2	Interés (Tasa)	36%
3	Plazo (Nper)	4
4	Cuota	-269,03
5	Numero de Cuota (periodo)	1
6	Interés de la Cuota	=PAGOINT(B2/12;B5;B3;B1)

Si procediste correctamente el resultado es -30,00

Acuérdate siempre el interés es divido 12, por que el anual. Ahora puedes cambiar el "Numero de Cuota" con lo que cambiara el monto del "Interés de la Cuota" ya que en el Sistema Francés las cuotas decrecen.

Calculemos cuanto amortizamos el capital

	A	B
1	Préstamo (Va)	1000
2	Interés (Tasa)	36%
3	Plazo (Nper)	4
4	Cuota	-269,03
5	Numero de Cuota (periodo)	1
6	Interés de la Cuota	-30,00
7	Capital de la Cuota	=PAGOPRIN(B2/12;B5;B3;B1)

Si procediste correctamente el resultado es -239,03

Por lo que la suma del capital + interés = 269,03 que es el monto de la cuota constante.

Funciones útiles

2008-11-24T14:21:00.000-08:00

Para iniciarse en el área financiera de Excel, se tiene que tener cierto conocimiento básicos sobre algunas funciones matemáticas, lógicas y de Búsquedas y referencias.

Entre las matemáticas esta la conocida función =Suma(desde:hasta), esta es una de las más utilizadas e incluso existe un icono de Autosuma, esta permite realizar como su nombre lo dice suma automática, solo debemos posicionarnos en la celda que deseamos lleve el resultado de la suma y hacer doble Click sobre el icono.

La función lógica que utilizaremos a lo largo del curso es la función =SI, esta actúa de la siguiente manera:

=si(prueba lógico - comprueba si esta se cumple la condición - ejemplo: 2>3; si esto es cierto entonces dar` VERDADERO; sino dará FALSO)

Ejemplo, en

A1 escribimos el 2

B1 escribimos el 3

C1, escribimos la función =si(a1>b1;"Bien";"Que mal")

El resultado será Que mal, ya que 2 no es mayor que 3

Si cambiamos el valor de la celda A1, por una mayor a 3, ej. 4 o 9, cambiara el resultado, y dirá Bien.

La función de Búsqueda que también usaremos mas adelante en los próximos capítulos es BUSCARV, esta función busca el valor de una celda dada, en una base de datos, para lo cual tenemos que indicarle la columna en la que esta el dato que queremos, si este dato queremos exacto debemos usar un ordenador, que en este caso será la palabra FALSO, si solo queremos un dato aproximado usaremos la palabra VERDADERO.

Para usar la función BUSCARV, debemos tener una base de datos que tiene que tener un primera columna de código numérico y de ser posible en una hoja separada. Ej.

En la Hoja1, tenemos la siguiente Base de Datos de Empleados

	A	B	C	D
1	Código	Nombre	Apellido	Edad
2	1000	ANA	LOPEZ	32
3	1001	JOSE	ROA	33
5	1002	PEDRO	TORRES	20
6	1003	MARIA	RIOS	18
7	1004	LUIS	ROJAS	35
8	1010	ANGEL	GOMEZ	22

En la Hoja2 escribiremos la función BUSCARV, para buscar un "nombre" en nuestra base de datos, pero primero te explicare como funciona:

Escribimos =BUSCARV abrimos paréntesis (indicamos la celda en la cuan esta el código que vamos a buscar, luego un punto y coma (;) técnicamente llamado separador de lista. Después del ; indicamos donde esta la base de datos, otro ; e indicamos el numero de columna en la cual esta el dato que queremos estirar y para culminar otro; y escribimos la palabra FALSO y cerramos el paréntesis.)

	A	B	C
1	Código	Nombre	Apellido
2	1001	=BUSCARV(A2;Hoja1!$A$1:$D$8;2;FALSO)
3

Como vez en la celda A2 esta el código de la persona que queremos obtener su nombre.

En la celda B2 escribimos el nombre de la función siempre precedida por el signo "=" luego, abrimos paréntesis e indicamos la celda (A2)que contiene el valor a buscar; marcamos la solapa de la Hoja1, marcamos toda la base de datos, presionamos la tecla F4 para poner los sujetadores; indicamos que nuestro dato "nombre" esta en la columna "2"; escribimos el ordenador "FALSO" y cerramos paréntesis.

Si realizamos bien el procedimiento deberá aparecer el nombre JOSE.

Estas funciones que vimos en este capitulo, las utilizaremos a lo largo de nuestro curso.

Ejemplo varias funciones simultaneas

2008-11-24T14:05:00.000-08:00

En España desde hace un tiempo se modificó el DNI, número que nos identifica a cada uno de nosotros por el NIF. Este nuevo número incorpora una letra la cual sirve para identificar que el número es correcto y corresponde a la relación número y letra.

Para conseguir la letra del NIF a partir del DNI, simplemente se tiene que realizar un cálculo matemático y conseguir la letra de una lista de valores utilizando el número conseguido del cálculo como índice.

Para esta práctica solamente necesitaremos que el usuario escriba su DNI en una celda, por ejemplo la C5, y calcularemos la letra n la C7.

En un principio nos interesa obtener a partir del número de DNI un índice que nos marcará la posición de una lista de letras. Este índice lo obtendremos con el Residuo del número del DNI entre 23. Según el número obtenido nos situaremos en la posición de la tabla para obtener la letra del NIF.

La función con la que trabajaremos será la siguiente: =ELEGIR(RESIDUO(C5;23)+1;"T";"R";"W";"A";"G";"M";"Y";"F";"P";"D";"X";"B";"N"; "J";"Z";"S";"Q";"V";"H";"L";"C";"K";"E")

La función residuo nos dará el resto de dividir el DNI por 23. A este resultado le sumamos 1, ya que uno de los valores resultados que podremos obtener sería 0 y la función Elegir empieza a contar el primer registro en la posición 1.

De esta forma la función elegir, nos devolverá una letra la cual nos indica el índice según el residuo.

En estas dos últimas lecciones hemos visto como trabajar con funciones dentro de funciones. Observa la importancia de los paréntesis para trabajar con ellas y también la existencia de las separaciones entre argumentos.

Ejemplo de funciones Tiempo Internet

2008-11-23T16:49:00.000-08:00

Vamos a realizar una pequeña práctica con la que podremos ver como trabajar con varias funciones dentro de la misma celda.

En esta práctica vamos a calcular, lo que desde un tiempo se está llamando "Tiempo Internet". El Tiempo Internet es una idea de la empresa Swatch la cual quiere convertir el día en una división de 1000 .beats, en lugar de utilizar horas, minutos y segundos. De esta forma el día empieza en el .beat 000 y termina en el 1000. A estos números se el antepone el signo @.

Veamos como podemos calcular el momento en el que nos encontramos en un .beat con una pequeña función en Excel.

Para empezar tenemos que tener presente y realizando una simple regla de tres que 1 Swatch .beat equivale a 1 minuto y 26,4 segundos, lo que es igual a 86,4 segundos.

En la celda C9 introduciremos la función =AHORA() la cual nos devolverá la hora actual del sistema. En la celda D9 introduciremos la función ="@"&ENTERO((HORA(C9)*60*60+MINUTO(C9)*60)/86,4)

Veamos la explicación de esta función. Partiendo de la hora actual, lo que nos interesa es pasar este momento a segundos. Para ello sólo tendremos que pasar las horas y los minutos a segundos, simplemente deberemos multiplicar las horas por 120 y los minutos por 60.

Para conseguir la hora de la función AHORA(), tendremos que utilizar la función HORA() y dentro del argumento de esta pondremos la celda C9, donde está la hora actual del sistema.

Para conseguir los minutos utilizaremos la función MINUTO() y dentro del argumento pondremos la celda C9.

Una vez tenemos pasad la hora actual a segundos , simplemente tendremos que dividir por 86,4 y quedarnos con el número entero. Para ello utilizaremos la función ENTERO().

Para terminar de redondear la función y tener la presentación correcta de lo que es el Tiempo Internet tendremos que hacer que delante del número aparezca el signo @, para ello escribiremos @ entre comillas y a continuación el sigo de unión o concatenación &.

Redondear.mas - Truncar

2008-11-23T16:05:00.000-08:00

Redondear.mas

Esta función redondea un valor con una cantidad de números decimales, pero siempre al alza.

Estructura: REDONDEAR.MAS(Valor; Número decimales)

Ejemplo: Pongamos el mismo ejemplo: =REDONDEAR(4,6365;2) en este caso como resultado tendremos un valor con 2 decimales, pero redondeado hacía arriba: 4,64

Truncar
Con esta función convertiremos un número decimal a uno entero quitando los números decimales. También podemos ver una cantidad de decimales que deseemos, pero en ningún momento redondea, simplemente recorta.

Estructura: TRUNCAR(Valor; Número decimales)

Ejemplo: Si escribimos la función =TRUNCAR(4,56) obtendremos como resultado: 4. Si tenemos la función =TRUNCAR(4,56;1), obtendremos como resultado 4,5 observa que no se ha producido ningún tipo de redondeo.

Aleatorio - Redondear - Redondear.menos

2008-11-22T12:39:00.000-08:00

Aleatorio

Utilizando esta función nos devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.

Estructura: ALEATORIO()

Ejemplo: Si deseamos encontrar un valor aleatorio entre 1 y 10, deberemos escribir esta función: =ENTERO(ALEATORIO()*10)+1. Tenemos que tener en cuenta que la función aleatorio sólo nos encuentra valores decimales entre el 0 y el 1. Si lo multiplicamos por 10, de esta forma podremos tener valores entre el 0 y el 9, al sumarle uno obtendremos valores entre el 1 y el 10. Para quitar los decimales utilizamos la función Entero.

Redondear
Nos devuelve un número con una cantidad de decimales que nosotros le indiquemos. Este valor estará redondeado.

Estructura: REDONDEAR(Valor; Número decimales)

Ejemplo: Si escribimos esta función: =REDONDEAR(4,6365;2) obtendremos como resultado: 4,64. Observa que el tercer seis ha hecho redondear el 3 a un 4. Es importante hacer notar que esta función recorta decimales y a la vez redondea.

Redondear.menos
Esta función realiza el mismo "trabajo" que la función anterior, pero redondea hacia el valor menor, no redondea a la alza.

Estructura: REDONDEAR.MENOS(Valor; Número decimales)

Ejemplo: Pongamos el mismo ejemplo que el caso anterior: =REDONDEAR(4,6365;2) en este caso como resultado también tendremos un valor con 2 decimales, pero esta vez tendremos como resultado: 4,63.

Residuo - Suma - Redondea.impar

2008-11-22T12:30:00.000-08:00

Residuo

Nos permite encontrar el resto de una división.

Estructura: RESIDUO(Número; Divisor)

Ejemplo: si escribimos la función =RESIDUO(12;5) cómo resultado nos dará: 2

Suma
Nos devuelve la suma entre sí de todos los valores que hay dentro de un rango.

Estructura: SUMA(Rango)

Ejemplo: Utilizando esta función nos ahorrariamos por ejemplo hacer la suma de los valores de una columna: A1+A2+A3+A4+A5+A6, ya que podríamos obtener el mismo resultado pero escribiendo la función =SUMA(A1:A6)

Redondea.impar
Con esta función conseguiremos redondear un valor al impar mayor más próximo.

Estructura: REDONDEA.IMPAR(Valor)

Ejemplo: Si introducimos la función =REDONDEA.IMPAR(4) nos devolverá como valor 5. Si también introducimos REDONDEA.PAR(2,2), nos devolverá valor 3.

Redondea.par - Multiplo.inferior - Entero

2008-11-21T11:59:00.000-08:00

Redondea.par

Con esta función conseguiremos redondear un valor al par mayor más próximo.

Estructura: REDONDEA.PAR(Valor)

Ejemplo: Si introducimos la función REDONDEA.PAR(3) nos devolverá como valor 4. Si también introducimos REDONDEA.PAR(2,2), también nos devolverá valor 4, ya que es el valor par más cercano.

Multiplo.inferior
Nos redondea un valor al múltiplo más próximo que le indicamos. En esta función siempre se buscará el múltiplo hacia abajo y siempre a valores enteros.

