Otras posibilidades

Ya serían motivo de otro Tutorial, pero al menos enumeraré otras opciones posibles que se me ocurren para nuestro Libro de Calificaciones:

a.Bloquear las columnas que contienen las fórmulas para que no las borremos sin querer en un descuido.
b.Proteger con contraseña nuestro libro de Calificaciones para que nadie más que nosotros pueda modificarlo.
c.Colocar cabecera y pie de página con Títulos, subtítulos, datos de la clase y del profesor, número de página, etc.
d.Crear una hoja de resumen del año a partir de las hojas trimestrales con sus correspondientes gráficos.
e.Crear un gráfico comparativo de todos nuestros grupos de clase para poder comparar los resultados de nuestra asignatura en todos los grupos que tenemos.

Espero os animéis a probar de hacerlo. Si tenéis alguna sugerencia o duda, no dudéis en escribirme a: xiskya[arroba]gmail.com Con gusto os responderé lo más pronto que pueda.

Dando formato condicional a las notas

Para que nos salgan automáticamente en rojo los Insuficientes, vamos a hacerlo por separado los números y los textos.

a. Para presentar en rojo los números menores de 5:

Seleccionamos las celdas que contienen notas numéricas, hacemos clic en "Formato Condicional" que está en la ficha "Estilos" de la hoja "Inicio". Ahí en "Resaltar reglas de celdas" seleccionamos la opción "Menor que" tal como se ve en la siguiente Ilustración. Y luego nos aparecerá una ventana para meter los datos.

Ilustración 39

En la ventana que nos aparecerá ponemos "menor que" 5 y personalizamos el formato de la celda:

Ilustración 40

Cuando hacemos clic en "Formato personalizado" se nos abre una ventana donde especificaremos que aparezca en rojo y negrita las notas inferiores a 5. Luego sólo habrá que hacer clic en Aceptar en las dos ventanas abiertas.

Ilustración 41

Vamos a hacer lo mismo con las notas en texto. Sólo que como no se trata de números, en "Resaltar reglas de celda", elegiremos "Texto que contiene".

Lo primero será seleccionar las notas en texto (Insuficiente, Notable, etc.) y luego hacemos clic en "Formato Condicional" que está en la ficha "Estilos" de la hoja "Inicio". Ahí en "Resaltar reglas de celdas" seleccionamos la opción "Texto que contiene". Se nos abrirá una ventana igual que antes, ahí pondremos "Insuficiente" y esta vez, para variar, podemos dejar el formato que sale predeterminado "Relleno rojo claro con texto rojo oscuro".

Ilustración 42

Tal como podemos ver en la siguiente Ilustración:

Ilustración 43

Duplicando una hoja de cálculo

Si tenemos varios grupos en que las ponderaciones de las notas son iguales y las fórmulas no tienen por qué cambiar sustancialmente, no hace falta hacer de nuevo todo para crear otra hoja igual. Puedo copiar la hoja de cálculos y simplemente cambiar el nombre de los alumnos y si varía el número de alumnos, hacer los pequeños cambios pertinentes en las fórmulas.

Para copiar una hoja de cálculo, sólo hacer clic sobre el nombre de la hoja que deseo copiar con el botón derecho del ratón y luego clic donde dice "Mover o copiar". Selecciono ahí la hoja que deseo copiar y marco la casilla de Crear una copia. Luego Aceptar.

Ilustración 38

Después sólo será necesario cambiar el nombre a la nueva hoja que aparecerá.

Dando formato a la hoja de cálculo

Sólo queda lo más fácil. Darle formato bonito a nuestra hoja de cálculo.

a. Orientación de la página

Lo primero es seleccionar la orientación del papel. En nuestro caso lo pondremos Horizontal.

Ilustración 28

b. Márgenes de la página

A continuación, seleccionamos los márgenes. En nuestro caso, lo personalizaremos así:

Ilustración 29

c. Formato del texto y de las celdas

Y ahora meteremos colores a las filas de los datos. No es aconsejable, aunque quede rápidamente muy bonito, convertirlo a Tabla. Sino hacerlo manualmente para que las fórmulas no varíen nada.

