Combinación de celdas

Uno de los botones más usados de la barra de formato en las hojas de cálculo de Excel es el de Combinar y centrar celdas, que nos permite crear títulos comunes para varias columnas.

Sin embargo, el problema viene cuando queremos descombinar celdas que ya están combinadas.

En la barra de formato no existe un botón que nos permita realizar esta acción y si estamos acostumbrados a combinarlas empleando el botón de la barra de formato probablemente desconozcamos también cómo combinarlas de otra manera.

Si seleccionamos las celdas que queremos descombinar y nos vamos al menú Formato --» Celdas --» Alineación, hallaremos la opción Combinar celdas que aparecerá seleccionada.

Desactivando esta opción las celdas dejarán de estar combinadas y si por el contrario esta opción no está seleccionada y pinchamos sobre ella combinaremos las celdas sin emplear esta vez el botón de la barra de formato.

Proteger Excel

Si trabajamos con hojas de cálculo de Excel y queremos que el destinatario de estas no pueda cambiarlas de sitio, ni modificar sus nombres, ni minimizarlas ni maximizarlas lo que necesitamos es proteger el libro.

Para hacerlo nos vamos al menú Herramientas --» Proteger --» Proteger libro.

Si queremos proteger la estructura del libro para que las hojas no puedan moverse, eliminarse, ocultarse, cambiarse de nombre o incluso crear nuevas hojas, activaremos la opción Estructura.

La otra casilla que aparece, Ventanas, evitará que estas cambien de tamaño o posición cada vez que se abra el libro.

Si introducimos una contraseña impediremos además que otros usuarios puedan quitar la protección del libro.

A la hora de escribir una contraseña recuerda que el programa distingue entre mayúsculas y minúsculas y que si olvidas la contraseña no podrás quitar la protección del libro.

Repite acciones de manera sencilla

Aplicar un formato en la celda una y otra vez o ejecutar una orden de insertar varias columnas, puede resultar una tarea poco productiva y aburrida.

Para que no tengas que repetir con el ratón todos los pasos constantemente, puedes utilizar la tecla F4, que almacena la última orden o formato aplicado.

Por ejemplo; si escribes dos números en dos celdas distintas y le aplicas el formato negrita a una de ellas, al seleccionar la otra y pulsar F4, se le asignará también el formato negrita.

Si en ese momento borras el contenido con la tecla Supr, al seleccionar la otra celda y pulsar F4, se borrará el contenido también.

Utiliza filtros para analizar los datos

Cuando tus hojas de Excel contienen muchos datos es recomendable analizarlos basándote en algún criterio. De esta forma, localizas los datos que necesitas en cada momento, dejando el resto a un lado.

• Pulsa en la celda que contiene el título cuyos datos quieres utilizar como filtro.
• Selecciona en el menú de herramientas Datos --» Filtro --» Autofiltro.
• Aparecerá una flecha en los títulos de cada columna.
• Pulsa ahora sobre una de las flechas y selecciona el criterio del filtro.
• En el desplegable aparecerán varias sugerencias, seguidas por una lista que contiene todos los valores que aparecen en esa columna.
• Se mostrará sólo los datos que concuerdan con el filtro seleccionado.
• Cuando hay un filtro seleccionado la flecha que hay sobre el título de la columna que has utilizado para filtrar, se vuelve de color azul.
• Para eliminar, vuelve a abrir el desplegable del título de la columna y selecciona la opción Todas.
• Para salir del modo de autofiltros, selecciona en el menú de herramientas Datos --» Fitros --» Autofiltro.

Guardar datos y olvidar las fórmulas

Al trabajar con muchos datos en las hojas de Excel, hay ocasiones en las que los datos de origen están calculados con fórmulas y necesitas utilizarlos para presentarlos o calcular nuevas fórmulas en tu hoja.

Si esto es así, antes de poder utilizar esos datos en tus cuentas debes convertir los resultados de las fórmulas en simples números para tratarlos posteriormente.

Con Excel puedes hacerlo sin problemas, siguiendo los pasos que describo a continuación:

• Selecciona las celdas donde se guardan los datos que quieres copiar.
• Pulsa Ctrl + C, para almacenarlos en el portapapeles de Office.
• Selecciona la ubicación donde vas a colocar los datos y pulsa Ctrl + V, para pegarlos.
• Aparecerá una etiqueta inteligente con opciones de pegado de datos.
• Pulsa sobre ella y seleccona Sólo valores.
• Se copiarán los valores y se perderán las fórmulas

Enviar una hoja de cálculo por correo

Cuando estás trabajando con Excel puedes enviar de forma rápida una hoja de cálculo mediante Microsoft Outlook. Sin embargo, en ocasiones no necesitas enviar la hoja entera, sino sólo una parte específica.

Ya no hace falta que guardes la selección en otra hoja nueva y la envíes por correo, ya que con el siguiente truco aprenderás a hacerlo.

• Abre la hoja de Excel.
• Realiza la selección de la parte que quieres enviar de la misma manera que siempre. Puedes seleccionar cualquier elemento de Excel, incluso una gráfica.
• Selecciona en el menú de herramientas Archivo --» Enviar a --» Destinatario de Correo.
• Se abrirá una ventana de Outlook que contiene el encabezado de un correo normal y el cuerpo de la hoja de Excel, en la que estabas trabajando.
• Observa que hay un icono en la barra de herramientas Enviar a, que cambia según la selección que hayas hecho.
• En este caso pondrá Enviar esta selección, pero si anulas la selección pondrá Enviar esta hoja, y así según lo que quieras enviar.
• Pulsa sobre ese botón y el mensaje se enviará.

Escribir la fecha y hora en Excel

Tan sólo te hará falta dos combinaciones de teclas para poder escribir la fecha y la hora en tu hoja de cálculo de Excel.

• Con la combinación de las teclas Ctrl + ; (punto y coma) podrás insertar la fecha actual.
• Con la combinación de las teclas Ctrl + : (dos puntos) podrás insertar la hora actual.