Estructura: MULTIPLO.INFERIOR(Número; Múltiplo)

Ejemplo: Si deseamos conocer el entero múltiplo de 2 más cercano al 5 deberemos escribir la siguiente función: =MULTIPLO.INFERIOR(5;2), esta nos devolverá un 4.

Entero
Con esta función conseguiremos el número entero inferior más cercano al valor que introducimos en la función.

Estructura: ENTERO(Valor)

Ejemplo: Si escribimos la función =ENTERO(5,4) obtendremos como resultado el valor 5. Es importante hacer notar que cualquier calculo que hagamos con esta formula siempre lo haremos con el valor entero, los decimales no se tendrán en cuenta.

Abs - Multiplo.superior - Contar.si

2008-11-21T11:40:00.000-08:00

Funciones matemáticas y trigonométricas: estas funciones nos permiten trabajar con números realizando operaciones matemáticas que sin las funciones serían complejas de poder realizar.

Abs
Esta función nos devuelve el valor absoluto de una cantidad, dicho de otra forma, nos devuelve el valor sin signo.

Estructura: ABS(Valor)

Ejemplo: La función =ABS(-1) nos devolverá como valor 1. Si operamos con este valor será exactamente igual que si estamos trabajando con un número positivo. Así si realizamos esta operación =ABS(-1)+2 el valor obtenido será 3. La función ABS se utiliza muy frecuentemente con funciones financieras ya que estas por defecto nos devuelven valores negativos.

Multiplo.superior
Nos redondea un valor al múltiplo más próximo que le indicamos. En esta función siempre se buscará el múltiplo hacia arriba y siempre a valores enteros.

Estructura: MULTIPLO.SUPERIOR(Número; Múltiplo)

Ejemplo: Si deseamos conocer el entero múltiplo de 2 más cercano al 5 deberemos escribir la siguiente función: =MULTIPLO.SUPERIOR(5;2), esta nos devolverá un 6.

Contar.si
Esta función nos permitirá contar cuantas celdas diferentes de blanco de un rango cumplen con un criterio determinado.

Estructura: CONTAR.SI(Rango de datos; Criterio o condición)

Ejemplo: Imagina que de una lista de datos en los que aparecen los días de la semana queremos saber cuantos de estos se producen los lunes. Para ello simplemente deberemos introducir la función: =CONTAR.SI(A3:A9;"Lunes") donde se especifica que de la A3 a la A9 tengo todos los datos y en el siguiente argumento lo que deseamos contar si estos datos son Lunes.

Coincidir - Fila - Filas

2008-11-18T23:10:00.000-08:00

Coincidir

Esta función nos devuelve la posición que ocupa un valor determinado dentro de una matriz de datos.

Estructura: COINCIDIR(Valor buscado; Matriz datos)

Ejemplo: Imagina que tenemos una serie de artículos ordenador por el dinero que hemos ganado por su venta. Podría ser nos interesase saber que posición ocupa dentro de la matriz. Tenemos los artículos desde la celda A3 hasta la A200. Queremos poner el código a buscar en la celda A1 y el resultado de la posición que ocupa dentro de la matriz en la A2. De esta forma deberemos escribir la función en la celda A2 de la siguiente forma: =COINCIDIR(A1;A3:A200)

Fila
Esta función simplemente es informativa ya que sólo nos informa el número de fila en la que se encuentra una referencia.

Estructura: FILA(Referencia)

Ejemplo: Si escribimos la función =FILA(D7) nos devolverá como resultado el valor 7.

Filas
Esta función nos devuelve el número de filas que forman parte dentro de una matriz o rango de datos.

Estructura: FILAS(Matriz)

Ejemplo: Si escribimos la función =FILAS(D9:H17), como resultado nos devolverá un 9, ya que hay 9 filas seleccionadas, de la 9 a la 17.

Buscarv - Buscarh

2008-11-17T20:38:00.000-08:00

Buscarv

Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener.

Estructura: BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado)
Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo argumento, de forma vertical el valor que ponemos en el primer argumento. Normalmente esta búsqueda Excel la hace pensando que esta primera columna está ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos que indicárselo para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no está ordenada deberemos escribir Falso en el argumento que hemos llamado Ordenado.

Ejemplo: Vamos a crear una pequeña hoja en la que según el código de un artículo nos devuelva la descripción de este dependiendo de una lista. Para ello primero de todo necesitaremos una tabla de valores. Imaginemos que la introducimos a partir de la celda A5 donde escribiremos el primer código, por ejemplo X-1. En la celda B5 la descripción: Coches. En la celda A6 escribiremos X-2 y en la B6: Camiones... y así todos los valores que querramos.

Lo que desearemos es que el usuario de esta hoja introduzca un código en la celda A1 y automáticamente en la celda A2 aparezca la descripción que depende del código. Para ello solamente tendremos que escribir la función siguiente en la celda A2. =BUSCARV(A1;A5:B8;2;FALSO)

Explicaremos detenidamente los argumentos de esta función para terminar de entender el funcionamiento. En esta función buscamos el valor de la celda A1, dentro de la matriz A5:B8, recuerda que Excel busca primero por la primera columna. Como resultado nos mostrará lo que encuentre en la segunda columna de la fila del valor encontrado.

Buscarh
Esta función realiza lo mismo que la función anterior, pero con la diferencia que busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos devuelve un valor que está dentro de la misma columna del valor encontrado.

Estructura: BUSCARH(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Fila que se desea obtener dato; Ordenado)

Ejemplo: Podemos utilizar el mismo caso que el anterior, simplemente que los códigos que vamos a utilizar deberán estar distribuidos en columnas y las descripciones en la siguiente fila. Así de esta forma podemos utilizar la siguiente función: =BUSCARH(A1;A5:D6;2;FALSO)

Elegir - Columna - Columnas

2008-11-16T18:12:00.000-08:00

Elegir

Con esta función escogeremos un valor de una lista de valores dependiendo de un índice.

Estructura: ELEGIR(Valor del índice; valor 1; valor 2; ...) esta función está limitada a 29 valores.

Ejemplo: En la celda A1 escribiremos una fecha. En la celda A2 utilizaremos la función DIASEM la cual nos devolverá la posición del día de la semana que ocupa la fecha de la celda A1. En la celda A3 queremos que aparezca el día de la semana con su nombre según el número que aparezca en la celda A2. Para ello simplemente escribiremos la siguiente formula: =ELEGIR(B1;"Lunes";"Martes";"Miercoles";"Jueves";"Viernes";"Sábado";"Domingo") Observa que el valor de la celda A2 nos sirve como índice y según el valor que obtenemos la función nos muestra el primer valor, el segundo...

Columna
Esta función simplemente es informativa ya que sólo nos informa el número de columna en la que se encuentra una referencia. Es importante hacer notar que la función no nos devolverá la letra de la columna, si no el número de la columna, así la columna B será la 2 y así sucesivamente.

Estructura: COLUMNA(Referencia)

Ejemplo: Si escribimos la función =Columna(D7) nos devolverá como resultado el valor 4.

Columnas
Esta función nos devuelve el número de columnas que forman parte dentro de una matriz o rango de datos.

Estructura: COLUMNAS(Matriz)

Ejemplo: Si escribimos la función =COLUMNAS(D9:H17), como resultado nos devolverá un 5, ya que hay 5 columnas seleccionadas, D, E, F, G y H.

Si - Y - O

2008-11-16T17:01:00.000-08:00

Funciones lógicas: funciones que nos permiten "preguntar" sobre el valor de otras y actuar según la respuesta obtenida.

SI
La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida.

Estructura: SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso). Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los únicos obligatorios para esta función.

Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de comparación: = para preguntar si dos valores son iguales, > para saber si un valor es mayor que otro, <>= con este podremos conocer si es mayor o igual, <= preguntamos por menor o igual, o si deseamos mirar sin son diferente utilizaremos <>

Ejemplo: Imagina que en la celda A1 escribimos la edad de una persona y en la celda A2 queremos que aparezca el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual o superior a 18, mientras que nos interesará aparezca "Menor de edad" en caso que la edad sea menor de 18. La función que deberíamos escribir sería =SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad") Observa que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la respuesta a la pregunta es Verdadera se realizará el segundo argumento: "Mayor de edad", en cambio si la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: "Menor de edad".

Y
Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función Si. Nos permite realizar en lugar de una pregunta varias. Y sólo se realizará el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean verdaderas.

Estructura: Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

Ejemplo: En la celda A1, introduciremos la edad y en la A2 la estatura de la persona medida en centímetros. En la celda A3 aparecerá el texto "Puede pasar" si la edad es mayor de 16 años y mide más de 150. En el caso que alguna de las dos condiciones no se cumplan, aparecerá el texto "NO puede pasar". =SI(Y(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar") Observa que toda la función Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la función Si.

O
Esta función también se suele utilizar conjuntamente con la función Si. Con ella también podremos realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que está en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, sólo se realizará en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera.

Estructura: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

Ejemplo: Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar si la persona es mayor de 16 años o mide más de 150. De esta manera con que se cumpla una de las dos aparecerá el texto "Puede pasar". El único caso que aparecerá "NO puede pasar", será cuando las dos preguntas no se cumplan. =SI(O(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar")

Contar.Blanco - Esblanco - Eserror - Eslogico

2008-11-12T20:28:00.000-08:00

CONTAR.BLANCO

Esta función nos devolverá la cantidad de celdas en blanco que hay dentro de un rango de celdas.

Estructura: CONTAR.BLANCO(Rango de celdas). El rango de celdas siempre se indica con dos celdas la inicial y la final separadas por dos puntos.

Ejemplo: Si en la celda C6 escribimos =CONTAR.BLANCO(A1:C2), nos contará la cantidad de celdas que hay en blanco en el rango A1:C2, este rango está formado por las celdas A1, B1, C1, A2, B2 y C2.

ESBLANCO
Nos informa si la celda a la que hace referencia esta función está en blanco. Devolverá Verdadero en caso de estar en blanco y Falso en caso de contener algún tipo de valor.

Estructura: ESBLANCO(Celda)

ESERROR
Nos devolverá Verdadero si la celda a la que estamos haciendo referencia es un error y Falso en caso que no lo sea.

Estructura: ESERROR(Celda)

ESLOGICO
Nos devolverá Verdadero en caso que la celda a la que se hace referencia dentro de la función sea un valor lógico y Falso en caso de ser cualquier otro valor. Consideraremos valor lógico a una celda que contenga una función que nos devuelva un valor Verdadero o Falso.

Estructura: ESLOGICO(Celda)

Celda

2008-11-11T20:58:00.001-08:00

Funciones de información: funciones que nos ofrecen información de una celda o rango de celdas.

CELDA
Esta función nos devuelve información sobre el formato, ubicación y contenido de una celda.

Estructura: CELDA(Tipo de información; Celda). A continuación mostraremos los diferentes tipos de información que podemos solicitar y la información que nos devolverá. Es importante hacer notar que el tipo de información siempre deberá ir entre comillas. ""

- "Direccion": nos informará de la referencia de la celda en formato texto, $A$1.

- "Columna": indica la columna en la que se encuentra la celda. Nos devolverá un valor numérico, no el nombre de la columna.

- "Color": nos devolverá un 1 cuando la celda tiene valor para los valores negativos y un 0 en caso contrario.

- "Contenido": devuelve el valor de la celda a la que hacemos referencia.

- "Prefijo": nos devuelve un ' si la celda contiene texto alineado a la izquierda, " si la celda está alineada a la derecha, ^ si el contenido de la celda está centrada, \ si la celda tiene texto con alineación de relleno, por último nos devolverá texto vacío si tiene otro valor.

- "Proteger": con este valor podremos saber si la celda está protegida con lo que nos devolverá un 1 y si no lo está un 0.

- "Fila": indica la fila en la que se encuentra la celda.

- "Tipo": nos devolverá una b si la celda está en blanco, una r si contiene texto, una v si contiene otro valor como por ejemplo un valor numérico.

- "Ancho": nos indica el ancho de la columna en la que se encuentra la celda. Siempre el valor se redondeará al entero más próximo.