Los pasos a seguir serán:
- Seleccionar las celdas a colorear
- Rellenarlas de color
- Dar color al texto y ponerle negrita si hace falta
- Marcar los bordes con el color que deseemos.

Ilustración 30

1. Botones para el Texto: negrita, cursiva, subrayado. Y en la línea superior el tipo de fuente (Calibri) y el tamaño (12 pt). La A grande agranda el texto y la pequeña lo hace más pequeño.

2. Botón para rellenar de color las celdas seleccionadas.

3. Botón para dar color al texto

4. Botón para colocar el texto respecto a la altura de la celda.

5. Botón para colocar el texto respecto al ancho de la celda.

6. Botón para ajustar el texto respecto a la celda. Hace que quepa el texto en una celda aunque para ello tenga que mostrarlo en varias líneas.

7. Botón para unir varias celdas (primero se seleccionan las celdas a unir y luego se hace clic en el botón).

8. Botón para marcar los bordes de las celdas.

Para usar cualquiera de esos botones, antes hemos de seleccionar las celdas a las que queremos que afecte la acción que producen.

También podemos copiar el formato de dos filas de una vez al resto de las filas. Por ejemplo: damos el color a dos filas (en el ejemplo hemos desenfocado los nombres por protección de datos), y luego seleccionamos esas dos filas y damos al botón copiar o Ctrl+V.

Ilustración 31

A continuación seleccionamos el resto de las filas y desplegamos el menú del botón Pegar, seleccionamos "Pegado especial" y dentro seleccionamos "Formato" para que sólo nos pegue el formato. Entonces veremos que el formato (color, tipo de texto, etc.) de esas dos filas se copia al resto de las filas de la tabla.

Ilustración 32

Ilustración 33

d. Ajustar el ancho de las columnas

Ahora vamos a ajustar el ancho de las columnas a nuestro gusto. Podemos hacerlo automáticamente o manualmente. Lo más rápido es ajustándolo automáticamente según el contenido del texto de las celdas. Esto se hace en el botón "Formato" situado en la ficha "Celdas" de la hija "Inicio", en la opción "Autoajustar ancho de columna". Lo podemos ver en la Ilustración 34.

Si lo hacemos manualmente, hemos de arrastrar cada columna hasta que nos guste y una vez que ajustamos el ancho de una columna, podemos copiarlo al resto de columnas igual que hicimos con el formato. Primero seleccionamos la columna cuyo ancho nos interesa copiar en otras y luego, en "Pegado especial" tendremos que seleccionar "Ancho de las columnas".

Ilustración 34

e. Ajustar el alto de las filas

El siguiente paso será ajustar el alto de las columnas. Lo primero será seleccionar todas las filas cuyo alto queremos modificar y a continuación vamos a hacerlo igual que con el ancho de columnas.

Automáticamente, se haría así: En el botón "Formato" situado en la ficha "Celdas" de la hija "Inicio", en la opción "Autoajustar alto de filas".

Manualmente, no podemos hacerlo como las columnas. Sino que lo haremos seleccionando las filas y luego en el botón "Formato" hacer clic en "Alto de fila" (Ilustración 35) donde nos saldrá una ventana como la Ilustración 36 en la que tendremos que introducir el valor del alto.

Ilustración 35

Al hacer clic en "Alto de fila" nos saldrá una ventana como la de la Ilustración 36 en la que hemos de introducir el número del alto. En nuestro caso hemos puesto 15, no es aconsejable un número menor de 15.

Ilustración 36

f. Bordes de las celdas

Para seleccionar el tipo de borde y el color de la línea de los bordes, vamos a "Formato" y el último del Menú que se despliega dice: "Formato de celdas". Hacemos clic ahí y nos vamos a la pestaña "Bordes". Ahí seleccionaremos todo lo referente a bordes según nuestro gusto o necesidades. Podemos verlo en la Ilustración siguiente.

Ilustración 37

1. Deberíamos hacer clic en el botón 1 y 2 para que nos muestre los bordes externos e internos de las celdas seleccionadas.
2. Botón para mostrar bordes externos.
3. Botón para mostrar bordes internos.
4. Desplegable para seleccionar el color de la línea de los bordes.
5. Estilo de la línea del borde de las celdas.
6. Al finalizar, hacer clic en Aceptar.

Creando los gráficos estadísticos

Antes de pasar a darle formato, sólo nos queda crear los gráficos estadísticos. Será fácil porque Excell lo hace automáticamente una vez que tenemos los valores que contendrá el gráfico.

Para ello, primero seleccionamos las celdas que contienen los porcentajes de las notas:

Ilustración 23

Y una vez seleccionadas vamos a la hoja "Insertar" y ahí en la ficha "Gráficos" hacemos clic en el tipo de gráfico que nos vaya mejor para presentar nuestros datos:

Ilustración 24

Para nuestro caso seleccionaremos el que dice "Columna" y dentro elegimos el primero de los "cilíndricos". Esta selección la podemos cambiar después si no nos gusta.

Ilustración 25

De esta manera el gráfico se crea automáticamente. Para cambiarlo de lugar, lo arrastramos. Y para editarlo, es decir, para cambiarle el título a la serie y ponerle título al gráfico,

También podemos seleccionar algún Estilo de diseño que nos guste más, etc. Podemos modificarlo según las selecciones que hagamos en "Diseño de gráfico", etc.

Ilustración 26

En el siguiente gráfico elegimos el Diseño de gráfico 9 y el Estilo de diseño que se ve seleccionado en la Ilustración 25.

Ilustración 27

Para cambiar los títulos, se hace doble clic dentro de cada uno y se escribe dentro del cuadro tal como se ve en el recuadro "Notas".

Para otros diseños del gráfico, se selecciona y botón derecho del ratón y encontraremos otras opciones.

Introduciendo las fórmulas

Antes de pasar a dar formato a nuestra hoja, vamos a introducir las fórmulas. Para ello lo primero es que en las columnas de notas introduzcamos algunas notas inventadas que nos sirvan sólo como ayuda para ver los resultados de nuestras fórmulas.

a. Haciendo la media de las notas según ponderación

Vamos a hacer primero la media de las notas dándole a cada una la ponderación que queramos. Para ello:
- nos colocamos en la celda de la media
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula

Ilustración 5

La explicación de la fórmula es completamente matemática:

Ilustración 6

=SUMA((C2*0,2);(D2*0,2);(E2*0,5))

Lo que aparecerá en esa celda F2 será igual a la SUMA de el valor de la celda C2 multiplicado (la multiplicación la expresa el asterisco) por 0,25 (es decir el 20% del total) más (los valores sumados están separados por punto y coma) el valor de la celda D2 multiplicado por 0,25 (es decir el 25% del total) más el valor de la celda E2 multiplicado por 0,5 (es decir el 50% del total).

Cuando acabo de escribir la fórmula he de llegar al final de la línea y apretar Intro o Enter. Entonces veré el resultado de la operación en la celda. Los colores ayudan a entender la operación de la fórmula.

De esta manera tenemos la media. Si ponemos el cursor encima de la celda que contiene la fórmula y hacemos clic en la esquina inferior derecha cuando aparece una pequeña cruz negrita y arrastramos hacia abajo, se copia toda la fórmula para el resto de filas de esa columna.

b. Haciendo los cálculos del redondeo

Lo que haremos ahora será redondear el resultado de la media, es decir el valor de la celda F2. Seguiremos los mismos pasos que en la fórmula anterior:

- nos colocamos en la celda del redondeo
- hacemos clic en la barra de fórmula
- escribimos la fórmula

La fórmula nos permite redondear con el número de decimales que queramos, nosotros le diremos que redondee el valor de F2 a cero decimales para obtener un número entero.

Ilustración 7

De esta manera obtenemos:

Ilustración 8

En este caso no se nota porque el valor de F2 no contenía decimales, pero se notará cuando F2 sí los tenga.

Para que se aplique la misma fórmula a cada uno de los alumnos, recordemos que ponemos el cursor encima de la celda que contiene la fórmula y hacemos clic en la esquina inferior derecha cuando aparece una pequeña cruz negrita (donde marca la flecha roja de la Ilustración 9) y arrastramos hacia abajo, se copia toda la fórmula para el resto de filas de esa columna.