- "Formato": con esta opción podremos saber el formato de la celda. Este vendrá representado por unos valores de tipo texto. A continuación pondremos los diferentes valores que nos puede retornar y su significado. G si el formato es Estándar. F0 si tiene formato número sin decimales ni separación de miles. .0 si el formato es separación de miles. F2, sin separador de miles y dos lugares decimales. .2 si utilizamos un formato con separación de miles y dos lugares decimales, si aumentamos los decimales aparecerán el número de decimales de este formato. -M2 formato moneda, con dos decimales con diferenciación de color rojo para valores negativos . -M0 formato moneda, sin decimales y color rojo para valores negativos. P0 formato porcentual sin valores decimales. P2 formato porcentual con dos lugares decimales, el número variará según los lugares decimales que se tengan. D4 formato fecha completa con separaciones utilizando /. D1 formato fecha completa con separaciones utilizando -. D7 hora y minutos con formato a.m y p.m. D6 formato hora, minutos y segundos con a.m y p.m. D9 formato hora y minutos, 24 h. D8 formato hora, minutos y segundos, 24 h.

Ahora - Hoy - Diasem

2008-11-11T20:46:00.000-08:00

AHORA

Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las dos aparecen dentro de la misma celda. Cambiando el formato de la celda podremos hacer que aparezca una u otra según nos interese.

Estructura: AHORA() es importante ver que dentro de esta función no existe ningún tipo de argumento.

Ejemplo: En la celda A1 introduce la función =AHORA(), en el momento de pulsar Intro te aparecerá la fecha y la hora del sistema.

HOY
Esta función nos devuelve la fecha actual del sistema.

Estructura: HOY() esta función tampoco tiene ningún tipo de argumento.

Ejemplo: escribe la función =HOY() en la celda A1 y después de pulsar Intro te aparecerá la fecha del sistema.

DIASEM
Nos devuelve un número del 1 al 7 que indica la posición del día de la semana.

Estructura: DIASEM(Fecha; Rango de fechas) en el rango de fechas podremos introducir el valor 1 si se desea que el primer día de la semana sea domingo, un 2 si el primer día de la semana sea lunes,

Ejemplo: escribe en la celda A1 la fecha: 1/1/2004. Si en la celda A2 introducimos la función =DIASEM(A1;2) aparecerá como resultado un 4. Si escribiéramos la función =DIASEM(A1;1) aparecería un 5.

Dias360 - Hora - Minuto - Segundo

2008-11-06T17:13:00.000-08:00

DIAS360

Nos calcula la diferencia de días que hay entre dos fechas basándose en un año de 360 días, normalmente se utiliza para cálculos financieros.

Estructura: DIAS360(Fecha inicial; Fecha final)

Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha de hoy. En la celda A2 escribe la misma fecha pero pon un año menos. Si en la celda A3 escribimos la función =DIAS360(A2;A1), nos dará como resultado: 360.

HORA
Nos devuelve la hora de una celda con la hora, minutos y segundos

Estructura: HORA(Hora completa)

Ejemplo: En la celda A1 introduce la hora del sistema actual, recuerda que para ello solamente deberás utilizar la combinación de teclas Ctrl + : para que la hora aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =HORA(A1)

MINUTO
Nos devuelve los minutos de una celda con la hora, minutos y segundos

Estructura: MINUTOS(Hora completa)

Ejemplo: En la celda A1 introduce la hora del sistema actual. Para que en la celda A2 aparezcan los minutos deberemos escribir la función =MINUTO(A1)

SEGUNDO
Nos devuelve los segundos de una celda con la hora, minutos y segundos

Estructura: SEGUNDO(Hora completa)

Ejemplo: En la celda A1 introduce la hora del sistema actual, recuerda la abreviación de teclas. Para que en la celda A2 aparezcan los segundos deberemos escribir la función =SEGUNDO(A1)

Fecha - Dia - Mes - Año

2008-11-03T10:56:00.000-08:00

Funciones de fecha y hora: Con estas funciones podremos trabajar con el texto y la hora obteniendo parte de esta información y trabajando con ella de forma muy concreta.

Para poder trabajar con estas funciones queremos recordar que para que en una celda aparezca la fecha de este justo momento podemos utilizar la combinación de teclas: Ctrl + ; Si quieres que aparezca la hora utilizaremos la combinación de teclas: Ctrl + :

FECHA
Nos convierte tres números en formato de DD/MM/AAAA

Estructura: FECHA(Año; Mes; Día). Hay que tener en cuenta que si introducimos un valor que no es correcto lo convierte a uno que si lo es. Así por ejemplo si introducimos como mes el valor 13, en el momento de aceptar la función nos aparecerá un 1.

Ejemplo: Si en una celda introducimos la función: =FECHA(2004;4;25) aparecerá como resultado: 25/04/2004

DIA
Nos devuelve el día de una fecha

Estructura: DIA(Fecha)

Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual, recuerda que para ello solamente deberás utilizar la combinación de teclas Ctrl + ; para que el número del día de esta fecha aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =DIA(A1)

MES
Nos devuelve el día de una fecha

Estructura: MES(Fecha)

Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el número del mes de esta fecha aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =MES(A1)

AÑO
Nos devuelve el año de una fecha

Estructura: AÑO(Fecha)

Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el año de esta fecha aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =AÑO(A1)

Sustituir - Espacios - Mayusc

2008-11-01T22:55:00.000-07:00

SUSTITUIR

Sustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva cadena.

Estructura: SUSTITUIR(Texto original; Parte de texto a sustituir; Nuevo texto)

Ejemplo: Si en la celda A1 ponemos el texto "Funciones de Excel" y queremos que en la celda A2 aparezca "Funciones en Excel" deberemos escribir en la celda A2 la siguiente función: =SUSTITUIR(A1;"de";"en")

ESPACIOS
Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de texto, excepto los que son de separación de palabras.

Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)

Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos escrito el texto: "Funciones de Excel", observa que entre de y Excel hemos dejado muchos espacios en blanco. Si quisiéramos corregir este problema y que no aparecieran estos espacios en la celda A2 tendríamos que poner la función =ESPACIOS(A1) de tal forma que el resultado final será: "Funciones de Excel". Observa que los espacios entre palabras se mantienen.

MAYUSC
Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minúsculas.

Estructura: MAYUSC(Texto)

Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la función =MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado que obtenemos sería: "FUNCIONES DE EXCEL".

Repetir - Derecha - Hallar

2008-10-31T22:01:00.000-07:00

REPETIR
Lo que conseguimos con esta función es que se repitan una cantidad de veces un texto determinado.

Estructura: REPETIR(Texto; Número de veces a repetir)

Ejemplo: Si en la celda A1 escribimos esta función =REPETIR("la";3) obtendremos como resultado "lalala".

DERECHA
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte derecha de la cadena de texto.

Estructura: DERECHA(Texto; Número de caracteres a extraer)

Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la función =DERECHA(A1;5), obtendremos como resultado "Excel".

HALLAR
Nos indica la posición que ocupa un texto dentro de una cadena de texto.

Estructura: HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos encontrar el texto; Posición inicial) Los dos primeros argumentos son obligatorios, en cambio la posición inicial no ya que si no la ponemos empezará a contar desde el número 1.

Ejemplo: Introduce en la celda A1 el texto "Funciones de Excel". Si deseásemos conocer que posición ocupa dentro de este texto la letra "d" deberíamos escribir en la celda A2 la siguiente función =HALLAR("de";A1), la función nos devolvería el resultado 11.

Extrae - Nompropio - Reemplazar

2008-10-30T21:44:00.000-07:00

EXTRAE

Nos devuelve una cantidad de caracteres específicos a partir de una posición inicial de una cadena de texto.

Estructura: EXTRAE(Texto; Posición inicial; Número de caracteres a extraer)

Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de Excel" y en la celda A2 queremos obtener la palabra "de" deberíamos escribir la función =EXTRAE(A1;11;2)

NOMPROPIO
Con esta función obtendremos un texto en el que aparecerá en mayúsculas la primera letra de cada palabra que forma parte del texto.

Estructura: NOMPROPIO(Texto)

Ejemplo: Si escribimos la función =NOMPROPIO(A1) en la celda A2, y en la celda A1 el texto: "Funciones de excel" obtendremos como resultado "Funciones De Excel".

REEMPLAZAR
Con esta función conseguiremos reemplazar parte de texto, indicando desde que posición y cuantos caracteres deseas reemplazar y el texto que deseas poner.

Estructura: REEMPLAZAR(Texto original; Posición inicial a partir de donde deseamos recortar; Número de caracteres a quitar; Nuevo texto a insertar)

Ejemplo: En la celda A1 escribe el texto "Funciones de Excel" y en la celda A2 la función: =REEMPLAZAR(A1;11;2;"dentro de") esta función nos devolverá el texto: Funciones dentro de Excel. La función lo que realiza es eliminar del texto que hay en la celda A1 desde la posición 11, 2 caracteres y estos los sustituye por el texto "dentro de". Hay que observar que hemos eliminado 2 caracteres y hemos introducido 9 en su lugar.

Izquierda - Largo - Minuscula

2008-10-29T20:06:00.000-07:00

IZQUIERDA

Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte izquierda de la cadena de texto.

Estructura: IZQUIERDA(Texto; Número de caracteres a extraer)

Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la función =IZQUIERDA(A1;9), obtendremos como resultado "Funciones".

LARGO
Nos retornará la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto.

Estructura: LARGO(Texto)

Ejemplo: en la celda A1 escribe el texto: "Funciones Excel". Para saber la cantidad de caracteres que forman este texto deberás introducir en otra celda la función =LARGO(A1). Como resultado nos devolverá un 15.

MINUSC
Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minúsculas. Si se utiliza una celda en la que contiene texto esta no se transforma toda en minúsculas, si no que... en la celda donde pongamos la función obtendremos una copia de la primera celda pero toda en minúsculas.

Estructura: MINUSC(Texto)

Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la función =MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado que obtenemos sería: "funciones de excel". Volvemos a recordar que tenemos los dos textos tanto en la celda A1 como en la A2, ya que la A2 es una función que dependerá siempre del contenido que hay en la A1.

Funciones de Texto en Excel

2008-10-28T17:00:00.000-07:00

Funciones de texto: Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas.

Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos, tanto podemos utilizar texto directamente entre comillas o una referencia a una celda la cual contiene texto. En los ejemplos de las funciones utilizaremos las dos opciones.

CONCATENAR
Une diferentes elementos de texto en uno sólo. Estos elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas "".

Esta función puede tener como máximo 30 argumentos.

Estructura: CONCATENAR(Texto1;Texto2;...)

Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Juan", en la celda A2 "Rodriguez" y queremos que en la celda A3 aparezca el nombre y apellidos en la misma celda deberíamos escribir la siguiente función: =CONCATENAR(A1;" ";A2)

Observa que el segundo argumento es " " de esta forma hacemos que el nombre y el apellido salgan separados por un espacio.

Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la función Concatenar sería utilizando & de la siguiente forma: =A1&" "&A2

IGUAL
Realiza la comprobación si dos valores son exactamente iguales. Esta función sólo nos devolverá Verdadero o Falso.

Estructura: IGUAL(Texto1;Texto2)

Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto "Avión" y en la celda A2 "Avion". En la celda A3 podríamos realizar la comparación con la función Igual de la siguiente manera. =IGUAL(A1;A2), como resultado el ordenador nos devolvería el valor Falso.

ENCONTRAR
Nos devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de texto.

Estructura: ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del texto; Número de posición inicial)

El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel considerará la primera posición como número 1.

Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: Mailxmail si deseamos saber en que posición se encuentra la x deberemos escribir en la celda A2 la función =ENCONTRAR("x";A1) nos devolverá un 5 como resultado ya que la primera letra la considera como si estuviera en la primera posición.

Que es una Funcion?

2008-10-28T16:44:00.000-07:00

Excel es una hoja de cálculo que nos permite poder realizar muchas operaciones de forma sencilla, mediante la identificación de las celdas mediante filas y columnas.

Una de las grandes herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas funciones nos permiten realizar operaciones más complejas y de forma sencilla, tanto con valores numéricos o valores de texto.

Todas las funciones tienen en común, el nombre de la función la cual la identifica y una serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, todos ellos dentro de paréntesis. Veremos que puede haber alguna función que no tenga ningún tipo de argumento, pero siempre existirán los paréntesis después del nombre de la función.