Ilustración 9

c. Convirtiendo la nota a texto automáticamente

Ahora vamos a convertir el valor del redondeo, es decir de la celda G2, al texto que será el que aparezca en el Boletín de notas del alumno.

- nos colocamos en la celda del Boletín
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula

Esta vez la fórmula es un poco más complicada porque se trata de condiciones anidadas, pero entendiendo su lógica no resultará difícil.

Esta sería la forma en su modo más simple:

Ilustración 10

Quiere decir:

SI el valor de G2 es menor que (<) 5 entonces (expresado mediante el punto y coma) deberá aparecer el texto "Insuficiente" (las cadenas de texto deben ir entre comillas), de lo contrario (expresado con el punto y coma) debe aparecer "Aprobado".

Pero necesitamos que diga más cosas, no basta que sólo nos clasifique en "Insuficientes" y "Aprobados". Queremos que cumpla con estas condiciones:

Si es igual a 5: Suficiente; si es igual a 6: Bien; si es igual a 7:Notable; si es igual a 8: Notable; si es igual a 9:Sobresaliente; si es igual a 10: Sobresaliente.

Para esto aplicaremos la condición anidada, una condición dentro de otra, de este modo:

Ilustración 11

La fórmula es:

=SI(G2<5;"insuficiente";si(g2=5;"suficiente";si(g2=6;"bien";si(g2=7;"notable";si(g2=8;"notable";si(g2=9;"sobresaliente";si(g2=10;"sobresaliente")))))))

De esta manera, saldrán los valores convertidos en textos según las condiciones que le hemos dado.

d. Contando cuántos alumnos tienen una nota determinada

De una lista de notas, queremos saber cuántos alumnos tienen, por ejemplo, un 7, es decir, un Notable. Lo haremos de la siguiente manera:

Como siempre, los pasos van a ser:
- nos colocamos en la celda donde queremos que aparezca el resultado
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula

Escribimos debajo de la lista, en una columna, por ejemplo, así:
Nº de Insuficientes
Nº de Suficientes
Nº de Bien:
Nº de Notables:
Nº de Sobresalientes:

Ahora en la columna de al lado, pondremos la fórmula para que el programa cuente lo que queremos contar.

Ilustración 12

La fórmula es: =CONTAR.SI(H2:H6; "Insuficiente")

Significa que en la celda C36 vamos a CONTAR.SI en el rango H2:H6 (rango es el conjunto de celdas dentro de las que vamos a contar, es decir, desde la celda H2 hasta la celda H6) cuántas veces aparece el texto "Insuficiente".

Esto mismo hacemos para todos los demás valores, cambiando únicamente el "Insuficiente".

De manera que quedaría algo así:

Ilustración 13

Esto es mejor ponerlo debajo de todo el listado de notas, no al lado porque si quieres seguir añadiendo al lado notas de otro trimestre, así puedes hacerlo.

e. Contar el total de alumnos

Ahora haremos una operación para que nos cuente el total de alumnos existentes dentro de un margen de celda que nosotros le demos, aunque en ese rango haya celdas vacías, es decir, alumnos no existentes. Lo que haremos será utilizar una fórmula para que sólo cuente las celdas que no estén vacías y de manera que si tenemos que añadir un alumno a mitad de año, no tengamos que retocar esta operación.

Imaginemos que tenemos 27 alumnos cuyos nombres están colocados en la columna B, mientras que en la columna A tenemos el número correspondiente de cada alumno. Imaginemos también que no vamos a poder tener más de 35 alumnos. Lo que haremos será que nos cuente las celdas que contienen un número (el que sea, da lo mismo) en el rango que va de la celda A2 hasta la celda A36. De esta manera las celdas vacías, no las contará.

Seguiremos los pasos de siempre:
- nos colocamos en la celda donde queremos que aparezca el resultado
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula

Y la fórmula será muy simple:

=CONTAR(A2:A36)

Ilustración 14

A esta fórmula podríamos ponerle la condición de que contara sólo los números 5 por ejemplo, pero como eso no nos interesa, la dejamos así.