Para poder trabajar con las funciones es importante conocerlas todas por separado ya que cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente. Sabiendo lo que deseamos y conociendo las funciones es más fácil poder encontrar la combinación de funciones con las que podemos encontrar el resultado deseado.

A lo largo de estas lecciones podremos ver el nombre de la función, una pequeña explicación para que sirve, la explicación de la estructura con los argumentos y para que sirve cada una de ellas y un pequeño ejemplo de cómo utilizar esta función.

Creando formularios y programándolos II

2008-10-23T18:22:00.000-07:00

7. Elija del Cuadro de Herramientas el control Botón de Comando y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 el Botón, después de un clic en el nombre del Botón dibujado y podrá modificar el nombre y pondremos ahí Insertar. Si por error da doble clic en la Botón y lo manda a la pantalla de programación de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto.

Así quedara el Formulario formado por los controles:

8. Ahora de doble clic sobre el control Textbox1 para programarlo y después inserte el siguiente código:

Private Sub TextBox1_Change()

Range("A9").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox1

End Sub

Esto indica que se valla a A9 y escriba lo que hay en el Textbox1

Nota .-Lo que esta en azul lo genera Excel automáticamente, usted solo escribirá lo que esta en Negrita.

Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.

9. Ahora de doble clic sobre el control Textbox2 para programarlo y después inserte el siguiente código:

Private Sub TextBox2_Change()

Range("B9").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2

End Sub

Esto indica que se valla a B9 y escriba lo que hay en el Textbox2

10. Ahora de doble clic sobre el control Textbox3 para programarlo y después inserte el siguiente código:

Private Sub TextBox3_Change()

Range("C9").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2

End Sub

Esto indica que se valla a C9 y escriba lo que hay en el Textbox3

Para volver al Formulario y programar el Botón de Comando Insertar de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.

11. Ahora de doble clic sobre el control Botón de Comando para programarlo y después inserte el siguiente código:

Private Sub CommandButton1_Click()

Rem inserta un renglón

Selection.EntireRow.Insert

Rem Empty Limpia Los Textbox

TextBox1 = Empty

TextBox2 = Empty

TextBox3 = Empty

Rem Textbox1.SetFocus Envía el cursor al Textbox1 para volver a capturar los datos

TextBox1.SetFocus

End Sub

Nota.- El comando Rem es empleado para poner comentarios dentro de la programación, el comando Empty es empleado para vaciar los Textbox.

12. Ahora presione el botón Ejecutar User/Form que se encuentra en la barra de herramientas o simplemente la tecla de función F5

Se activara el Userform1 y todo lo que escriba en los Textbox se escribirá en Excel y cuando presione el botón Insertar, se insertara un renglón y se vaciaran los Textbox y después se mostrara el cursor en el Textbox1.

Creando formularios y programándolos I

2008-10-23T18:17:00.001-07:00

Antes de Empezar esta nueva fase te recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, esto es por si estuviste practicando los códigos, para que no quede una secuencia de Macros.

Ahora te enseñare a dominar lo máximo de Excel que es crear formularios y programarlos, bueno un formulario es una ventana que se programa por medio de controles y estos controles responden a sucesos que nosotros programamos. Todo esto se encuentra dentro de Visual Basic.

A continuación Muestro como crear un formulario y como programarlo:

Presione La Teclas Alt + F11, para entrar al editor de Visual Basic. Activa las siguientes opciones: De clic en el Menú Ver y elija la opción Explorador de Proyectos De clic en el Menú ver y elija la opción Ventana Propiedades Del Menú Insertar elija la Opción UserForm. Esto inserta el Formulario que programaremos con controles. En el Explorador de Proyecto se observara que se inserto el UserForm.

También cuando de clic en el Formulario USERFORM1 se debe de activar el Cuadro de Herramientas, si no se activa de clic en el Menú Ver y elija la opción Cuadro de Herramientas.

Elija del Cuadro de Herramientas el Control Etiqueta el que tiene la A y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 la etiqueta. Quedara el nombre Label1, después de un clic en la etiqueta dibujada y podrá modificar el nombre de adentro y pondremos ahí Nombre. Si por error da doble clic en la etiqueta y lo manda a la pantalla de programación de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto. Elija del Cuadro de Herramientas el control Cuadro de Texto el que tiene ab y arrastre dibujando en el formulario USERFORM1 el cuadro de texto a un lado de la etiqueta que dice Nombre. El cuadro de texto debe de estar vacío y su nombre será Textbox1, el nombre solo aparecerá en el control. Haga los dos pasos anteriores igualmente poniendo Dirección en la Label2 y Teléfono en la Label3 y también dibújeles su Textbox. Esto quedara así después de haberlo hecho

Si tiene algún problema al dibujar las etiquetas o los cuadros de texto, solo cámbiele el nombre a la etiqueta o el cuadro de texto en la Ventana Propiedades la opción se llama (Name). El Error que marque puede ser Nombre Ambiguo, pero si le cambias el Nombre al control se quitara el error. Puedes ponerle cualquier nombre en lugar de Label1.

Solo altera esto si te marca error, si NO déjalo así.

Los controles como las Etiquetas y Cuadros de Textos pueden modificárseles algunas opciones en la Ventana Propiedades Para hacer esto es necesario tener conocimiento sobre las propiedades de los controles. No altere las propiedades si no las conoce.

Creando formularios y programándolos I

2008-10-23T18:17:00.000-07:00

Antes de Empezar esta nueva fase te recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, esto es por si estuviste practicando los códigos, para que no quede una secuencia de Macros.

A continuación Muestro como crear un formulario y como programarlo:

También cuando de clic en el Formulario USERFORM1 se debe de activar el Cuadro de Herramientas, si no se activa de clic en el Menú Ver y elija la opción Cuadro de Herramientas.

Solo altera esto si te marca error, si NO déjalo así.

Códigos más comunes

2008-10-23T18:16:00.000-07:00

Trasladarse a una Celda

Range("A1").Select

Escribir en una Celda

Activecell.FormulaR1C1="Ramon"

Letra Negrita

Selection.Font.Bold = True

Letra Cursiva

Selection.Font.Italic = True

Letra Subrayada

Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle

Centrar Texto

With Selection

.HorizontalAlignment = xlCenter

End With

Alinear a la izquierda

With Selection

.HorizontalAlignment = xlLeft

End With

Alinear a la Derecha

With Selection

.HorizontalAlignment = xlRight

End With

Tipo de Letra(Fuente)

With Selection.Font

.Name = "AGaramond"

End With

Tamaño de Letra(Tamaño de Fuente)

With Selection.Font

.Size = 15

End With

Copiar

Selection.Copy

Pegar

ActiveSheet.Paste

Cortar

Selection.Cut

Ordenar Ascendente

Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending , Header:=xlGuess, _

OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom

Orden Descendente

Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlDescending , Header:=xlGuess, _

OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom

Buscar

Cells.Find(What:=" Ramon ", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _

:=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _

False).Activate

Insertar Fila

Selection.EntireRow.Insert

Eliminar Fila

Selection.EntireRow.Delete

Insertar Columna

Selection.EntireColumn.Insert

Eliminar Columna

Selection.EntireColumn.Delete

Abrir un Libro

Workbooks.Open Filename:="C:\Mis documentos\video safe 3.xls"

Grabar un Libro

ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\Mis documentos\piscis.xls ", FileFormat _

:=xlNormal, Password:="", WriteResPassword:="", ReadOnlyRecommended:= _

False, CreateBackup:=False

Estos serian algunos códigos muy comunes en Excel, pero si usted desea puede generar mas códigos de otras opciones, es cuestión de que los ocupe.

Antes de pasar a la Fase 3 es necesario que domines generar Macros y Observar sus códigos que se encuentran en la Fase 2. Recuerda esto es de mucha practica y para eso es necesario aprender bien las fases Anteriores.

Códigos de una macro de excel

2008-10-23T18:12:00.000-07:00

Bien, ahora después de practicar la Fase 1 con diferentes ejemplos o Macros pasaremos a la siguiente Fase que nos permitirá observar los códigos que hemos generados con nuestra macros. Te recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, para que trabajes limpio sin ninguna macro y empezando de la macro1 de nuevo.

OBSERVANDO LOS CODIGOS DE UNA MACRO DE EXCEL

Crearemos una macro y veremos sus códigos:

Para observar los códigos de una macro debemos de seguir los siguientes pasos:

Primeramente trasládese a la celda A5 antes de empezar la grabación de la Macro Presione el Botón Grabar Macro de la barra de Herramientas Visual Basic. Excel muestra el cuadro de Dialogo Grabar Macro en la opción Método Abreviado escriba la letra r , por lo tanto la macro se llamara con Control + r Presione el botón Aceptar. Excel inicia la grabación del la Macro1 Trasládese a la celda A1 y escriba Ramón, después presione Enter para aceptar el valor en la celda Pare la grabación de la macro presionando el botón Detener Grabación de la barra de herramientas Visual Basic. Excel a grabado los pasos y a generado un código, Observémoslos: Presione la tecla Alt + la tecla de función F11(Alt + F11). Excel nos traslada al Editor de Visual Basic. Si este editor no se activa es que Excel no esta bien instalado o se a borrado. También puede acceder desde el Menú Herramientas, Macro y Editor de Visual Basic. Active los siguientes cuadros o ventanas:

De clic en el Menú Ver y elija la opción Explorador de Proyectos De clic en el Menú ver y elija la opción Ventana Propiedades

Estas dos opciones deben de estar siempre activadas ya que de ahí depende todo lo que vallamos a hacer.

Del cuadro Proyecto de doble clic en Módulos o simplemente presione el signo de + que aparece en la opción Módulos. Se activara debajo de Módulos la Opción Modulo1 De doble clic en Modulo1. Se mostrara en el Editor de Visual Basic el código de la macro que grabamos de la siguiente forma:

Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
' Macro grabada el 08/04/2001 por RAMON MENDOZA OCHOA
'
' Acceso directo: CTRL+r
'

Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramón"
Range("A2").Select
End Sub

Que es lo que significa esto nos preguntaremos asombrados, a continuación se da una explicación de lo que ha hecho Excel:

Sub y End Sub indican el inicio y el final del procedimiento de la Macro1 Todo lo que aparece con un apostrofe ´ indica que no se tomara en cuenta que es solo texto o comentarios y ese texto debe de aparecer en un color, ya sea el color verde. Range("A1").Select Indica que lo primero que hicimos al grabar la macro fue trasladarnos a la celda A1. La orden Range nos permite trasladarnos a una celda ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramón" Esto indica que se escribirá en la celda en que se encuentra el valor de texto Ramón. Todo lo que aparece entre comillas siempre será un valor de texto. La orden ActiveCell.FormulaR1C1 nos permite escribir un valor en la celda activa. Range("A2").Select Otra vez indicamos que se traslade a la celda A2. Esto se debe a que cuando escribimos el nombre de Ramón en A1 presionamos Enter y al dar Enter bajo a la celda A2.

Para comprender mejor alteraremos el código dentro del editor de Visual Basic.

Que crees que pasara aquí con nuestra Macro:

Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
' Macro grabada el 08/04/2001 por RAMON MENDOZA OCHOA
'
' Acceso directo: CTRL+r
'

Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramón"
Range("B1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Calle 21 de Marzo #280"
Range("C1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "31-2-47-13"
Range("D1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Nogales Sonora"
Range("E1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "CONALEP NOGALES"

End Sub

Así es acabo de alterar el código y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con Control + r hará lo siguiente:

En A1 escribirá Ramón
En B1 escribirá Calle 21 de Marzo #280
En C1 escribirá 31-2-47-13
En D1 escribirá Nogales Sonora
En E1 escribirá CONALEP NOGALES

Así que salgamos del editor dando clic en el Menú Archivo y eligiendo la opción Cerrar y volver a Microsoft Excel. Si no desea salir por completo de clic en el botón Microsoft Excel que se encuentra activado en la barra de tareas y cuando deseé volver al editor de clic en el botón Microsoft Visual Basic que se encuentra en la barra de Tareas.

Ahora ya que salimos de Visual Basic y estamos en Excel de Nuevo ejecutemos la macro presionando Control + r y veamos los resultados de nuestra modificación.