La operación podemos colocarla donde queramos, pero sugiero que se ponga debajo del todo, es decir, debajo de la lista de Nº de "Insuficientes", etc. Así no nos molestará si necesitamos añadir nuevos alumnos en algún momento.

Podríamos haber sumado el total de "Insuficientes"+ Total de "Suficientes"+Total de "Bien", etc. Pero no sería fiable porque podría faltarnos la nota de algún alumno que no ha asistido a los exámenes, por ejemplo.

Ilustración 15

f. Porcentaje de las notas de clase

Ya tenemos todos los datos necesarios para sacar el porcentaje de los resultados de notas de la clase. Lo que haremos ahora es aplicar una simple regla de tres. Seguiremos los pasos de siempre:

- nos colocamos en la celda donde queremos que aparezca el resultado
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula

La fórmula será una regla de tres. Podemos hacerlo de dos maneras:
- Contando dentro de la fórmula el total de alumnos
- Poniendo el valor de la celda que nos hacía la operación de contar el total de alumnos

Para el primer caso:

Ilustración 16

=(C38*100)/(CONTAR(A2:A36))

Para el segundo caso:

Ilustración 17

=(C38*100)/C62

En el primer casoC38 es la celda que contiene el número de "Insuficientes" multiplicado por 100 (por el 100%) y el valor de la multiplicación dividido por el resultado de contar el total de alumnos.

En el segundo caso, se divide directamente por el valor de la celda C62 que contiene ya el resultado de contar el número de alumnos. Esta operación la habíamos hecho en uno de los pasos anteriores.

De manera que nos queda así:

Ilustración 18

También se puede sacar el porcentaje de las notas numéricas. Para ello, primero hemos de contar cuántos alumnos tienen un 1, cuántos un 2, cuántos un 3, etc. Y luego sacar el porcentaje. Los pasos serían igual a los anteriores.

Como ya lo hemos hecho, sólo pondré un resumen sin tantas especificaciones.

La siguiente fórmula cuenta cuántos alumnos tienen un 1 de nota:

=CONTAR.SI(G2:G35; 1)

Ilustración 19

Para contar los demás, sólo iremos variando ese 1, especificando qué nota debe contar.
Una vez que tengo el resultado de contar todas las notas numéricas, paso a convertirlos a porcentajes:

Ilustración 20

Y ahora sólo lo paso a porcentaje igual que hicimos anteriormente, mediante la regla de tres:

=(C47*100)/(CONTAR(A2:A36))

Ilustración 21

Esto mismo para todos los demás. De manera que queda así:

Ilustración 22

Los totales los sacamos aplicando una simple suma de los rangos que queremos sumar.

Preparando la estructura de cada hoja del libro

Preparamos las hojas de cálculo que va a contener nuestro libro de calificaciones. Para ello ponemos nombre a cada hoja (situado en la parte inferior izquierda) haciendo doble clic encima del nombre que aparece por defecto que suele ser "Hoja1, Hoja2, Hoja3".

Ilustración 1

Si necesitamos crear más hojas porque tenemos más de tres grupos de clase, hacemos clic encima del icono señalado con la flecha roja en la ilustración 1. De manera que creamos tantas hojas como grupos de clase tengamos.

Ilustración 2

Si todas las hojas van a necesitar los mismos cálculos, basta que construya una y luego esa la copie las veces que quiera y sólo le cambio los nombres o notas.

Si cada hoja lleva cálculos distintos, por ejemplos: si las notas de secundaria tienen una ponderación distinta a las de bachillerato, entonces no copio las hojas, sino que las creo, o copio sólo el formato pero no las fórmulas.

Tengo que tener claro en un papel cuál va a ser la estructura de cada hoja porque esto será lo primero que hagamos.

De manera que queda estructurado así (como en la Ilustración 3):

Columna A: para el número de alumnos

Columna B: para el nombre de los alumnos

Columna C: para la nota de clase

Columna D: para la nota de un examen

Columna E: para la nota de un segundo examen

Hasta aquí en estas columnas es donde introduciremos datos, en las próximas que enumeraré sacaremos automáticamente las medias, el redondeo y la nota que aparecerá en el Boletín de notas.

Columna F: para presentar la media según la ponderación que demos

Columna G: para presentar el redondeo de esa media

Columna H: para presentar la nota del Boletín en letras de manera automática.

Ilustración 3

Una vez teniendo la estructura podemos ajustar el ancho de la columna con el texto automáticamente. Primero seleccionamos las columnas y luego hacemos clic en "Autoajustar ancho de columna".

Hoja de calificaciones con Excel 2007

Excel pertenece al paquete de ofimática Office de Microsoft, este programa es uno de los más utilizado tanto por empresas, instituciones y público en general. Este curso está dirigido a profesores interesados en crear su propia hoja de cálculo de calificaciones, con medias y estadísticas automáticas.

A lo largo de los capítulos de este curso podrás saber introducir fórmulas, crear gráficos estadísticos, dar formato a tus hojas de cálculo, dar formato condicional a las hojas y otras funciones que te serán de gran ayuda para organizar y crear hojas de calificaciones en Excel 2007.

Hojas de cáculo. Caso práctico 1 (segunda parte)

Otra forma de ejecutar un macro, que permite comprobar el resultado de la ejecución de cada una de las instrucciones que la componen, es la denominada ejecución paso a paso. Todos los lenguajes de programación modernos ofrecen al programador un conjunto de utilidades que le ayudan en la identificación y resolución de errores en el código. Una de ellas es la posibilidad de ejecutarlo instrucción a instrucción, que es la que veremos a continuación. Para ello nos situamos en la barra de herramientas Visual Basic y hacemos clic en el icono Ejecutar macro .

En el cuadro de diálogo Macro, seleccionamos la macro COMBINAR y a continuación apretamos el botón Paso a paso. Automáticamente se abre el editor de VBA y la primera instrucción de la macro se muestra sombreada de amarillo y con una flecha del mismo color que la apunta .

Esta flecha señala el punto de ejecución del código, o dicho de otro modo, apunta a la instrucción que va a ser ejecutada cuando demos la orden. Dicha orden vendrá definida por una acción del usuario que indicará si desea continuar ejecutando paso a paso o de golpe, o si quiere finalizar aquí mismo la ejecución.

Las diferentes opciones de ejecución que disponemos las podemos observar en la Figura 8.68, que muestra el contenido del menú Depuración del editor de VBA.

Hojas de cálculo: Caso práctico 1 (primera parte)

Caso práctico 1

Nos vemos en la necesidad de solicitar a una entidad bancaria un préstamo de 60.000 euros para realizar unas reformas en nuestra vivienda. El banco nos proporciona el dinero a un interés anual fijo del 3%.

Se pide: Calcular la cantidad mensual que deberemos pagar al banco si deseamos devolver el préstamo más los intereses, para los siguientes periodos de tiempo:

- 1 año.
- 3 años.
- 5 años.

Solución: La hoja de cálculo con los datos de nuestro problema podría ser la que mostramos en la Figura 8.2. En ella podemos observar la cantidad solicitada para el préstamo en la celda C2, el interés fijo anual que nos cobra el banco en la C3, y los tres periodos de tiempo en las celdas B9, B10 y B11, respectivamente.

Las soluciones, que obtendremos utilizando la función PAGO(...), estarán situadas en las celdas D9, D10 y D11. Antes de usar la función estudiemos detenidamente su sintaxis y el significado de sus argumentos.

Sintaxis

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

En todas las funciones, los argumentos en negrita indican que son obligatorios y los otros que son opcionales.



Fig. 8.2. Hoja de cálculo de ejemplo.

Funciones financieras, matemáticas y trigonométricas

Funciones financieras

Existen un total de 55 funciones financieras predeterminadas, que realizan toda clase de cálculos relacionados con valores bursátiles, amortizaciones, préstamos, inversiones, letras del tesoro, etcétera.