Que te parece es sencillo o No?, Claro necesitamos practicar bastante para dominar esto, así que repasa la Fase 2 cuantas veces sea necesario, otra cosa no trates de generar códigos muy complejos en tus macros porque te vas a enredar, poco a poco se va lejos.

Practica II

Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y lo ponga negrita y observa el Código.

Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y lo Centre y observa el Código.

Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y cambie el tamaño de la letra a 20 puntos y observa el Código.

Que es una Macro?

2008-10-23T18:00:00.000-07:00

Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra. Por ejemplo, todos los días empleo frecuentemente en mis celdas los mismos pasos: Tamaño de Fuente(Tamaño de la letra), Negrita, Fuente(Tipo de letra) y Color de Fuente(Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo lo desee. A continuación te muestro como grabar una macro y ejecutarla:

Trasládate a la celda A1 y escribe tu Nombre. Por ejemplo, Ramón y presiona Enter Regrésate a la celda A1, porque cuando diste Enter bajo de celda o cambio el rumbo. Da clic en el Menú Ver, seguido por la Opción Barra de Herramientas y elija Visual Basic. Se activara la barra de herramientas Visual Basic.

Da clic en el botón Guardar Macro, el que tiene la ruedita Azul. Windows activa el cuadro de dialogo Grabar Macro, el cual permitirá darle el nombre a la macro y cual será el método abreviado para ejecutarla. El método Abreviado se refiere con que letra se va activar la macro, obviamente se activara con la tecla Control y la letra que usted quiera, de preferencia en minúscula, porque si activa las mayúsculas la macro se activara presionando la tecla Shift + Control + la letra que usted indico.

Donde dice Nombre de la macro ya aparece el nombre que llevara la macro en este caso Macro1. si desea cambiar el nombre escriba uno nuevo, pero yo le recomiendo que así lo deje. En la opción Método Abreviado aparece que se activara con la tecla Control(CTRL) + la letra que usted indica, de clic en el cuadrito y ponga una letra, por ejemplo ponga la letra a (en minúsculas). La macro se activara cuando este lista con la tecla Control + a De clic en el Botón Aceptar. Windows empezara a grabar todos los pasos en la Macro1.y el botón de la ruedita azul cambiara de forma ahora será un cuadrito Azul, se llamara Detener grabación. Lo utilizaremos cuando terminemos de indicarle los pasos para detener la grabación. Cambie el Tipo de Letra en el Botón Fuente de la barra de herramientas Formato Cambie el tamaño de la letra en el Botón Tamaño de Fuente de la barra de herramientas Formato Presione el Botón Negrita de la barra de herramientas Formato Cambie el color de la letra en el Botón Color de Fuente de la barra de herramientas Formato. Recuerde que todos estos pasos están siendo almacenados en la macro que estamos grabando y también recuerde que estos pasos se están efectuando en la celda A1. Presione el Botón Detener Grabación de la barra de Herramientas de Visual Basic. El que tiene el cuadrito azul presionado.

Listo Excel guardo los pasos en la Macro1 que se activara presionado la tecla Control + a

Escribe otro nombre en la celda C1 y presiona Enter, después regresa a la celda C1. Presiona la tecla Control + a. Windows efectuara todos los pasos grabados sobre la celda C1, esto quiere decir que el nombre que esta en C1 tendrá las características del que esta en A1. Tipo de letra, tamaño, negrita y el color que indicaste al grabar la macro.

Nota . Cada vez que presiones Control + a Excel ejecutara la macro y efectuara los pasos en la celda que te encuentres. Puedes grabar todas las macros que desees.

Ahora te recomiendo que domines estos pasos antes de pasar a la siguiente fase. Trata de crear macros que almacenen pasos como estos, recuerda los pasos los vas a indicar tu, que no se te olvide detener la grabación después de que indicaste los pasos, repite este ejercicio las veces que sea necesario para aprendértelo bien.

Practica I

Genera las siguientes Macros:

Graba una Macro que se active con Control + b y que esta macro permita abrir un archivo

Graba una Macro que se active con Control + c y que esta macro permita insertar un WordArt

Muchos pensaran que esto no es nada pero ya veremos mas adelante cuando mezclemos los códigos que genera Excel con los de Visual Basic. Esto será pura Dinamita.

Crear una lista desplegable de un rango de celdas

2008-10-20T19:27:00.000-07:00

Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados elementos que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de las celdas de otra parte de la hoja de cálculo. Cuando se crea una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha en dicha celda. Para escribir información en esta celda, haga clic en la flecha y, a continuación, en la entrada que desee.

Para crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas, utilice el comando Validación de datos del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.

1. Para crear una lista de entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una fila o columna única sin celdas en blanco

Nota Puede que desee ordenar los datos en el orden en el que desea que aparezcan en la lista desplegable.

2. si desea utilizar otra hoja de cálculo, escriba la lista en dicha hoja de cálculo y, a continuación, defina un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) para la lista.

3. Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.

4. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.

5. Haga clic en la ficha Configuración.

6. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.

7. Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, siga uno de los procedimientos siguientes:

Si la lista está en la hoja de cálculo actual, escriba una referencia a la lista en el cuadro Origen.
Si la lista está en otra hoja de cálculo, escriba el nombre definido para la lista en el cuadro Origen.

8. En ambos caso, asegúrese de que la referencia o el nombre está precedido del signo igual (=). Por ejemplo, escriba =DptosVálidos.

9. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.

10. Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.

Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

30 Trucos para Microsoft Excel

2008-10-20T19:23:00.000-07:00

Todos los trucos aquí presentados han sido debidamente comprobados, y funcionan correctamente en la versión en español de Excel 2003, corriendo bajo Windows XP, aunque seguramente también lo hacen en versiones anteriores del programa.

Por ultimo, y antes de comenzar a presentar los trucos seleccionados, debemos aclarar que casi siempre Excel dispone de mas de una manera de realizar la misma tarea, así que es posible que descubra que alguna de las funciones que utilizaba hasta hoy de una forma en particular la puede llevar a cabo mucho mas rápidamente.

Bajo este nombre se agrupan todas aquellas funciones, que generalmente son accedidas mediante una serie de movimientos y “clics” del Mouse, o bien mediante opciones más o menos escondidas dentro de las barras de herramientas o el menú de Excel. Un atajo de teclado es una combinación de teclas, que al pulsarlas realizan alguna tarea dentro del programa. Es obvio que resulta mucho mas rápido (y por la tanto mas productivo) pulsar una o dos teclas que recorrer varios niveles de opciones dentro de un menú.

Estos son mis 20 atajos de teclado favoritos:

1) Poner la fecha del ordenador: Seguramente, a lo largo de una sesión de trabajo con Excel escribimos varias veces fechas, y en muchos casos se trata de la fecha del día corriente. En lugar de escribirla, simplemente estando posicionados en la celda donde queremos que aparezca la fecha de hoy, presionamos simultáneamente las teclas “CTRL” y “+”.

2) Poner la fecha del ordenador: De la misma manera que el truco numero 1 escribe la fecha actual (en realidad, la que tiene el ordenador), si presionamos “CTRL” y “:” aparecerá la hora en la celda seleccionada.

3) Repetir el contenido de la celda superior: Si queremos escribir dentro de una celda el mismo contenido que esta en la celda inmediatamente superior, la forma mas rápida seguramente es presionar “CTRL” y “ ' “ (apóstrofe).

4) Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: De la misma manera que en el truco numero 3, si presionamos “CTRL” y “D”, en la celda que se encuentre seleccionada se copiara el contenido de la celda inmediatamente a la izquierda.

5) Poner el contenido de la celda en Negrita: Si deseamos cambiar el formato de la fuente con la que esta escrito el contenido de una celda para que aparezca en negrita, la forma más eficiente es presionar “CTRL” y “N”.

6) Subrayar el contenido de una celda: Para subrayar, en lugar de usar la barra de herramientas es más rápido presionar “CTRL” y “S”.

7) Pasar a cursiva: De la misma manera que en los dos trucos anteriores, si queremos poner en cursiva (itálica) la fuente de la celda actual, basta con presionar simultáneamente “CTRL” y “K”.

8) Tachado del texto de una celda: Para cambiar el estilo del texto de la celda seleccionada a “tachado”, simplemente presionemos “CTRL” y “5”.

9) Menú Formato: Si el formato que queremos aplicar a una celda no es ninguno de los mencionados en los trucos 5, 6, 7 u 8, nos queda la posibilidad de entrar en el submenú “Formato de Celdas” (figura 1) presionando simultáneamente “CTRL” y “1”

10) Ocultar / Recuperar filas: Como ya sabemos, en Excel es posible tener filas o columnas ocultas, lo que evita tener “a la vista” celdas con resultados intermedios, o que no nos interesa ver. La forma más simple de ocultar una fila es presionar “CTRL” y “9” a la vez. La fila en la que esta la celda actual habrá “desaparecido”. Si la queremos recuperar, simplemente la combinación de teclas “CTRL”, “Mayús.” y “8” la harán aparecer nuevamente.

11) Ocultar / Recuperar columnas: Al igual que en el truco precedente, para ocultar la fila de la celda actual basta con presionar “CTRL” y “0” (cero). Cuando deseemos que la columna se haga visible nuevamente, deberemos presionar en simultaneo tres teclas: “CTRL”, “Mayús.” y “9”.

12) Insertar nueva hoja: Al empezar a trabajar en un libro nuevo, Excel poner por defecto tres hojas en el (este numero se puede modificar desde el menú opciones). Si por algún motivo nos resultan insuficientes, podemos presionar “Mayús.” y “F11” y una nueva hoja se agregara en nuestro libro.

13) Realizar una copia rápida de una hoja existente: Para reproducir una de las hojas del libro actual, debemos seleccionar la hoja que queremos como modelo y luego, mediante los tabs que aparecen en la parte inferior del libro arrastrarla horizontalmente con el mouse y la tecla “CTRL” presionada. Veremos que en el cursor del mouse aparece un signo “+”. Si la soltamos en ese momento, habremos creado una hoja que es una copia exacta de nuestro modelo, incluso con el mismo formato.

14) Cerrar todos los libros: Es bastante frecuente encontrarnos con varios libros abiertos a la vez. Si deseamos cerrarlos rápidamente, sin tener que pasar por todos ellos podemos hacerlo pulsando la tecla “Mayús.” y sin soltarla entrar en la opción [Archivo] del menú. Veremos que la opción [Cerrar] habrá cambiado a [Cerrar todo].

15) Insertar un comentario en una celda: Excel perite agregar comentarios en cada celda (figura 2). Para ello, podemos pulsar simultáneamente “Mayús.” y “F2” dentro de la celda deseada y aparecerá el comentario para que lo rellenemos.

16) Más de una línea en la misma celda: Es posible que el texto dentro de una celda tenga más de un renglón. Para ello, escribimos los datos que deseemos y pulsamos “ALT” e “INTRO”, lo que hará que el cursor se desplace a una nueva línea sin cambiar de celda. El alto de la fila se modificara para permitir visualizar todo el texto de la celda.

17) Editar fórmulas: Cuando está editando una fórmula en la barra de fórmulas y tiene seleccionados algunos caracteres o números, al pulsar la tecla “Supr” se borra la selección. Si pulsa la combinación de teclas “CTRL” y “Supr” cuando no hay caracteres seleccionados se borrarán todos los caracteres desde el punto donde está el cursor hasta el final de la línea.

18) Rellenar un rango de celdas: Para escribir rápidamente un mismo valor o texto en un rango de celdas, debemos primero seleccionar el rango a rellenar y luego introducimos el valor de relleno. Para finalizar pulsamos “CTRL” e “INTRO” simultáneamente, y todo el rango tendrá el nuevo contenido.

19) Auto suma: Si bien el botón de “Autosuma” ha desaparecido de las barras de herramientas por defecto de la versión 2003 de Excel (aunque puede agregarse manualmente) es posible acceder a esta útil función presionando simultáneamente “Mayús”, “Alt” y “=”, con el mismo efecto que si hubiéramos presionado el botón desaparecido (ver figura 3).

20) Repetir la última acción: La tecla “F4” almacena la última orden o formato aplicado. Por ejemplo, si se escribe un texto o un número en dos celdas y luego se aplica el formato de fuente negrita en una de ellas y se activa de inmediato la segunda celda y pulsa “F4”, automáticamente esta celda también adoptara el formato negrita.