Aunque el mundo de las finanzas pueda parecer un poco alejado de nuestra vida cotidiana, es posible que en el futuro nos veamos en la necesidad de realizar alguno de estos cálculos, bien sea para conocer la cuota de una hipoteca, los intereses a pagar por un préstamo, etcétera.

Comenzaremos viendo un sencillo ejemplo de utilización de la función PAGO(...), que calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.

Lo haremos mediante el primer caso práctico de la unidad.

Funciones matemáticas y trigonométricas

El grupo de las funciones matemáticas y trigonométricas está compuesto por un total de 60 funciones predeterminadas.

Las que no se pueden considerar trigonométricas realizan operaciones como logaritmo, potencia, redondeo, valor absoluto, máximo común divisor y mínimo común múltiplo, división entera, operaciones con matrices (producto, determinante, inversa, etc.), raíz cuadrada, números aleatorios, y un largo etcétera que seguro nos puede ayudar a la hora de realizar cálculos con las celdas.

De entre las segundas, las trigonométricas, disponemos de un gran número de funciones que calculan las típicas operaciones con ángulos, como por ejemplo el seno, coseno, tangente, etc., valor del número Pi, y funciones de conversión de grados a radianes y viceversa.

Aprenderemos a utilizar algunas de estas funciones en el Caso práctico 2.

Uso de fórmulas complejas

Uso de fórmulas complejas, funciones, expresiones y formato condicional

En la anterior unidad didáctica aprendimos qué son las fórmulas, para qué se pueden utilizar, de qué elementos pueden estar compuestas, cómo se introducen, etc., y también comentamos que Excel dispone de un gran número de funciones estándar que permiten realizar toda clase de cálculos. Es en esta unidad, dedicada al uso avanzado de Excel, donde aprenderemos a usar algunas de estas funciones, así como autilizar el formato condicional que permite aplicar diferentes formatos a las celdas en función del valor que contienen. Y si no tenemos suficiente con el gran conjunto de funciones estándar de Excel, los usuarios aventajados pueden crear sus propias funciones personalizadas, programándolas con el lenguaje Visual Basic para Aplicaciones, integrado en el propio Excel. Trataremos este tema en el punto 8.5 de la unidad, dedicado a las macros y la programación básica.

A. Funciones y expresiones

Excel ofrece al usuario un total de 329 funciones de hoja de cálculo predeterminadas, agrupadas en las siguientes categorías: financieras, matemáticas y trigonométricas, fecha y hora, estadísticas, búsqueda y referencia, base de datos, texto y datos, lógicas, información e ingeniería. Por suerte para nosotros, podemos simplificar su utilización mediante el Asistente de inserción de funciones, que podemos activar haciendo clic en el botón Insertar función de la barra de fórmulas, seleccionando la opción de menú Insertar - Fórmula, o tecleando a la vez Mayús+F3, estando situados en la celda deseada.

Según la definición que ofrece la ayuda de Excel, las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por puntos y coma, y un paréntesis de cierre. Los argumentos de una función pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

Los argumentos de una función pueden ser a la vez funciones. Cuando sucede esto hablamos de funciones anidadas. Excel soporta un máximo de siete niveles de anidamiento.

Cuando creemos una fórmula que contenga una función, el asistente de inserción de funciones nos ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el asistente irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. También tenemos la posibilidad de insertar las funciones directamente mediante el teclado. En este caso, tras teclear el paréntesis de apertura, aparece una ayuda contextual que nos muestra los diferentes argumentos de la función y en negrita el que hemos de introducir en cada instante (véase la Figura 8.1).

Las fórmulas permiten utilizar funciones para realizar sus cálculos, pero además ofrecen la posibilidad de combinarlas con otros operandos y operadores formando lo que se conoce con el nombre de expresión. Ya estudiamos en la Unidad 7 un ejemplo de expresión que combinaba funciones, referencias a celdas y valores constantes. Además, mostramos en sendas tablas los principales operadores aritméticos y de comparación que permiten la construcción de expresiones, así como la prioridad de cada uno de ellos. También comentamos que, cuando las operaciones efectuadas en las expresiones no están delimitadas mediante paréntesis, el orden de evaluación de las mismas es de izquierda a derecha. A continuación efectuaremos un repaso de cada una de las categorías de funciones, mostrando el uso de alguna de ellas mediante casos prácticos.