21) Borrar celdas mediante “autorrelleno”: Se puede utilizar la característica de autorrellenado para borrar el contenido de las celdas. Sólo se ha de seleccionar el rango que quiere eliminar, situar el cursor sobre el cuadro de llenado y arrastrar el cursor sobre el bloque. A medida que pasa por encima de ellas las celdas toman el color gris y cuando suelte el botón del mouse se borrará el contenido de todas las celdas con color gris (Figura 4).

22) Desplazamiento rápido con las barras de desplazamiento: Si bien arrastrando los controles deslizantes de las barras de desplazamiento se puede ir bastante rápido de una zona a otra de una planilla extensa, si además mantenemos pulsada la tecla “Mayús.” mientras se arrastra con el ratón la barra de desplazamiento, el movimiento será aun mas rápido.

23) Selección de rango de forma exacta: En hojas de cálculo complejas, muy grandes o con celdas muy pequeñas es difícil seleccionar un conjunto de ellas “arrastrando” con el mouse. Podemos hacerlo seleccionando la primer celda y pulsar la tecla MAYUS y luego al seleccionar la última celda, se seleccionará todo el rango comprendido en ese rectángulo imaginario.

24) Recálculo manual: Cuando estamos trabajando en hojas muy grandes, notamos que consumen una gran cantidad de tiempo tanto en abrirse como cada vez que Excel intenta recalcular al introducir un nuevo valor. Para hacer que Excel recalcule solamente cuando nosotros queramos, podemos activar el cálculo manual desde el menú [Herramientas/Opciones/Calcular] y ahí seleccionando la opción [Manual] (Figura 5), que nos permitirá hacer el cálculo cada vez que lo deseemos pulsando la tecla “F9”. Resulta útil para evitar confusiones dejar marcada la opción [Recalcular antes de guardar].

25) Números aleatorios: Excel permite la generación de números aleatorios (al azar) por medio de la función ALEATORIO(). Esta función devuelve un numero dentro del rango 0…..1. Multiplicando la fórmula ALEATORIO() por un número se obtiene el límite máximo de los números aleatorios. Por ejemplo, si utilizamos ALEATORIO() *10, el numero estará comprendido entre 0 y un máximo de 10. Si deseamos obtener números sin decimales, debemos cambiar el formato de la celda. Hemos de tener en cuenta que los números cambiarán cada vez que recalculemos la plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de copiarlos a otra celda con la opción [Pegado especial] del menú [Edición].

26) Moviendo los botones de las barras de herramientas: Existe una manera ágil y sencilla de reubicar/eliminar los botones de las barra de Tareas de casi todo el paquete Office. Simplemente, mantenemos pulsada la tecla
“Alt” y arrastramos el botón deseado hasta su nueva ubicación. En caso de querer eliminarlo, lo arrastramos hasta el documento y lo soltamos allí. Para recuperar o agregar botones nuevos en las barras de herramientas, debemos ir al menú [Ver/Barras de herramientas/Personalizar…]

27) Apertura de un libro al inicio: Si al utilizar Excel siempre trabajamos con la misma plantilla, es posible que queramos que esta se cargue automáticamente al abrir Excel. Para ello, la podemos guardar dentro de la carpeta \ARCHIVOS DE PROGRAMA\MICROSOFT OFFICE\OFFICE11\XLSTART. De esta manera, el libro se abrirá automáticamente cada vez que iniciemos el programa, independientemente de cómo lo llamemos.

28) Mismo ancho en las columnas: Excel aporta una eficaz solución al problema de obtener columnas no contiguas de idéntico ancho. Para obtener dos o mas columnas con el mismo ancho, debemos seguir los siguientes pasos: 1º) seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en otra con un clic en la cabecera. 2º) Con el cursor sobre ella haga un clic derecho con el mouse para abrir el menú contextual. 3º) Haga un clic en el ítem Copiar. 4º) Haga clic en la cabecera de la columna de destino, abra otra vez el menú contextual con un clic derecho y elija el comando Pegado especial. 5º) Marque la opción Ancho de las columnas y presione Aceptar.

29) Números fraccionarios: Introducir números fraccionarios en Excel puede resultar fastidioso, debido a que el carácter “/” se utiliza para la introducción de fechas. Si se ingresa por ejemplo 2/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo formatea en consecuencia (2-May). Para hacerle saber que se trata de una fracción debemos cargar el número así: 0 2/5. En pantalla se verá 2/5, mientras que internamente el programa almacena 0,4.
Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra fraccionaria.

30) Auto completar más rápido: Cargar datos repetitivos en Excel con la función “Autocompletar” activada es un método bastante veloz. Pero la propia herramienta tiene una alternativa para agilizarla aún más. Si está cargando una lista de valores y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar) utilice la combinación de teclas “Alt”+”Flecha abajo”. Esto despliega un menú con los valores incorporados previamente (figura 6). Seleccione el que corresponda y aparecerá escrito en la celda siguiente.

Como decíamos al comienzo del artículo, siendo Excel un programa tan completo y extenso existen muchas más que 30 formas de ganar en productividad. Hemos querido mostrar solo las más comunes y útiles, sin entrar en temas como gráficos o macros en VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
No es difícil encontrar muchas mas maneras de ganar tiempo en el uso de este programa, simplemente leyendo con atención la completa ayuda que lo acompaña, lo invitamos a que lo haga, y seguramente terminara descubriendo que solo estaba utilizando un pequeño porcentaje de las funciones disponibles en esta excelente planilla de cálculo.

Formulas: Utilizar funciones y funciones anidadas en fórmulas

2008-10-13T20:49:00.000-07:00

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.

La sintaxis de las funciones
El siguiente ejemplo de la función REDONDEAR redondeando un número de la celda A10 ilustra la sintaxis de una función.

Estructura de una función

1. Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por signos de punto y coma y un paréntesis de cierre.
2. Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3.
3. Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error como #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.). El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), fórmulas u otras funciones.
4. Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

Especificar Funciones

Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a especificar las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se escriba una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización, Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualización. A continuación, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la fórmula.

Formulas en Excel 2007

2008-10-13T20:41:00.000-07:00

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.), referencias, operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.).Partes de una fórmula

1. Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

2. Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.
3. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.
4. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

Utilizar constantes en fórmulas
Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión, o un valor obtenido como resultado de una expresión, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula.

Formato Condicional

2008-10-02T18:49:00.000-07:00

Breve: Con el formato condicional puedes hacer que tus datos numéricos ofrezcan información gráfica adicional.

Descripción: Si necesitas ofrecer una mejor visualización de tus datos numéricos en tus hojas de cálculo sin tener que recurrir a los gráficos, estas de suerte, Excel 2007 ofrece un gran número de posibilidades en este área.

Desde el botón “Formato Condicional” del “Grupo Estilo” correspondiente a la “Ficha Inicio” tienes disponible usa serie de posibilidades para ofrecer una visualización gráfica de los valores numéricos en las propias celdas.

Seleccione un rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción “Barras de Datos” y dentro de ella el color que quiere utilizar. Como verá en la Fig. 1 su rango de celdas ofrece la misma información que antes pero gracias a esta opción del Formato Condicional es mucho más sencillo identificar la información numérica global.

Fig. 1 Uso de barras de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda

Seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción "Escalas de color" y dentro de ella el rango de colores que quiere utilizar Fig. 2.

Fig. 2 Uso de escalas de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda

Por último seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción “Conjunto de Iconos” y dentro de ella el rango de iconos que quiere utilizar Fig. 3.

Fig. 3 Uso de iconos para destacar gráficamente el valor de cada celda

Adicionalmente puede marcar gráficamente conjuntos de celdas que cumplan determinadas condiciones ( Opciones : “Resaltar Reglas de Celdas, Reglas de la Parte Superior e Inferior”).

Graficas en 3D

2008-10-02T18:47:00.000-07:00

Breve: El tratamiento de gráficas en esta nueva versión es sencillamente espectacular

Descripción: Si acostumbra a incluir gráficas en sus hojas de cálculo, quizá esta funcionalidad añadida para su manejo será más que apreciada.

Si partimos de una simple tabla (Fig. 1), tan solo tendrá que seleccionar el grupo de celdas a representar gráficamente y seleccionar cualquiera de los diferentes tipos de gráficas incluidas en el “Grupo Gráficos” de la “Ficha Insertar” : Columnas, Líneas, Barras, Área, etc. Del tipo de gráfico seleccionado deberá escoger un modelo del menú desplegable correspondiente (Fig. 1)

Fig. 1 Tabla de valores a representar gráficamente y elección del tipo de gráfica.

Una vez hecho esto aparecerá la gráfica, que podrá mover libremente. Verá que ha aparecido un nuevo grupo de fichas: “Herramientas de Gráficos” (Fig. 2).

Fig. 2 Nueva gráfica generada y nuevo grupo de fichas: “Herramientas de Gráficos” (en verde)

En las tres nuevas fichas que han aparecido bajo el grupo anteriormente nombrado y que siempre aparecerá cuando se seleccione cualquier gráfica de nuestra hoja de cálculo, destacaremos(Fig. 3):

“Ficha Diseño”: Nos ofrece todas las funcionalidades relacionadas con el diseño, cambio del diseño completo de la gráfica, cambio de estilo, edición de la fuente de datos, etc.

“Ficha Composición”: Aquí encontrará toda la funcionalidad correspondiente a la disposición de los diversos componentes de la gráfica; Título, ejes, etiquetas, etc.

“Ficha Formato”: Para modificar el formato de las gráficas generadas, esta ficha nos ofrece interesantes funciones; Estilos rápidos de formas, de textos, alineación, rotación, etc.

Fig. 3 Fichas pertenecientes al nuevo grupo “Herramientas de Gráficos” (en verde)

Así por ejemplo simplemente seleccionando un nuevo estilo del “Grupo estilos de Forma” del “Ficha Formato” podremos comprobar que nuestra gráfica cambia completamente de forma rápida y sencilla (Fig. 4).

Fig. 4 Cambio drástico de nuestra gráfica con un simple clic.

Información visual sobre las funciones

2008-10-02T18:46:00.000-07:00

Breve: Puede disponer de forma inmediata de toda la información sobre cualquier fórmula que seleccione.

Descripción: Si esta harto de buscar cuál es la funcionalidad de determinadas funciones en la ayuda, esta nueva característica le va a ser más que útil.

Primero debe seleccionar a qué grupo pertenece la fórmula que desea emplear según la funcionalidad buscada en cualquiera de las listas desplegables de las funciones que puede encontrar en la “Ficha Formulas”, clasificadas por funcionalidad : Financieras, Lógica, Texto, Fechas y Hora, Búsqueda y referencias, Matemáticas y Trigonometría, Estadísticas, Ingeniería, Cubos e Información.

Una vez seleccionado el grupo, podrá navegar por la lista desplegable hasta encontrar la fórmula que está buscando; puede consultar la descripción de la fórmula actual, simplemente manteniendo el puntero del ratón durante unos segundos en dicha fórmula y aparecerá un cuadro con la descripción detallada (Fig. 1)

Fig. 1 Información relativa a la fórmula seleccionada.

Formato instantáneo de celdas

2008-10-02T18:43:00.000-07:00

Breve: Puede dar formato de forma visual a sus celdas desde una galería de formatos predefinidas

Descripción: Simplemente seleccionando un grupo de celdas y usando la funcionalidad del botón “Estilos de Celda” del “Grupo Estilo” de la “Ficha Inicio”. Podrá comprobar que gracias a la funcionalidad “Vista Inmediata” los cambios son inmediatos y puede seleccionar de forma cómoda el aspecto final de sus documentos

Simplemente seleccione un grupo de celdas y utilice el botón "Estilos de Celda" que le mostrará un desplegable con diferentes tipos de formato (Fig. 1)

Fig. 1 Selección de formato de un grupo de celdas.

Información matemática instantánea

2008-10-02T18:39:00.000-07:00

Breve: Ya tiene disponible la información básica sobre un conjunto de valores de forma instantánea.

Descripción: Cuando seleccionamos una tabla de valores en Excel generalmente queremos saber o el número de valores seleccionados, su suma total o incluso la media aritmética de los mismos.