Fig. 8.1. Ayuda contextual de la función financiera NPER.

Un ejercicio práctico

Veamos a continuación un ejercicios práctico para potenciar lo aprendido en las dos lecciones anteriores.

1.Escribe la siguiente lista de datos:

Observa que el contenido de las celdas A2 y A6 sobrepasan el ancho de la columna. No te preocupes por ello. En estas primeras prácticas seguramente verás alguna opción algo avanzada y que no entenderás demasiado. No te preocupes por ello, pues ahora sólo se trata de familiarizarse con el modo de trabajo de Excel.

Operaciones con hojas de Excel.- Un libro de trabajo consta de varias hojas. Inicialmente, Excel XP nos permite trabajar con tres hojas cuyas etiquetas podemos observar en la parte inferior de la hoja en la que estamos trabajando. No obstante, podemos insertar hojas, copiarlas, moverlas, borrarlas, seleccionarlas...

Cambiar el nombre a una hoja.-

1.Pulsa dobre click sobre la etiqueta de la Hoja1 y cuando esté seleccionada, escribe directamente: Listado (Intro para finalizar).

Otro sistema para cambiar el nombre será desde Formato - Hoja - Cambiar nombre, o bien desde el menú contextual (botón derecho del ratón).

Copiar una hoja.-

2.Manteniendo la tecla de CONTROL pulsada, arrastra la pestaña de la hoja Listado una posición hacia su derecha. La hoja mostrará un 2 entre paréntesis:

Otro sistema sería desde Edición - Mover o copiar hoja donde veríamos un cuadro de diálogo en el que se selecciona el libro de trabajo y el lugar donde queremos colocar la hoja.

Mover una hoja.-

3.Arrastra directamente (sin mantener la tecla de CONTROL pulsada), la hoja Listado hacia otra posición.

Insertar una hoja.-

4.Selecciona con un click la hoja Listado

5.Abre el menú Insertar y escoge la opción Hoja

La hoja nueva se inserta adaptando una numeración correlativa:

También podríamos insertarla con el botón derecho del mouse.

Eliminar una hoja.-

6.Selecciona cualquier hoja y pulsa el botón derecho del ratón . Escoge la opción Eliminar. Acepta el mensaje de Excel.

También podríamos eliminarla desde la opción Edición - Eliminar hoja.

Introducción de datos y tipos de datos.- Ya hemos visto cómo escribir datos en las celdas. Vamos a ver ahora qué tipo de datos acepta Excel:

-Valores constantes. Todo tipo de datos que escribamos directamente ya sea texto o números. Este valor no cambia a no ser que lo modifiquemos o borremos.

-Fórmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc, y que producen un resultado. Las fórmulas comienzan siempre con el signo de igual (=). Si modificamos el valor de una celda a la que la fórmula esté haciendo referencia, el resultado de la fórmula varía automáticamente.

Introducción de valores numéricos.- Excel posee para los valores numéricos el formato general, es decir, que podemos escribir un número como 200000 sin separadores de miles (el punto) y Excel lo dejará tal y como lo hemos escrito.

También podemos utilizar signos como:

-El punto (.) para separar los millares

-La coma (,) para expresar decimales

-El signo menos (-) para indicar cantidades negativas. Éstas se pueden indicar también entre paréntesis.

-El signo del porcentaje (%)

Otras consideraciones importantes a la hora de introducir valores numéricos son:

-Las fracciones debemos introducirlas de forma especial ya que, por ejemplo, 4/3 Excel lo tomará como una fecha y colocará en la celda el cuatro de marzo (4-mar). En su lugar introduciremos 1 1/3

-Si el valor no cabe en la celda, se visualizarán los signos ######. Debemos cambiar el ancho de la columna (como veremos más adelante) para poder visualizar todas las cifras.

-Si deseamos introducir un número y que Excel lo tome como un texto, debemos anteponer al número el signo del apóstrofe ('). Ejemplo: 1.996 Ventas anuales