Excel 2007 te ofrece esa información de forma automática, simplemente selecciona una tabla de valores y en la barra de estado verás automáticamente dichos valores. Fig. 1

Fig. 1 Información matemática instantánea en la barra de estado.

Combinación de celdas

2008-10-01T20:43:00.001-07:00

Uno de los botones más usados de la barra de formato en las hojas de cálculo de Excel es el de Combinar y centrar celdas, que nos permite crear títulos comunes para varias columnas.

Sin embargo, el problema viene cuando queremos descombinar celdas que ya están combinadas.

En la barra de formato no existe un botón que nos permita realizar esta acción y si estamos acostumbrados a combinarlas empleando el botón de la barra de formato probablemente desconozcamos también cómo combinarlas de otra manera.

Si seleccionamos las celdas que queremos descombinar y nos vamos al menú Formato --» Celdas --» Alineación, hallaremos la opción Combinar celdas que aparecerá seleccionada.

Desactivando esta opción las celdas dejarán de estar combinadas y si por el contrario esta opción no está seleccionada y pinchamos sobre ella combinaremos las celdas sin emplear esta vez el botón de la barra de formato.

Proteger Excel

2008-10-01T20:42:00.001-07:00

Si trabajamos con hojas de cálculo de Excel y queremos que el destinatario de estas no pueda cambiarlas de sitio, ni modificar sus nombres, ni minimizarlas ni maximizarlas lo que necesitamos es proteger el libro.

Para hacerlo nos vamos al menú Herramientas --» Proteger --» Proteger libro.

Si queremos proteger la estructura del libro para que las hojas no puedan moverse, eliminarse, ocultarse, cambiarse de nombre o incluso crear nuevas hojas, activaremos la opción Estructura.

La otra casilla que aparece, Ventanas, evitará que estas cambien de tamaño o posición cada vez que se abra el libro.

Si introducimos una contraseña impediremos además que otros usuarios puedan quitar la protección del libro.

A la hora de escribir una contraseña recuerda que el programa distingue entre mayúsculas y minúsculas y que si olvidas la contraseña no podrás quitar la protección del libro.

Repite acciones de manera sencilla

2008-10-01T20:40:00.001-07:00

Aplicar un formato en la celda una y otra vez o ejecutar una orden de insertar varias columnas, puede resultar una tarea poco productiva y aburrida.

Para que no tengas que repetir con el ratón todos los pasos constantemente, puedes utilizar la tecla F4, que almacena la última orden o formato aplicado.

Por ejemplo; si escribes dos números en dos celdas distintas y le aplicas el formato negrita a una de ellas, al seleccionar la otra y pulsar F4, se le asignará también el formato negrita.

Si en ese momento borras el contenido con la tecla Supr, al seleccionar la otra celda y pulsar F4, se borrará el contenido también.

Utiliza filtros para analizar los datos

2008-10-01T20:39:00.001-07:00

Cuando tus hojas de Excel contienen muchos datos es recomendable analizarlos basándote en algún criterio. De esta forma, localizas los datos que necesitas en cada momento, dejando el resto a un lado.

Pulsa en la celda que contiene el título cuyos datos quieres utilizar como filtro.
Selecciona en el menú de herramientas Datos --» Filtro --» Autofiltro.
Aparecerá una flecha en los títulos de cada columna.
Pulsa ahora sobre una de las flechas y selecciona el criterio del filtro.
En el desplegable aparecerán varias sugerencias, seguidas por una lista que contiene todos los valores que aparecen en esa columna.
Se mostrará sólo los datos que concuerdan con el filtro seleccionado.
Cuando hay un filtro seleccionado la flecha que hay sobre el título de la columna que has utilizado para filtrar, se vuelve de color azul.
Para eliminar, vuelve a abrir el desplegable del título de la columna y selecciona la opción Todas.
Para salir del modo de autofiltros, selecciona en el menú de herramientas Datos --» Fitros --» Autofiltro.

Guardar datos y olvidar las fórmulas

2008-10-01T20:38:00.002-07:00

Al trabajar con muchos datos en las hojas de Excel, hay ocasiones en las que los datos de origen están calculados con fórmulas y necesitas utilizarlos para presentarlos o calcular nuevas fórmulas en tu hoja.

Si esto es así, antes de poder utilizar esos datos en tus cuentas debes convertir los resultados de las fórmulas en simples números para tratarlos posteriormente.

Con Excel puedes hacerlo sin problemas, siguiendo los pasos que describo a continuación:

Selecciona las celdas donde se guardan los datos que quieres copiar.
Pulsa Ctrl + C, para almacenarlos en el portapapeles de Office.
Selecciona la ubicación donde vas a colocar los datos y pulsa Ctrl + V, para pegarlos.
Aparecerá una etiqueta inteligente con opciones de pegado de datos.
Pulsa sobre ella y seleccona Sólo valores.
Se copiarán los valores y se perderán las fórmulas

Enviar una hoja de cálculo por correo

2008-10-01T20:38:00.001-07:00

Cuando estás trabajando con Excel puedes enviar de forma rápida una hoja de cálculo mediante Microsoft Outlook. Sin embargo, en ocasiones no necesitas enviar la hoja entera, sino sólo una parte específica.

Ya no hace falta que guardes la selección en otra hoja nueva y la envíes por correo, ya que con el siguiente truco aprenderás a hacerlo.

Abre la hoja de Excel.
Realiza la selección de la parte que quieres enviar de la misma manera que siempre. Puedes seleccionar cualquier elemento de Excel, incluso una gráfica.
Selecciona en el menú de herramientas Archivo --» Enviar a --» Destinatario de Correo.
Se abrirá una ventana de Outlook que contiene el encabezado de un correo normal y el cuerpo de la hoja de Excel, en la que estabas trabajando.
Observa que hay un icono en la barra de herramientas Enviar a, que cambia según la selección que hayas hecho.
En este caso pondrá Enviar esta selección, pero si anulas la selección pondrá Enviar esta hoja, y así según lo que quieras enviar.
Pulsa sobre ese botón y el mensaje se enviará.

Escribir la fecha y hora en Excel

2008-10-01T20:37:00.000-07:00

Tan sólo te hará falta dos combinaciones de teclas para poder escribir la fecha y la hora en tu hoja de cálculo de Excel.

Con la combinación de las teclas Ctrl + ; (punto y coma) podrás insertar la fecha actual.
Con la combinación de las teclas Ctrl + : (dos puntos) podrás insertar la hora actual.

Guardar un Archivo

2008-08-14T18:04:00.000-07:00

Cuando guarde un archivo, puede guardarlo en una carpeta de la unidad de disco duro, en una ubicación de red, en un disco, en un CD, en el escritorio o en otra ubicación de almacenamiento. Debe identificar la ubicación de destino en la lista Guardar en. Por lo demás, el proceso de guardar es el mismo sea cual sea la ubicación que elija.

Guardar un archivo

Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system:

Word, Excel o PowerPoint

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
Método abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione CTRL+S.

InfoPath, OneNote, Project, Publisher o Visio

En el menú Archivo, haga clic en Guardar.
Método abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione CTRL+S.

Guardar una copia de un archivo

Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system:
Word, Excel o PowerPoint
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
InfoPath, OneNote, Project, Publisher o Visio
- En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

En la lista Guardar en, haga clic en la carpeta o en la unidad en la que desea guardar.
Sugerencia Para guardar la copia en una carpeta diferente, haga clic en otra unidad de la lista Guardar en o en una carpeta diferente de la lista de carpetas. Para guardar la copia en una nueva carpeta, haga clic en Crear nueva carpeta, el .

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

Haga clic en Guardar.

Guardar un archivo en otro formato

Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system:
Word, Excel o PowerPoint
- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
InfoPath, OneNote, Project, Publisher o Visio
- En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo en el que desea guardar el archivo.

Haga clic en Guardar.

Crear un nuevo Libro

2008-08-11T19:33:00.000-07:00

Abrir un nuevo libro en blanco

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Nuevo.
En Plantillas, compruebe que En blanco y reciente está seleccionada y, después, bajo En blanco y reciente en el panel derecho, haga doble clic en Libro en blanco. Método abreviado de teclado Para crear rápidamente un libro nuevo en blanco, también puede presionar CTRL+N.

Sugerencias

De forma predeterminada, un libro nuevo contiene tres hojas de cálculo, pero puede cambiar el número de hojas de cálculo que desea que contenga el libro en Al crear nuevos libros en la ficha Más frecuentes del cuadro de diálogo Opciones de Excel (botón de Microsoft Office , botón Opciones de Excel).

También puede agregar y quitar hojas de cálculo según sea necesario

Basar un nuevo libro en otro existente

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Nuevo.
En Plantillas, haga clic en Nueva a partir de existente.
En el cuadro de diálogo Nuevo a partir de un libro existente, desplácese hasta la unidad, carpeta o ubicación de Internet que contiene el libro que desee abrir.
Haga clic en el libro y, a continuación, en Crear nuevo

Basar un nuevo libro en una plantilla

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Nuevo.
En Plantillas, haga clic en Plantillas instaladas o en Mis plantillas.
Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para utilizar una plantilla instalada, en Plantillas instaladas, haga clic en la plantilla que desee y, a continuación, en Crear.
Para utilizar sus plantillas, en la ficha Mis plantillas, haga doble clic en la plantilla que desee.

Nota La ficha Mis plantillas contiene las plantillas que ha creado. Si no ve la plantilla que desea usar, compruebe que se encuentra en la carpeta correcta. Las plantillas personalizadas se suelen almacenar en la carpeta Templates, que normalmente se encuentra en C:\Usuarios\nombre_de_usuario\AppData\Local\Microsoft\Templates en Windows Vista y en C:\Documents and Settings\nombre_de_usuario\Datos de programa\Microsoft\Templates en Microsoft Windows XP.

Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo, como PDF y XPS

2008-08-11T19:23:00.000-07:00

Hay muchas situaciones donde es útil guardar el archivo con un formato de diseño fijo que sea fácil de compartir e imprimir pero difícil de modificar. Los currículos, documentos jurídicos, boletines informativos y otros archivos concebidos para ser leídos e impresos principalmente, son algunos ejemplos de estos casos. 2007 Microsoft Office system ofrece un complemento gratuito para guardar o exportar este tipo de archivo, pero debe antes instalar el complemento para poder utilizarlo. También hay productos de otros fabricantes disponibles para exportar un archivo de Microsoft Office en un documento con diseño fijo.

Aprender sobre los formatos de archivo PDF y XPS

Si utiliza un complemento, puede guardar o exportar un archivo desde un programa de Microsoft Office con los siguientes formatos:

Formato de documento portátil (PDF) PDF es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. El formato PDF garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente. El formato PDF también es útil para documentos que se reproducirán utilizando métodos comerciales de impresión.

Especificación de papel XML (XPS) es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente.

Excel 2007: Administrar la información empresarial de un modo más eficaz

2008-08-10T11:55:00.000-07:00

Office Excel 2007 y Excel Services permiten administrar y controlar las hojas de cálculo en un servidor para ayudar a proteger la información importante de la empresa y garantizar que se trabaje con los datos más recientes.

Administre la información confidencial de un modo centralizado publicando hojas de cálculo en Office SharePoint Server 2007 para garantizar que los miembros de la organización trabajen con la información empresarial más reciente y evitar la difusión de versiones distintas de los mismos archivos.

Proteja la información confidencial de la empresa y al mismo tiempo asegúrese de que los empleados tengan acceso a los datos que necesitan utilizando las funciones de administración de informes.

Conéctese a fuentes externas de información mediante la Biblioteca de conexión de datos. Conéctese rápidamente a fuentes externas de información e importe datos de ellas, tales como bases de datos y sistemas de línea de negocio mediante la Biblioteca de conexión de datos. Gracias a Office SharePoint Server 2007, el personal de TI de su organización puede configurar y administrar Bibliotecas de conexión de datos de confianza que permiten que los usuarios se conecten más fácilmente a los orígenes de datos externos sin necesidad de ayuda.

Aproveche las ventajas del motor de cálculo de Excel en otras aplicaciones. La API (interfaz de programación de aplicaciones) de los servicios Web de Excel Services permite integrar el cálculo de servidor de los archivos de Excel en otras aplicaciones.

La Biblioteca de conexión de datos permite importar información externa y, a continuación, explorar estos datos con Office Excel 2007

Excel 2007: Comparta hojas de cálculo e información empresarial con otras personas

2008-08-10T11:51:00.000-07:00

Office Excel 2007 permite compartir fácilmente hojas de cálculo e información empresarial. La integración con Excel Services y con el nuevo formato XML de Microsoft Office Excel puede proporcionar un intercambio de información más eficaz.

Office Excel 2007 y Excel Services permiten compartir hojas de cálculo con mayor seguridad.1 Excel Services convierte de forma dinámica una hoja de cálculo de Excel en HTML para que otros usuarios puedan tener acceso a la información desde un explorador Web. Debido al alto grado de fidelidad del cliente de Office Excel 2007, los usuarios pueden utilizar Excel Services para explorar, ordenar, filtrar, especificar parámetros e interactuar con la información desde el explorador Web.

Cree escritorios digitales empresariales a partir de hojas de cálculo y compártalos dentro de un portal. Realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento empresarial mediante escritorios digitales con interfaz de explorador que se pueden crear desde Excel Web Access, Office SharePoint Server 2007 o bien a partir de hojas de cálculo de Excel.

Guarde archivos como XPS o PDF para facilitar el uso compartido.2 Convierta las hojas de cálculo a formato XPS (XML Paper Specification) o PDF (Portable Document Format) para crear una versión fija de sus archivos y compartirlos con mayor facilidad.

El nuevo formato XML de Excel permite un intercambio más eficaz de la información. Reduzca el tamaño de archivo de las hojas de cálculo y mejore su interoperabilidad con otros orígenes de datos gracias a los nuevos formatos XML abiertos de Excel.

Office Excel 2007 y Excel Services proporcionan los medios para compartir e interactuar con las hojas de cálculo desde un explorador Web

Excel 2007: Mejore el análisis de las hojas de cálculo

2008-08-10T11:44:00.000-07:00

Las nuevas herramientas de visualización y análisis de datos le ayudarán a analizar la información, detectar tendencias y obtener acceso a la información de la empresa de un modo más sencillo.

Use el formato condicional con esquemas enriquecidos de visualización de datos para descubrir e ilustrar las tendencias más importantes y resaltar las excepciones en los datos utilizando degradados de color (mapas de calor), barras de datos e iconosLa ordenación y el filtrado son dos de los tipos más importantes de análisis básicos que se pueden realizar con los datos. Las nuevas opciones de ordenación y filtrado, como la selección múltiple en AutoFiltros, la ordenación o el filtrado por colores y los “filtros rápidos” para tipos de datos concretos hacen de Office Excel 2007 la herramienta ideal para trabajar con grandes volúmenes de datos complejos.

Cree una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico de un modo más sencillo usando los campos de datos para reorientarlos rápidamente, resumirlos y encontrar las respuestas que necesita. Basta con arrastrar los campos hasta el punto en el que desee que aparezcan.

La compatibilidad total con Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services le permitirá consultar los datos empresariales más actualizados aprovechando la flexibilidad de Office Excel 2007. Gracias a las nuevas funciones de cubo, podrá crear un informe personalizado a partir de una base de datos OLAP.

Office Excel 2007 le ayuda a analizar la información mejorando la creación de vistas de tabla dinámica y el formato condicional. Además es totalmente compatible con SQL Server 2005 Analysis Services

Excel 2007: Crear mejores hojas de cálculo

2008-08-10T11:33:00.000-07:00

Office Excel 2007 aprovecha las ventajas de la interfaz de usuario de Office Fluent para facilitar el acceso a eficaces herramientas de productividad. También ofrece más espacio para trabajar y un funcionamiento más rápido.

Aproveche las ventajas de la interfaz de usuario de Office Fluent . Busque las herramientas que desee cuando las necesite utilizando la interfaz de usuario de Office Fluent orientada a obtener resultados de Office Excel 2007. Según el trabajo que deba realizar, ya sea crear una tabla o escribir una fórmula, Office Excel 2007 le muestra los comandos apropiados dentro de la interfaz de usuario de Office Fluent.
Disfrute de un mayor número de filas y columnas en las hojas de cálculo hasta 1 millón de filas por 16.000 columnas que le permitirán importar gran cantidad de datos, trabajar con ellos y obtener un rendimiento de cálculo más rápido gracias a la compatibilidad para procesadores dobles y múltiples.
Aplique formato a celdas y tablas rápidamente. Use las galerías de estilos de celda y tabla para aplicar a la hoja de cálculo el formato que desee rápidamente. Las tablas incluyen AutoFiltros, mientras que los encabezados de columna permanecen a la vista mientras se realiza el desplazamiento entre los datos. Los AutoFiltros rellenan y expanden las tablas automáticamente.
La experiencia de creación de fórmulas incluye una barra de fórmulas cuyo tamaño se puede cambiar y una función para autocompletar fórmulas basada en el contexto que le permitirá escribir todas las fórmulas con la sintaxis correcta al primer intento. También puede hacer referencia a intervalos con nombre y tablas dentro de las fórmulas y funciones.
Cree gráficos de aspecto profesional con espectaculares efectos visuales con sólo hacer unos clics. Utilice diseños y estilos de gráficos predefinidos o aplique el formato manualmente a cada componente (ejes, títulos y otras etiquetas de gráficos). Puede utilizar efectos sorprendentes como el estilo 3D, el sombreado suave y el suavizado para identificar las tendencias claves y crear resúmenes gráficos más atractivos. Cree e interactúe con los diagramas de la misma forma, independientemente de la aplicación que utilice, ya que el motor de gráficos de Excel es compatible con Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007.
Use la vista Diseño de página para ver cómo se imprimirá exactamente la hoja de cálculo y agregar o editar encabezados y pies de página. Ajuste los márgenes de la página siguiendo las indicaciones visuales directas sobre los puntos en los que se truncará la página para no tener que realizar varios intentos de impresión.

Nueva Interfaz de Usuario

2008-08-09T22:32:00.000-07:00

Desde la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 2007 en la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, puede ver inmediatamente las herramientas más importantes de modificación de celdas, formato y exploración. Ya no es necesario que busque el menú que aplica formato a una celda o que filtra los datos.

Office Excel 2007 se ha rediseñado para que pueda encontrar y utilizar las funciones del programa de forma más sencilla. El aspecto se ha perfeccionado y se han agregado tecnologías nuevas que facilitan la capacidad de "explorar, elegir y hacer clic", en lugar de realizar una selección en complicados cuadros de diálogo. También puede obtener resultados mejores con mayor rapidez aprovechando las posibilidades de los ricos conjuntos de características que se presentan en la interfaz de usuario de Office Fluent.

Excel 2007:Nuevas formas de compartir el trabajo

2008-08-09T22:29:00.001-07:00

Utilizar Excel Services para compartir el trabajo Si tiene acceso a Excel Services, puede utilizarlo para compartir los datos de la hoja de cálculo de Office Excel 2007 con otras personas, por ejemplo, con ejecutivos o con otros usuarios interesados de su organización. En Office Excel 2007, puede guardar un libro en Excel Services y especificar los datos de la hoja de cálculo que desea que vean otros usuarios. En un explorador (explorador: software que interpreta archivos HTML, les da formato de páginas Web y los muestra. Un explorador Web, como Microsoft Internet Explorer, puede seguir hipervínculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vídeo que estén incrustados en páginas Web.), estos usuarios pueden utilizar Microsoft Office Excel Web Access para ver, analizar, imprimir y extraer estos datos de la hoja de cálculo. También pueden crear una instantánea estática de los datos a intervalos regulares o a petición. Office Excel Web Access facilita la realización de actividades, como desplazarse, filtrar, ordenar, ver gráficos y utilizar los detalles en las tablas dinámicas. También puede conectar el elemento Web Excel Web Access a otros elementos Web para mostrar datos de formas alternativas. Además, con los permisos adecuados, los usuarios de Excel Web Access pueden abrir libros en Office Excel 2007 con el fin de poder aprovechar al máximo las ventajas de Excel para analizar y trabajar con los datos en sus propios equipos si tienen instalado Excel.

Utilizar este método para compartir su trabajo garantiza que otras personas tengan acceso a una versión de los datos en una ubicación, que puede mantener a día con los detalles más recientes. Si necesita que otras personas, por ejemplo, miembros del equipo, le suministren comentarios e información actualizada, es posible que desee compartir un libro de la misma manera que se hacía en versiones anteriores de Excel con el fin de recopilar la información que necesita antes de guardarlo en Excel Services.

Utilizar el servidor de administración de documentos Excel Services se puede integrar con el servidor de administración de documentos para crear un proceso de validación en los nuevos informes y acciones de flujo de trabajo de cálculo del libro de Excel, como una notificación basada en celda o un proceso de flujo de trabajo basado en un cálculo de Excel complejo. Puede utilizar el servidor de administración de documentos para programar cálculos nocturnos de un modelo de libro complejo.

Excel 2007: Mejoras en la impresión

2008-08-09T22:28:00.000-07:00

Vista Diseño de página Además de las vistas Normal y Saltos de página, Office Excel 2007 proporciona una vista Diseño de página. Puede utilizar esta vista para crear una hoja de cálculo mientras observa el aspecto que tendrá cuando se imprima. En esta vista puede trabajar con la configuración de encabezados de página, pies de página y márgenes directamente en la hoja de cálculo, además de colocar objetos como gráficos o formas exactamente en el lugar que desea. También puede obtener acceso a todas las opciones de configuración de página en la ficha Diseño de página de la nueva interfaz de usuario para poder especificar rápidamente opciones como la orientación de página. Es muy fácil ver lo que se imprimirá en cada página y así evitará tener que realizar varios intentos de impresión y obtener copias impresas con los datos truncados.

Guardar en formatos PDF y XPS Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office system únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.

Excel 2007: Nuevos formatos de archivo

2008-08-09T22:27:00.002-07:00

Formato de archivo basado en XML En 2007 Microsoft Office system, Microsoft presenta nuevos formatos de archivo para Word, Excel y PowerPoint, que se denominan formatos XML abiertos de Microsoft Office. Estos nuevos formatos de archivo facilitan la integración con orígenes de datos externos a la vez que reducen los tamaños de archivo y mejoran la recuperación de datos. En Office Excel 2007, el formato predeterminado de un libro de Excel es el formato de archivo basado en XML de Office Excel 2007 (.xlsx). Otros formatos basados en XML disponibles son el formato de archivo basado en XML y habilitado para macros de Office Excel 2007 (.SLBM), el formato de archivo para una plantilla de Excel de Office Excel 2007 (.xltx) y el formato de archivo habilitado para macros para una plantilla de Excel de Office Excel 2007 (.xltm).

Formato de archivo binario de Office Excel 2007 Además de los nuevos formatos de archivo basados en XML, Office Excel 2007 incluye también una versión binaria del formato de archivo comprimido segmentado para libros grandes o complejos. Este formato de archivo, el formato de archivo binario (o BIFF12) de Office Excel 2007 (.xls), se puede utilizar para obtener un rendimiento óptimo así como compatibilidad con versiones anteriores.

Compatibilidad con versiones anteriores de Excel Puede comprobar un libro de Office Excel 2007 para ver si contiene funciones o formatos que no son compatibles con una versión anterior de Excel y poder llevar a cabo los cambios necesarios para obtener una mejor compatibilidad con versiones anteriores. En versiones anteriores de Excel, puede instalar actualizaciones y convertidores que le ayudarán a abrir un libro de Office Excel 2007 para poder modificarlo, guardarlo y abrirlo de nuevo en Office Excel 2007 sin perder ninguna funcionalidad o función específicas de Office Excel 2007.

Excel 2007: Conexiones rápidas a datos externos

2008-08-09T22:27:00.001-07:00

En Office Excel 2007, ya no necesita saber los nombres de servidor o de base de datos de los orígenes de datos corporativos. En su lugar, puede utilizar el inicio rápido para seleccionar de una lista de orígenes de datos que el administrador o el experto del grupo de trabajo haya puesto a su disposición. Un administrador de conexiones de Excel le permite ver todas las conexiones de un libro y facilita la tarea de volver a utilizar una conexión o de sustituir una conexión por otra.